Kulkas minuman tiba-tiba mati di tengah musim kemarau. Teknisi bilang kompresornya harus diganti, biayanya Rp 1,8 juta. Uang di laci hanya cukup untuk kulakan besok. Akhirnya Anda memakai uang kulakan, stok menipis, penjualan minggu itu turun, dan butuh sebulan sampai keadaan normal lagi. Satu kejadian kecil merembet ke mana-mana.
Dana darurat usaha adalah bantalan untuk kejadian seperti itu: peralatan rusak, harga bahan melonjak, warung sepi sebulan karena jalan di depan diperbaiki, atau Anda sakit dan harus tutup beberapa hari. Tanpa bantalan, setiap kejadian memaksa Anda memilih antara memakai modal kulakan atau meminjam.
Singkatnya: hitung biaya tetap bulanan usaha Anda (sewa, listrik, gaji, cicilan, kebutuhan minimum pemilik), lalu jadikan tiga kali lipatnya sebagai target dana darurat. Mulailah dengan menyisihkan jumlah kecil setiap minggu, simpan di rekening terpisah yang tidak dipakai untuk transaksi harian, dan hanya pakai untuk kejadian yang benar-benar darurat.
Kenapa usaha kecil justru paling butuh dana darurat
Minimarket besar punya kantor pusat yang bisa menalangi satu cabang yang sepi. Warung dan kedai tidak punya siapa-siapa selain pemiliknya. Masalahnya, di usaha kecil uang usaha dan uang keluarga sering bercampur, sehingga satu kejadian darurat di rumah, misalnya biaya rumah sakit, juga langsung menguras modal toko.
Dana darurat usaha memisahkan dua hal ini. Kalau keluarga juga butuh dana darurat sendiri, idealnya keduanya dipisah. Bila belum mampu, setidaknya pastikan uang usaha tidak terus-menerus dipakai menambal kebutuhan rumah. Panduan memisahkan uang pribadi dan usaha bisa menjadi langkah pertama.
Cara menghitung dana darurat usaha
Dasar hitungannya adalah biaya yang tetap harus dibayar walaupun toko sepi atau tutup. Belanja stok tidak dihitung, karena kalau toko tidak berjualan, Anda juga tidak kulakan.
| Biaya tetap per bulan (contoh kedai kopi kecil) | Jumlah |
|---|---|
| Sewa tempat (Rp 18 juta per tahun, dibagi 12) | Rp 1.500.000 |
| Listrik dan air | Rp 650.000 |
| Gaji satu barista | Rp 2.000.000 |
| Cicilan mesin espresso | Rp 750.000 |
| Internet dan iuran lingkungan | Rp 250.000 |
| Kebutuhan minimum pemilik dari usaha | Rp 2.500.000 |
| Total biaya tetap per bulan | Rp 7.650.000 |
Target dana darurat tiga bulan: 3 × Rp 7.650.000 = Rp 22.950.000, dibulatkan Rp 23 juta.
Angka ini mungkin terasa besar. Jangan berkecil hati; dana darurat memang dibangun pelan-pelan. Bahkan satu bulan biaya tetap, Rp 7,65 juta, sudah cukup untuk menutup sebagian besar kejadian seperti kulkas rusak atau sepi dua minggu. Kalau Anda belum tahu biaya mana saja yang rutin, rinciannya bisa dilihat di biaya operasional usaha.
Catatan: warung yang menyatu dengan rumah tanpa sewa dan tanpa karyawan biaya tetapnya jauh lebih kecil. Misalnya hanya listrik tambahan Rp 300.000 dan kebutuhan minimum keluarga Rp 2.000.000, sehingga target tiga bulannya sekitar Rp 6,9 juta.
Sisihkan sedikit setiap minggu
Menyisihkan per minggu terasa lebih ringan daripada sekaligus di akhir bulan, dan lebih sesuai dengan arus kas usaha kecil yang naik-turun.
| Sisihkan per minggu | Setelah 6 bulan | Setelah 12 bulan | Setelah 24 bulan |
|---|---|---|---|
| Rp 150.000 | Rp 3.900.000 | Rp 7.800.000 | Rp 15.600.000 |
| Rp 250.000 | Rp 6.500.000 | Rp 13.000.000 | Rp 26.000.000 |
| Rp 400.000 | Rp 10.400.000 | Rp 20.800.000 | Rp 41.600.000 |
Untuk kedai kopi di contoh atas, menyisihkan Rp 250.000 per minggu akan mencapai satu bulan biaya tetap dalam sekitar tujuh bulan, dan target tiga bulan dalam sekitar 21 bulan, hampir dua tahun. Pelan, tapi setiap minggu posisinya lebih aman.
