Cara Mengatur Laba Usaha Kecil: Diputar, Ditabung, atau Diambil

Bulan lalu toko Anda untung sekitar Rp 4 juta. Sekarang sudah tanggal 20 dan uangnya entah ke mana. Sebagian dipakai bayar sekolah anak, sebagian untuk tambah stok rokok karena sales datang, sebagian lagi untuk servis motor. Tidak ada yang salah dengan semua pengeluaran itu, tetapi tidak satu pun direncanakan. Bulan depan, polanya terulang.

Cara mengatur keuangan usaha kecil yang paling sering terlewat bukan soal mencatat penjualan, melainkan soal apa yang terjadi setelah laba diketahui. Laba perlu dibagi dengan sengaja: berapa yang diputar lagi sebagai modal, berapa yang ditabung sebagai cadangan, dan berapa yang boleh diambil pemilik.

Kenapa laba cepat habis tanpa rencana

Laba usaha kecil jarang berbentuk tumpukan uang yang rapi. Ia tersebar: sebagian di laci, sebagian di QRIS, sebagian sudah berubah menjadi stok. Karena tidak pernah "terlihat utuh", laba mudah terpakai sedikit demi sedikit untuk apa saja yang datang lebih dulu.

Ada tiga gejala yang biasanya muncul:

• Pemilik mengambil uang dari laci kapan pun butuh, tanpa batas bulanan.
• Stok dibeli berdasarkan sisa uang, bukan berdasarkan kebutuhan.
• Tidak ada uang sama sekali saat kulkas rusak atau toko sepi seminggu.

Membagi laba di satu hari tertentu memutus pola ini. Keputusan dibuat sekali, dengan kepala dingin, lalu dijalankan sepanjang bulan.

Cara mengatur keuangan usaha kecil: tiga pos pembagian laba

1. Modal: laba yang diputar lagi

Bagian ini tetap di usaha untuk menambah stok, menambah jenis barang, atau membeli alat kecil. Usaha yang tidak pernah menyisihkan laba sebagai modal akan berjalan di tempat: omzet tidak naik karena rak tidak bertambah. Kalau Anda masih membangun stok, pos ini boleh besar. Ukuran modal kerja yang sehat dibahas di modal kerja toko kelontong.

2. Cadangan: laba yang ditabung

Uang yang tidak disentuh kecuali keadaan darurat atau keperluan yang sudah direncanakan: alat rusak, THR, toko sepi, renovasi kecil. Simpan di rekening terpisah. Begitu cadangan mencapai target (misalnya setara tiga bulan biaya tetap), porsinya boleh dikurangi. Lihat dana darurat usaha kecil untuk menentukan targetnya.

3. Pemilik: laba yang boleh diambil

Ini hak Anda sebagai pemilik, untuk keperluan rumah tangga. Bedanya, sekarang jumlahnya jelas dan diambil sekali atau dua kali sebulan, bukan dicomot dari laci setiap hari. Kalau Anda juga bekerja penuh di toko, pertimbangkan memberi diri sendiri gaji tetap sebagai biaya, terpisah dari bagian laba ini. Pembahasannya ada di gaji untuk pemilik usaha.

Contoh pembagian laba toko kelontong

Misalkan laba bersih bulan Oktober setelah semua biaya (sewa, listrik, gaji karyawan, penyusutan) adalah Rp 4.200.000. Pemilik memakai pola 40-20-40:

Pola ini bukan aturan baku. Toko yang baru buka mungkin memakai 60-20-20 karena masih perlu menambah stok. Toko yang sudah stabil dengan cadangan cukup bisa memakai 30-10-60. Yang penting persentasenya ditetapkan di awal dan konsisten selama beberapa bulan, baru dievaluasi.

Evaluasi pola setiap tiga bulan. Jika rak sering kosong karena modal kurang, naikkan porsi modal. Jika cadangan sudah mencapai target, alihkan sebagian porsinya ke pemilik. Jika pemilik selalu kehabisan uang sebelum akhir bulan, mungkin masalahnya ada di pengeluaran rumah tangga, bukan di toko.

Bagaimana jika bulan ini rugi? Tidak ada yang dibagi. Pemilik tidak mengambil bagian, dan kalau perlu, cadangan dipakai untuk menutup kekurangan. Inilah gunanya cadangan.

Bagi laba di hari tutup buku, bukan saat butuh

Pilih satu tanggal tetap, misalnya tanggal 1 atau tanggal 5 setiap bulan. Di hari itu:

1. Tutup buku bulan lalu. Pastikan semua penjualan, pembelian, dan biaya sudah tercatat. Langkahnya ada di tutup buku akhir bulan.
2. Ambil angka laba bersih, bukan omzet dan bukan sisa uang di laci.
3. Kalikan dengan persentase masing-masing pos.
4. Pindahkan uangnya hari itu juga. Transfer bagian cadangan ke tabungan, bagian pemilik ke rekening pribadi.
5. Tulis di satu baris catatan: bulan, laba, dan pembagiannya. Setahun kemudian Anda punya 12 baris yang menunjukkan seberapa disiplin pembagian ini berjalan.

Mendapatkan angka laba yang bisa dipercaya

Pembagian laba hanya sebaik angka labanya. Kalau HPP tidak dicatat atau biaya operasional terlewat, laba terlihat lebih besar, dan Anda membagi uang yang sebenarnya tidak ada.

Di aplikasi kasir KasirPOS, laba kotor dan laba bersih dihitung dari setiap transaksi yang tercatat. Harga modal barang diperbarui otomatis setiap ada pembelian dari supplier, dan biaya operasional yang Anda catat ikut mengurangi laba di laporan laba rugi. Laporan bisa dilihat harian, mingguan, atau bulanan, dan diekspor ke Excel atau PDF A4 untuk disimpan di map tutup buku.

Untuk memindahkan uang, gunakan dompet terpisah: laci, QRIS, dan rekening bank masing-masing punya saldo. Setoran cadangan ke rekening tabungan bisa dicatat sebagai transfer dana. Bagian pemilik bisa dicatat sebagai pengeluaran dengan keterangan "Pengambilan pemilik" agar jelas di arus kas. Karena catatan ini ikut mengurangi angka laba di laporan, ambil dulu angka laba bersih sebelum mencatatnya; pahami dulu bedanya dengan biaya usaha di artikel prive pemilik usaha.

KasirPOS berjalan di iPhone dan iPad tanpa internet, tanpa akun, dan semua fiturnya gratis. Kalau ingin mencoba, unduh KasirPOS di App Store atau baca fitur lengkap KasirPOS lebih dulu.

Mulai bulan ini dengan angka kecil

Kalau membagi tiga terasa berat, mulai dengan satu aturan saja: pemilik hanya mengambil uang sekali sebulan, di hari tutup buku. Setelah dua atau tiga bulan, tambahkan pos cadangan walaupun cuma 10%. Perubahan kecil yang konsisten lebih berguna daripada rencana sempurna yang ditinggalkan di minggu kedua.