Laporan Keuangan UMKM: 3 Laporan yang Benar-Benar Perlu

"Laporan keuangan itu urusan perusahaan besar, warung saya cukup pakai ingatan." Banyak pemilik usaha kecil berpikir begitu, sampai suatu hari ditanya bank saat mengajukan pinjaman, atau sadar ada pelanggan yang kasbonnya sudah tiga bulan tidak dibayar. Laporan keuangan UMKM tidak harus tebal dan rumit. Untuk warung, toko kelontong, atau kedai, tiga laporan saja sudah menjawab hampir semua pertanyaan penting.

Kenapa laporan keuangan UMKM cukup tiga?

Buku akuntansi mengenal lima laporan atau lebih, termasuk neraca dan perubahan modal. Semua itu berguna, tapi untuk pemilik yang mengurus semuanya sendiri, laporan yang tidak dibuat rutin lebih buruk daripada laporan sederhana yang selalu ada. Tiga laporan di bawah dipilih karena masing-masing menjawab satu pertanyaan yang berbeda dan tidak bisa saling menggantikan.

Laporan 1: Laba rugi

Laporan laba rugi merangkum penjualan, modal barang yang terjual (HPP), dan biaya operasional dalam satu bulan. Hasil akhirnya laba bersih. Contoh ringkas Toko Bu Ani bulan Oktober (angka rekaan):

• Penjualan: Rp 38.000.000
• HPP: Rp 32.300.000
• Laba kotor: Rp 5.700.000
• Biaya operasional: Rp 2.100.000
• Laba bersih: Rp 3.600.000

Susunan barisnya secara lengkap, plus cara membandingkan antarbulan, ada di laporan laba rugi sederhana.

Laporan 2: Arus kas

Laba Rp 3,6 juta tidak berarti Bu Ani punya uang Rp 3,6 juta di tangan. Mungkin sebagian laba "terparkir" di stok tambahan untuk persiapan akhir tahun, atau tertahan di kasbon pelanggan. Arus kas mencatat uang yang benar-benar masuk dan keluar, dari mana pun asalnya.

Contoh arus kas Bu Ani di bulan yang sama:

Kas turun Rp 2,9 juta walaupun usaha untung Rp 3,6 juta. Penyebabnya terlihat: Bu Ani belanja ke supplier lebih banyak dari HPP (stok bertambah), dan ada penjualan Rp 1,5 juta yang masih jadi kasbon. Cara menyusunnya dijelaskan di laporan arus kas sederhana.

Laporan 3: Posisi utang dan piutang

Laporan ketiga paling sering dilupakan, padahal paling dekat dengan masalah sehari-hari warung. Isinya dua daftar:

• Piutang: siapa saja pelanggan yang masih berutang, berapa, dan sejak kapan.
• Utang: tagihan supplier yang belum dibayar, berapa, dan kapan jatuh tempo.

Contoh ringkas posisi akhir Oktober:

Dari sini Bu Ani tahu ada Rp 1,5 juta yang perlu ditagih sebelum membayar agen minuman Rp 2,4 juta. Panduan mencatat kasbon ada di cara mencatat utang pelanggan, dan untuk sisi supplier lihat utang ke supplier yang jatuh tempo.

Bagaimana dengan neraca?

Neraca adalah laporan yang memotret semua yang dimiliki usaha (kas, stok, piutang, peralatan) dan semua kewajibannya (utang) pada satu tanggal. Selisihnya adalah modal pemilik. Neraca berguna, misalnya untuk melihat apakah modal usaha bertambah atau malah menyusut dari tahun ke tahun.

Namun untuk pemilik warung yang baru mulai mencatat, neraca bisa menunggu. Kalau tiga laporan di atas sudah rutin, sebagian besar bahan neraca sebenarnya sudah tersedia: saldo kas dari arus kas, piutang dan utang dari laporan ketiga, dan nilai stok dari hitung fisik. Tinggal menambahkan daftar peralatan beserta nilainya. Jadi, anggap neraca sebagai langkah lanjutan, bukan titik awal.

Satu kebiasaan yang mempermudah semuanya: gunakan tanggal tutup yang sama untuk ketiga laporan. Kalau laba rugi dihitung sampai tanggal 31, arus kas dan daftar utang-piutang juga dihitung sampai tanggal 31. Dengan begitu, angka di satu laporan bisa dicocokkan dengan laporan lain.

Mulai dari yang paling sederhana dan rutin

Kalau ketiganya terasa berat, jangan mulai sekaligus. Urutan yang realistis:

1. Minggu pertama: mulai catat kasbon dan utang supplier. Ini paling mudah dan langsung menyelamatkan uang.
2. Bulan pertama: catat setiap uang masuk dan keluar. Di akhir bulan Anda sudah punya arus kas.
3. Bulan kedua: tambahkan harga modal per barang supaya laba rugi bisa dihitung.
4. Seterusnya: sisihkan satu jam di tanggal yang sama setiap bulan untuk merangkum ketiganya.

Tiga laporan dari satu aplikasi kasir

Ketiga laporan ini bisa dibuat dengan buku tulis atau Excel. Kendalanya, datanya harus diambil dari tempat berbeda: nota penjualan, nota supplier, buku kasbon, dan ingatan soal uang yang diambil.

Di aplikasi kasir gratis KasirPOS untuk iPhone dan iPad, ketiganya berasal dari transaksi yang sama. Laporan omzet, laba kotor, dan laba bersih tersedia beserta laba rugi dengan biaya operasional. Laporan arus kas memisahkan saldo laci, QRIS, dan rekening bank sebagai dompet tersendiri. Buku Utang mencatat kasbon pelanggan (lunas dan belum, cicilan beserta riwayatnya, total yang belum tertagih) dan bisa mengirim tagihan ke WhatsApp. Pembelian supplier yang belum lunas juga tercatat.

Semuanya bisa diekspor ke Excel atau PDF A4. KasirPOS tidak menggantikan akuntan dan tidak mengurus pelaporan pajak, tapi menyediakan data dasar yang rapi untuk ketiga laporan di atas. Unduh KasirPOS di App Store secara gratis, atau baca dulu penjelasan fitur KasirPOS di situs resminya.