Laporan Arus Kas Sederhana: Uang Masuk dan Keluar Tiap Hari

Laporan laba rugi bilang bulan ini untung Rp 4 juta. Tapi saat Anda membuka laci dan mengecek saldo rekening, isinya justru lebih sedikit dari awal bulan. Ke mana perginya? Pertanyaan ini tidak bisa dijawab oleh laporan laba rugi. Yang bisa menjawabnya adalah laporan arus kas: catatan uang yang benar-benar masuk dan keluar, hari demi hari.

Kenapa untung tapi uang tidak ada

Laba dihitung dari penjualan dikurangi modal barang yang terjual dan biaya. Kas dihitung dari uang yang benar-benar berpindah tangan. Keduanya bisa jauh berbeda karena beberapa hal:

• Belanja stok lebih banyak dari yang terjual. Kulakan Rp 10 juta untuk persiapan Lebaran memotong kas sekarang, tapi baru menjadi HPP saat barangnya laku.
• Penjualan kasbon. Sudah masuk laba, tapi uangnya belum diterima.
• Bayar utang supplier. Mengurangi kas, tapi bukan biaya baru.
• Beli peralatan. Kulkas Rp 4,5 juta dibayar sekaligus, tapi di laba rugi hanya dihitung penyusutan per bulan.
• Uang diambil untuk rumah. Tidak mengurangi laba, tapi jelas mengurangi kas.

Cara menyusun laporan arus kas harian

Untuk warung atau kedai, buku tulis bergaris sudah cukup. Buat kolom berikut:

Setiap malam, bandingkan saldo di kolom terakhir dengan uang fisik di laci. Kalau beda, Anda langsung tahu ada transaksi yang lupa dicatat, kembalian yang salah, atau masalah lain yang perlu dicari hari itu juga.

Pisahkan per tempat uang

Sekarang uang usaha tidak hanya ada di laci. Ada pembayaran QRIS yang masuk ke rekening, transfer dari pelanggan, dan saldo e-wallet. Kalau semuanya digabung dalam satu catatan, Anda tidak bisa mencocokkan saldo dengan kenyataan. Buat satu catatan arus kas untuk setiap tempat: laci, rekening bank, dan e-wallet. Pembahasan lengkapnya ada di memisahkan saldo laci, QRIS, dan bank.

Setor ke bank bukan pengeluaran

Perhatikan baris "Setor ke rekening usaha" di tabel. Uangnya keluar dari laci, tapi masuk ke rekening usaha. Di arus kas laci itu dicatat keluar, di arus kas bank dicatat masuk. Total uang usaha tidak berubah. Kesalahan umum adalah menganggap setoran sebagai biaya, sehingga laba terlihat lebih kecil. Penjelasannya ada di setor tunai ke bank bukan pengeluaran.

Rekap arus kas bulanan

Di akhir bulan, kelompokkan catatan harian menjadi beberapa baris supaya polanya terlihat. Contoh rekap Kedai Kopi Mas Dimas (angka rekaan):

Kalau laba bersih Mas Dimas bulan itu sekitar Rp 6,7 juta, kenapa saldo malah turun Rp 600.000? Karena ada cicilan mesin kopi Rp 1,8 juta yang tidak muncul sebagai biaya di laba rugi, dan pengambilan pemilik Rp 5,5 juta. Dari sini terlihat jelas: selama cicilan masih berjalan, Mas Dimas sebaiknya mengambil tidak lebih dari sekitar Rp 4,9 juta per bulan (Rp 21 juta masuk dikurangi bahan, biaya, dan cicilan) supaya saldo tidak terus turun.

Tanda arus kas Anda bermasalah

1. Saldo akhir bulan terus turun tiga bulan berturut-turut walaupun laporan untung.
2. Anda sering menunda bayar supplier karena uang belum cukup.
3. Kulakan dilakukan dengan uang laci sampai laci tidak punya modal kembalian. Lihat juga belanja stok pakai uang laci.
4. Total kasbon pelanggan terus bertambah dari bulan ke bulan.

Cara memperbaiki arus kas yang seret

• Kulakan lebih sering dalam jumlah lebih kecil untuk barang yang mudah didapat, supaya uang tidak lama tertahan di rak.
• Tagih kasbon secara terjadwal, misalnya setiap tanggal gajian pelanggan.
• Atur jadwal bayar supplier agar tidak jatuh di minggu yang sama dengan bayar sewa atau gaji.
• Tetapkan jatah tetap untuk pemilik alih-alih mengambil dari laci kapan saja.

Mencatat arus kas otomatis di aplikasi kasir

Bagian paling melelahkan dari arus kas adalah mencatat setiap uang masuk dari penjualan dan memisahkannya per metode bayar. Kalau penjualan sudah dicatat di aplikasi kasir, sebagian besar pekerjaan itu hilang.

Di aplikasi kasir KasirPOS, setiap transaksi dicatat bersama metode pembayarannya: tunai, QRIS, transfer, kartu, atau e-wallet. Laci, QRIS, dan rekening bank menjadi dompet dengan saldo masing-masing. Setor tunai dari laci ke bank dicatat sebagai transfer dana antardompet, bukan pengeluaran, sehingga laba tetap benar. Pengeluaran dan pemasukan lain dicatat terpisah, dan laporan arus kas merangkum semuanya. Fitur buka dan tutup kasir menghitung selisih antara uang di laci dan catatan setiap hari. Cara kerjanya dijelaskan di dompet dan transfer dana di KasirPOS.

KasirPOS hanya mencatat; uang QRIS dan transfer tetap masuk langsung ke rekening toko Anda sendiri. Aplikasinya gratis, tanpa iklan dan langganan, berjalan tanpa internet di iPhone dan iPad. Unduh KasirPOS di App Store, atur dompet sesuai tempat uang Anda, dan lihat laporan arus kas pertama Anda di akhir minggu. Info lengkap tersedia di situs aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad.