Margin rokok, minyak, dan gula sudah Anda hitung dengan teliti. Setiap barang dijual di atas harga modal. Tapi di akhir bulan, uang yang tersisa selalu lebih sedikit dari perkiraan. Penyebabnya hampir selalu sama: biaya operasional usaha yang kecil-kecil, seperti token listrik, gas, kantong plastik, dan ongkos ojek kulakan, tidak pernah masuk hitungan laba.
Masing-masing terasa sepele. Rp 2.000 di sini, Rp 15.000 di sana. Tapi kalau dijumlah sebulan, angkanya bisa memakan seperempat sampai setengah laba kotor. Artikel ini memberi daftar biaya yang paling sering terlupa dan cara mencatatnya tanpa repot.
Singkatnya: biaya operasional adalah semua uang yang keluar untuk menjalankan usaha selain membeli barang dagangan. Buat daftar biaya rutin bulanan, catat setiap kali keluar, lalu kurangkan dari laba kotor. Biaya kecil yang tidak dicatat membuat laba terlihat lebih besar dari kenyataan.
Apa itu biaya operasional usaha?
Ada dua jenis uang keluar di warung:
- Belanja stok: uang untuk membeli barang yang akan dijual lagi. Ini menjadi harga pokok saat barangnya terjual.
- Biaya operasional: uang untuk menjalankan warung, yang tidak dijual kembali. Listrik untuk kulkas, plastik untuk membungkus, gas untuk memasak, sewa tempat.
Laba kotor dihitung dari penjualan dikurangi harga pokok. Laba bersih adalah laba kotor dikurangi biaya operasional. Kalau biaya operasional tidak dicatat, Anda sebenarnya hanya melihat laba kotor dan mengira itu laba bersih. Rumus lengkapnya ada di cara menghitung laba bersih usaha.
Daftar biaya operasional yang sering lupa dihitung
Gunakan daftar berikut sebagai bahan periksa. Tidak semua berlaku untuk usaha Anda, tapi kemungkinan besar ada beberapa yang selama ini terlewat.
| Kelompok | Contoh biaya | Kenapa sering lupa |
|---|---|---|
| Energi | Token listrik, gas elpiji untuk masak, air | Dibayar dari uang rumah tangga |
| Kemasan | Kantong plastik, kertas nasi, cup, sedotan, karet | Dibeli sedikit-sedikit di pasar |
| Transport | Bensin kulakan, ongkos ojek, parkir pasar | Dianggap ongkos pribadi |
| Tempat | Sewa kios, iuran keamanan, retribusi kebersihan | Dibayar tahunan, lupa dibagi per bulan |
| Komunikasi | Pulsa dan kuota untuk pesanan WhatsApp | Tercampur dengan HP pribadi |
| Perlengkapan | Kertas struk, sapu, lap, sabun cuci, lampu | Harga satuan kecil |
| Perawatan | Servis kulkas, ganti kipas, tambal atap | Tidak rutin setiap bulan |
| Tenaga | Upah karyawan harian, uang makan, gaji pemilik | Gaji sendiri dianggap bukan biaya |
| Bank dan pembayaran | Biaya admin rekening, potongan layanan pembayaran | Langsung terpotong otomatis |
Soal tenaga sendiri, baca cara menetapkan gaji pemilik usaha. Untuk usaha kuliner yang memakai banyak cup dan wadah, rinciannya ada di biaya kemasan take away.
Contoh: laba yang terlihat vs laba yang sebenarnya
Contoh rekaan warung kelontong dengan laba kotor Rp 6.000.000 per bulan:
| Biaya per bulan | Jumlah |
|---|---|
| Token listrik (kulkas, freezer, lampu) | Rp 450.000 |
| Kantong plastik dan karet | Rp 180.000 |
| Bensin kulakan 3 kali seminggu | Rp 240.000 |
| Sewa kios Rp 12 juta per tahun | Rp 1.000.000 |
| Iuran keamanan dan sampah | Rp 75.000 |
| Kuota HP untuk pesanan | Rp 100.000 |
| Cadangan servis kulkas (Rp 600 ribu per tahun) | Rp 50.000 |
| Total biaya operasional | Rp 2.095.000 |
Pemilik mengira untung Rp 6 juta. Setelah biaya dicatat, laba bersihnya Rp 3.905.000, atau sekitar 35% lebih kecil. Itu pun belum termasuk gaji pemilik. Perhatikan juga sewa tahunan dan servis: biaya yang dibayar sekali setahun perlu dibagi dua belas agar beban setiap bulan terlihat adil.