Tips agar konsisten:
- Pilih hari tetap, misalnya setiap Senin pagi, sebelum uang terpakai untuk hal lain.
- Mulai dari angka yang tidak terasa berat. Lebih baik Rp 100.000 tiap minggu yang konsisten daripada Rp 500.000 yang berhenti di bulan kedua.
- Saat bulan ramai seperti menjelang Lebaran, tambahkan setoran ekstra.
- Masukkan pos ini ke rencana keuangan bulanan toko supaya tidak hanya diisi "kalau ada sisa".
Disimpan di mana?
Dana darurat harus memenuhi dua syarat yang agak bertentangan: mudah dicairkan saat dibutuhkan, tetapi tidak mudah terpakai untuk hal biasa. Pilihan umum:
- Rekening tabungan terpisah dari rekening yang menerima QRIS dan transfer harian. Paling praktis untuk sebagian besar warung.
- Tabungan berjangka atau deposito untuk sebagian dana, bila jumlahnya sudah cukup besar. Perhatikan aturan pencairan sebelum jatuh tempo.
Hindari menyimpan dana darurat di laci, di bawah kasur, atau dalam bentuk stok "untuk jaga-jaga". Stok bukan dana darurat; saat kulkas rusak, tukang servis tidak bisa dibayar dengan kardus mi instan. Hindari juga instrumen yang nilainya naik-turun atau janji imbal hasil tinggi, karena dana darurat harus aman, bukan untuk mengejar untung.
Kapan dana darurat boleh dipakai
Buat aturan sendiri dan tulis. Contoh yang masuk akal:
- Boleh: peralatan utama rusak, pemilik sakit dan toko tutup, penjualan anjlok karena kejadian di luar kendali, harga bahan melonjak tiba-tiba.
- Tidak boleh: borong stok karena promo, renovasi yang bisa ditunda, menutup kebocoran kas karena pencatatan buruk.
Setelah dipakai, isi kembali dengan menaikkan setoran mingguan sementara. Kalau Anda harus memakainya hampir setiap bulan, itu tanda ada masalah lain: biaya terlalu tinggi atau laba terlalu tipis. Dana darurat yang kuat juga mengurangi kebutuhan meminjam untuk hal mendesak; perbandingan sumber pinjaman ada di pinjam modal usaha: KUR, koperasi, atau pinjol.
Mencatat dana darurat di KasirPOS
Di aplikasi kasir KasirPOS, Anda bisa membuat dompet terpisah untuk setiap tempat uang usaha: laci, QRIS, rekening bank, dan bila mau, rekening dana darurat. Setoran mingguan dicatat sebagai transfer dana antar dompet, bukan sebagai pengeluaran, sehingga laba bersih Anda tetap akurat sementara saldo dana darurat terlihat jelas.
Laporan laba bersih bulanan dan laporan arus kas juga membantu menentukan berapa yang realistis untuk disisihkan setiap minggu. Biaya tetap seperti listrik dan sewa bisa dicatat sebagai pengeluaran operasional, sehingga angka dasar dana darurat mudah dihitung ulang setiap beberapa bulan.
Semua gratis tanpa langganan untuk iPhone dan iPad. Unduh KasirPOS di App Store atau baca fitur lengkap KasirPOS.
Catatan: KasirPOS hanya mencatat saldo dan perpindahan uang; aplikasi ini tidak memegang atau memindahkan uang sungguhan. Perpindahan ke rekening tetap Anda lakukan sendiri lewat bank.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa idealnya dana darurat usaha kecil?
Patokan umum adalah tiga kali biaya tetap bulanan usaha, seperti sewa, listrik, gaji, cicilan, dan kebutuhan minimum pemilik. Mulai dari target satu bulan dulu bila terasa berat.
Apakah stok barang bisa dianggap dana darurat?
Tidak. Stok tidak bisa langsung dipakai membayar perbaikan atau tagihan. Dana darurat sebaiknya berupa uang yang mudah dicairkan.
Di mana sebaiknya menyimpan dana darurat usaha?
Umumnya di rekening tabungan terpisah dari rekening transaksi harian, agar mudah dicairkan tetapi tidak terpakai untuk keperluan biasa.
Kapan dana darurat usaha boleh dipakai?
Untuk kejadian di luar kendali seperti peralatan utama rusak, pemilik sakit, atau penjualan anjlok mendadak. Bukan untuk borong stok promo atau renovasi yang bisa ditunda.