Pagi-pagi sebelum ke pasar, Anda ambil Rp 800.000 dari laci untuk belanja sayur, telur, dan bumbu. Malamnya waktu tutup kasir, uang di laci kurang jauh dari catatan penjualan. Anda tahu sebagian besar karena belanja tadi pagi, tapi berapa persisnya? Notanya entah di mana, dan ada juga Rp 15.000 yang dipakai bayar parkir dan es teh di jalan.
Artikel ini membahas cara catat belanja warung yang dibayar dari laci, supaya tutup kasir kembali cocok. Masalah ini sangat umum di warung yang dikelola sendiri. Uangnya tidak dicuri, tetapi karena belanja tidak dicatat, selisih kas jadi kabur. Lama-lama Anda tidak bisa membedakan mana selisih karena belanja dan mana selisih karena kesalahan kembalian atau kecurangan.
Singkatnya: setiap uang yang keluar dari laci harus punya catatan pasangan: pembelian stok, pengeluaran operasional, atau pengambilan pribadi. Catat jumlah yang diambil sebelum berangkat, catat belanja sebenarnya dari nota sepulangnya, dan kembalikan sisa uang ke laci dengan catatan. Dengan begitu rumus kas laci tetap bisa dicocokkan setiap malam.
Kenapa belanja dari laci membuat tutup kasir selisih
Hitungan kas laci yang benar sebenarnya sederhana:
Uang laci seharusnya = modal awal + penjualan tunai + uang masuk lain − semua uang keluar yang tercatat
Kalau belanja ke pasar tidak masuk ke "uang keluar yang tercatat", rumus ini pasti meleset. Contohnya:
| Pos | Tanpa catatan belanja | Dengan catatan belanja |
|---|---|---|
| Modal awal laci | Rp 300.000 | Rp 300.000 |
| Penjualan tunai hari itu | Rp 2.150.000 | Rp 2.150.000 |
| Belanja pasar dari laci | (tidak dicatat) | − Rp 765.000 |
| Parkir dan minum | (tidak dicatat) | − Rp 15.000 |
| Uang laci seharusnya | Rp 2.450.000 | Rp 1.670.000 |
| Uang laci dihitung | Rp 1.660.000 | Rp 1.660.000 |
| Selisih | − Rp 790.000 | − Rp 10.000 |
Dengan catatan, selisih yang tersisa hanya Rp 10.000, yang bisa ditelusuri, misalnya salah kembalian. Tanpa catatan, Rp 790.000 terlihat seperti kehilangan besar dan Anda tidak tahu mana yang wajar. Penyebab selisih lainnya dibahas di selisih kas kasir.
Tiga jenis uang keluar dari laci
Sebelum mencatat, bedakan dulu jenisnya, karena dampaknya ke laporan berbeda:
- Pembelian stok atau bahan baku: sayur, telur, beras, minyak, barang dagangan. Ini menambah stok dan nantinya menjadi harga pokok, bukan biaya langsung.
- Pengeluaran operasional: gas, plastik, sabun cuci piring, parkir, bensin untuk kulakan. Ini biaya yang mengurangi laba.
- Pengambilan pribadi (prive): uang sekolah anak, belanja dapur rumah. Ini bukan biaya usaha, tetapi uang yang keluar dari usaha untuk pemilik. Penjelasannya ada di prive pemilik usaha.
Satu kali ke pasar bisa memuat ketiganya. Rp 800.000 yang diambil tadi pagi misalnya terpakai Rp 765.000 untuk bahan jualan, Rp 15.000 untuk parkir dan minum, dan sisanya Rp 20.000 dikembalikan ke laci. Pisahkan saat mencatat.
Cara catat belanja warung yang dibayar dari laci
Sebelum berangkat
- Hitung uang yang diambil dari laci, misalnya Rp 800.000.
- Tulis di buku kas atau catatan: "Ambil untuk belanja pasar, Rp 800.000, jam 05.30".
- Bawa satu amplop khusus belanja, jangan dicampur dengan dompet pribadi.
Saat belanja
- Minta nota di setiap pedagang yang bisa memberi. Kalau di pasar tradisional tidak ada nota, tulis sendiri di ponsel: "Telur 3 kg, Rp 84.000".
- Simpan nota di amplop yang sama.
Sepulang belanja
- Jumlahkan nota dan catatan: total belanja stok Rp 765.000, operasional Rp 15.000.