Untuk barang tahan lama seperti kulkas atau etalase, ada cara menghitung beban per bulan yang disebut penyusutan. Penjelasannya ada di penyusutan peralatan usaha.
Biaya tetap dan biaya yang ikut penjualan
Setelah biaya terkumpul, ada gunanya membaginya menjadi dua. Biaya tetap jumlahnya kurang lebih sama walaupun warung sepi, misalnya sewa, iuran, dan gaji. Biaya yang ikut penjualan naik saat warung ramai, misalnya kantong plastik dan kertas struk. Pembagian ini membantu dua hal: Anda tahu berapa penjualan minimum agar biaya tetap tertutup, dan Anda tahu bahwa kenaikan biaya plastik di bulan ramai itu wajar, bukan pemborosan. Kalau biaya tetap naik padahal penjualan sama, barulah itu tanda yang perlu diperiksa.
Cara mencatat biaya operasional tanpa repot
- Buat daftar biaya tetap. Tulis biaya yang jumlahnya hampir sama setiap bulan: sewa, iuran, kuota, gaji. Ini cukup dicatat sekali sebulan.
- Siapkan amplop atau kotak struk. Setiap belanja plastik, gas, atau bensin, simpan notanya atau tulis di kertas kecil.
- Catat di hari yang sama. Lima menit sebelum tutup warung, masukkan semua biaya hari itu. Kalau ditunda seminggu, pasti ada yang hilang.
- Kelompokkan. Pakai 6 sampai 8 kelompok saja seperti di tabel di atas. Terlalu banyak kategori membuat Anda malas mencatat.
- Pisahkan dari belanja stok. Membeli 10 kg gula untuk dijual adalah belanja stok, bukan biaya operasional. Membeli gula untuk kopi yang Anda jual per gelas masuk ke harga pokok menu, bukan biaya umum.
- Bandingkan tiap bulan. Kalau satu kelompok tiba-tiba naik, cari tahu penyebabnya.
Catatan: listrik dan air yang dipakai bersama rumah perlu dibagi secara wajar. Cara mudahnya, perkirakan porsi untuk peralatan usaha seperti kulkas dan lampu toko, lalu catat porsi itu saja sebagai biaya usaha.
Mencatat biaya operasional di KasirPOS
Kalau penjualan Anda sudah dicatat di aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad seperti KasirPOS, biaya operasional bisa dicatat di tempat yang sama sebagai pengeluaran lain. Hasilnya:
- Laporan laba rugi langsung menghitung laba bersih: omzet dikurangi harga pokok dikurangi biaya operasional.
- Anda bisa memilih dari dompet mana biaya dibayar, misalnya laci atau rekening bank, sehingga saldo laci tetap cocok saat tutup kasir.
- Laporan bisa dilihat harian, mingguan, atau bulanan, dan diekspor ke Excel atau PDF untuk dibandingkan antarbulan.
- Pemilik bisa memberi atau tidak memberi izin kepada akun kasir untuk mencatat pengeluaran.
KasirPOS gratis untuk semua fitur, tidak perlu internet atau akun, dan cocok untuk warung dengan satu meja kasir. Lihat fitur lengkap KasirPOS atau unduh KasirPOS di App Store.
Setelah semua biaya tercatat dua atau tiga bulan, langkah berikutnya adalah mencari mana yang bisa ditekan. Lanjutkan ke cara menghemat biaya operasional warung. Ingat, Anda tidak bisa menghemat biaya yang tidak pernah Anda lihat.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang termasuk biaya operasional warung?
Semua uang keluar untuk menjalankan usaha selain membeli barang dagangan, misalnya listrik, gas, kemasan, bensin kulakan, sewa, iuran, kuota, perawatan, dan upah.
Apa bedanya biaya operasional dan belanja stok?
Belanja stok adalah pembelian barang yang akan dijual kembali dan menjadi harga pokok saat terjual. Biaya operasional adalah biaya menjalankan usaha yang tidak dijual kembali.
Bagaimana mencatat sewa yang dibayar setahun sekali?
Bagi jumlah sewa tahunan dengan dua belas, lalu anggap hasilnya sebagai biaya setiap bulan. Dengan begitu laba bulan pembayaran tidak terlihat anjlok dan bulan lain tidak terlihat terlalu untung.
Apakah gaji pemilik termasuk biaya operasional?
Untuk menilai usaha secara jujur, sebaiknya ya. Tetapkan gaji tetap untuk diri sendiri dan catat sebagai biaya bulanan.