Penyusutan Peralatan Usaha: Kulkas dan Mesin Kopi Juga Biaya

Kulkas showcase di warung Anda sudah enam tahun menyala siang malam. Suatu pagi kompresornya mati, minuman dingin jadi hangat, dan teknisi bilang lebih murah beli baru. Harganya Rp 6 jutaan. Uangnya dari mana? Biasanya diambil dari modal belanja stok, lalu minggu itu rak jadi kosong separuh.

Masalahnya bukan kulkas yang rusak, karena semua alat pasti rusak. Masalahnya, selama enam tahun itu laba yang Anda hitung tidak pernah memasukkan "biaya pemakaian" kulkas. Inilah yang disebut penyusutan aset usaha: nilai alat yang berkurang sedikit demi sedikit karena dipakai, dan seharusnya dianggap biaya setiap bulan.

Kenapa kulkas dan mesin kopi juga termasuk biaya

Banyak pemilik warung menghitung laba seperti ini: penjualan dikurangi modal barang, dikurangi listrik, gaji, dan sewa. Alat-alat besar tidak masuk hitungan karena dibeli sekali di awal, dan rasanya sudah "lunas".

Padahal alat itu sedang "dihabiskan" pelan-pelan. Mesin kopi seharga Rp 15 juta yang dipakai empat tahun sebenarnya memakan sebagian kecil nilainya di setiap gelas yang Anda jual. Kalau bagian itu tidak dihitung, laba bulanan terlihat lebih besar dari kenyataan, dan Anda merasa aman mengambil uang untuk keperluan pribadi. Begitu alat rusak, baru terasa ada lubang yang tidak pernah ditabung.

Alat yang biasanya perlu dihitung penyusutannya di usaha kecil:

• Kulkas, freezer, dan showcase minuman
• Mesin kopi, grinder, blender, dan kompor
• Etalase, rak besi, dan meja kasir
• iPad atau HP kasir, printer struk, dan laci uang
• Motor untuk antar barang, kalau dipakai khusus untuk usaha

Barang kecil seperti gunting, sendok takar, atau ember tidak perlu disusutkan. Anggap saja langsung sebagai biaya di bulan pembeliannya.

Rumus penyusutan aset usaha cara garis lurus

Metode paling sederhana dan paling cocok untuk warung adalah garis lurus: nilai alat dianggap turun dengan jumlah yang sama setiap tahun.

Penyusutan per tahun = (Harga beli − Nilai sisa) ÷ Umur pakai (tahun)

• Harga beli: total yang Anda bayar, termasuk ongkos kirim dan pasang.
• Nilai sisa: perkiraan harga kalau alat dijual bekas di akhir umur pakainya. Boleh nol kalau Anda yakin tidak laku.
• Umur pakai: perkiraan jujur berapa tahun alat itu bertahan dengan pemakaian di toko Anda, bukan janji brosur.

Lalu bagi 12 untuk mendapatkan angka per bulan.

Contoh perhitungan untuk warung dan kedai kopi

Misalkan sebuah kedai kopi kecil yang juga menjual camilan punya alat-alat berikut (angka hanya contoh):

Artinya, kedai ini "memakai" alat senilai kira-kira Rp 588 ribu setiap bulan. Kalau laba bersih yang Anda kira selama ini Rp 4.500.000 per bulan, laba yang lebih jujur adalah sekitar Rp 3.912.000. Selisihnya memang tidak besar per bulan, tetapi dalam tiga tahun saja jumlahnya sudah lebih dari Rp 21 juta, dan uang sebesar itulah yang Anda perlukan ketika alat harus diganti bersamaan.

Coba juga hitung dari sisi per gelas. Kalau kedai menjual rata-rata 1.500 gelas sebulan, penyusutan mesin espresso dan grinder (Rp 381.250) setara sekitar Rp 254 per gelas. Kecil, tetapi berguna saat Anda menghitung HPP kopi susu per gelas dan menentukan harga jual yang aman.