- Hitung sisa uang di amplop: Rp 20.000. Pastikan Rp 800.000 − Rp 780.000 = Rp 20.000. Kalau tidak cocok, ingat-ingat lagi saat itu juga.
- Kembalikan sisa ke laci dan catat.
- Catat pembelian stok sebagai pembelian, dan parkir sebagai pengeluaran operasional.
Kebiasaan ini butuh lima menit, tetapi menyelamatkan Anda dari kebingungan setiap malam.
Alternatif: siapkan kas belanja terpisah
Kalau belanja ke pasar dilakukan hampir setiap hari, cara yang lebih rapi adalah menyiapkan kas belanja tetap, misalnya Rp 1.000.000, terpisah dari laci. Setiap belanja diambil dari kas ini, dan setiap beberapa hari kas diisi ulang dari laci atau rekening sebesar yang sudah terpakai. Laci kasir tetap bersih, hanya berisi modal awal dan uang penjualan. Cara ini mirip dengan sistem kas kecil atau petty cash.
Mencatat belanja dari laci di KasirPOS
Aplikasi kasir KasirPOS mencatat setiap uang masuk dan keluar per dompet, jadi belanja dari laci bisa dicatat dengan rapi:
- Belanja stok: catat sebagai pembelian dari supplier (misalnya "Pasar Pagi") dan pilih laci sebagai dompet pembayarannya. Stok bertambah otomatis dan harga modal rata-rata diperbarui.
- Bahan baku kedai atau warung makan: bila Anda memakai fitur resep dan bahan baku, pembelian bahan seperti kopi dan susu juga menambah stok bahan, sehingga biaya per porsi ikut diperbarui.
- Parkir, gas, plastik: catat sebagai pengeluaran lain dari dompet laci.
- Pengambilan pribadi: jangan dicatat sebagai biaya operasional, karena laba akan tampak lebih kecil dari kenyataan. Tulis terpisah, misalnya di buku kas atau catatan tutup kasir, supaya selisih laci bisa dijelaskan.
- Tutup kasir: saat menghitung laci di akhir hari, cocokkan selisihnya dengan catatan uang keluar hari itu. Kalau semua belanja sudah tercatat, selisih yang tersisa memang perlu dicari penyebabnya.
Kalau pembelian ternyata batal dan barang dikembalikan, menghapus pembelian itu akan mengembalikan stok dan pengeluarannya. Fitur lengkapnya bisa dilihat di pembelian supplier di KasirPOS.
Semua fitur gratis, tanpa langganan, dan bekerja offline di iPhone dan iPad. Unduh KasirPOS di App Store atau pelajari aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad ini lebih dulu.
Catatan: pencatatan hanya membantu kalau dilakukan setiap kali uang keluar. Kalau belanja dicatat sesekali saja, selisih tetap akan muncul. Tempel tulisan kecil di dekat laci, "Ambil uang = catat", sebagai pengingat untuk Anda dan karyawan.
Kebiasaan pendukung agar laci selalu cocok
- Tetapkan satu orang yang boleh mengambil uang laci untuk belanja.
- Jangan bayar sales dari laci di tengah jam ramai tanpa langsung mencatat.
- Kalau membayar belanja pakai rekening pribadi, catat juga sebagai pembelian agar stok dan laba tetap benar, lalu ganti uangnya dari usaha dengan catatan.
- Cek pola selisih mingguan. Kalau selisih selalu muncul di hari belanja pasar, berarti ada uang keluar yang belum tercatat.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana mencatat belanja ke pasar yang dibayar dari laci?
Catat jumlah yang diambil sebelum berangkat, simpan nota, lalu sepulang belanja catat pembelian stok dan biaya lain secara terpisah serta kembalikan sisa uang ke laci dengan catatan.
Apakah belanja stok termasuk pengeluaran?
Belanja stok menambah persediaan dan baru menjadi harga pokok saat barang terjual. Biaya seperti parkir, gas, dan plastik dicatat sebagai pengeluaran operasional.
Kenapa uang laci selalu kurang di hari belanja?
Biasanya karena ada uang yang keluar untuk belanja atau keperluan lain tetapi tidak dicatat, sehingga perhitungan uang laci seharusnya menjadi terlalu besar.
Bagaimana kalau di pasar tidak ada nota?
Tulis sendiri barang, jumlah, dan harganya di ponsel atau buku saat itu juga. Catatan pribadi lebih baik daripada tidak ada catatan sama sekali.