Menyisihkan dana pengganti alat setiap bulan

Menghitung penyusutan baru setengah pekerjaan. Setengah lainnya adalah benar-benar memindahkan uangnya, supaya angka di kertas berubah jadi dana yang siap dipakai.

1. Buat daftar aset. Satu halaman buku atau satu sheet Excel: nama alat, tanggal beli, harga, nilai sisa, umur, dan penyusutan per bulan.
2. Tetapkan angka bulanan. Bulatkan ke atas. Dari contoh di atas, sisihkan Rp 600.000 per bulan.
3. Pindahkan di hari tutup buku. Setiap akhir bulan, setor jumlah itu ke rekening terpisah atau tabungan khusus alat. Jangan menunggu ada sisa.
4. Kurangkan dari laba sebelum bagi-bagi. Saat membagi laba untuk modal, cadangan, dan pemilik, potong penyusutan lebih dulu.
5. Perbarui daftar saat ada alat baru atau dijual. Alat yang sudah habis umurnya tapi masih jalan tidak perlu disusutkan lagi, cukup tetap ditabung untuk penggantinya.

Dana ini berbeda dengan dana darurat usaha. Dana darurat untuk kejadian tak terduga seperti sepi berbulan-bulan; dana penyusutan untuk sesuatu yang pasti terjadi, hanya waktunya yang belum tahu.

Mencatat penyusutan dengan bantuan aplikasi kasir

Perlu jujur di sini: aplikasi kasir KasirPOS tidak punya fitur daftar aset atau perhitungan penyusutan otomatis. Daftar alat tetap paling enak disimpan di buku atau Excel. Yang dibantu aplikasi adalah dua hal di sekitarnya.

Pertama, angka laba. Laporan laba rugi di KasirPOS menghitung laba kotor dan laba bersih dari penjualan, modal barang, dan biaya operasional yang Anda catat. Kalau Anda ingin penyusutan ikut terlihat di laporan, catat Rp 600.000 itu sebagai biaya operasional setiap akhir bulan dengan keterangan "Penyusutan alat". Kalau tidak, cukup kurangkan sendiri dari laba bersih yang muncul. Pilih satu cara dan pakai terus, supaya laporan antarbulan bisa dibandingkan. Penjelasan lengkap soal komponen biaya ada di panduan biaya operasional usaha.

Kedua, perpindahan uang. KasirPOS memisahkan saldo laci, QRIS, dan rekening bank sebagai dompet sendiri-sendiri. Saat Anda menyetor uang dana pengganti dari laci ke rekening, catat sebagai transfer dana antardompet, bukan pengeluaran. Uangnya tidak hilang dari usaha, hanya pindah tempat. Data ini bisa diekspor ke Excel atau PDF dari menu laporan, dan semua fiturnya gratis. Lihat fitur lengkap KasirPOS atau unduh KasirPOS di App Store untuk iPhone dan iPad.

Kesalahan umum soal penyusutan

• Umur pakai terlalu optimis. Blender rumahan yang dipakai 80 kali sehari tidak akan bertahan lima tahun. Lebih aman memperkirakan pendek.
• Lupa alat yang dibeli bekas. Alat bekas tetap disusutkan dari harga beli bekasnya, dengan umur sisa yang lebih pendek.
• Menghitung tapi tidak menyisihkan. Angka penyusutan di buku tidak bisa dipakai beli kulkas. Yang bisa hanya uang yang benar-benar dipindahkan.
• Memakai dana pengganti untuk kulakan. Sekali dua kali dipinjam, lama-lama habis. Kalau terpaksa, catat sebagai pinjaman dan kembalikan.

Mulailah dari dua atau tiga alat paling mahal saja. Begitu angkanya tercatat dan uangnya mulai disisihkan, kerusakan alat berubah dari bencana menjadi pengeluaran yang sudah direncanakan.