Setor Uang Laci ke Bank Bukan Pengeluaran: Cara Mencatatnya

Hari Sabtu Anda membawa Rp 5 juta dari laci ke bank supaya tidak menumpuk di toko. Malamnya Anda mencatat "setor bank Rp 5.000.000" di kolom pengeluaran. Akhir bulan, laporan menunjukkan usaha rugi, padahal penjualan ramai dan tidak ada belanja besar. Masalahnya ada di cara mencatat setor tunai ke bank: uang itu tidak hilang, hanya pindah tempat.

Kesalahan ini sangat umum dan membuat banyak pemilik warung salah menilai usahanya sendiri. Kabar baiknya, cara memperbaikinya sederhana begitu Anda memahami konsep "pindah kantong".

Konsep pindah kantong: uang usaha punya beberapa tempat

Bayangkan uang usaha Anda tersimpan di beberapa "dompet":

• Laci kasir: uang tunai dari pembeli.
• Rekening bank usaha: tempat setoran dan pembayaran transfer.
• Saldo QRIS: uang yang masuk dari pembayaran QRIS ke rekening atau akun penampung Anda.

Semua dompet itu milik usaha yang sama. Ketika uang berpindah dari satu dompet ke dompet lain, total uang usaha tidak bertambah dan tidak berkurang. Yang berubah hanya lokasinya. Pengeluaran baru terjadi kalau uang keluar dari usaha untuk membayar sesuatu, misalnya listrik, gaji karyawan, atau sewa.

Pemisahan dompet ini dibahas lebih rinci di cara memisahkan saldo laci, QRIS, dan bank.

Apa yang terjadi kalau setoran dicatat sebagai pengeluaran

Contoh rekaan sebuah toko kelontong selama satu bulan:

Selisihnya sangat jauh. Dengan catatan salah, pemilik bisa mengambil keputusan keliru: menaikkan harga terlalu tinggi, memotong stok barang laris, atau bahkan berpikir untuk menutup usaha. Padahal uang Rp 14 juta itu aman di rekening.

Kesalahan kebalikannya juga sering terjadi: uang yang ditarik dari bank untuk mengisi laci dicatat sebagai pemasukan. Akibatnya omzet terlihat lebih besar dari penjualan sesungguhnya.

Cara mencatat setor tunai ke bank dengan benar

Di buku tulis atau Excel

Buat kolom saldo untuk setiap dompet, lalu catat setoran sebagai dua gerakan yang berlawanan:

Total uang usaha tetap Rp 9.200.000 sebelum dan sesudah setoran. Kalau bank memotong biaya administrasi setoran, hanya biaya itu yang dicatat sebagai pengeluaran, bukan seluruh setoran.

Langkah praktis setiap kali setor

1. Hitung uang laci dan sisakan modal awal laci untuk kembalian besok.
2. Tulis jumlah setoran sebelum berangkat ke bank atau agen.
3. Simpan bukti setor, foto atau slip, dengan tanggal yang sama.
4. Catat sebagai pindah dana dari laci ke bank, bukan di kolom biaya.
5. Cek mutasi rekening untuk memastikan jumlah yang masuk sama dengan yang dicatat.

Berapa yang sebaiknya disisakan di laci? Lihat panduan modal awal laci kasir.

Transaksi lain yang juga termasuk pindah kantong

Setoran bank bukan satu-satunya. Beberapa gerakan uang berikut juga bukan pemasukan maupun pengeluaran:

• Menarik uang dari bank untuk menambah uang kembalian di laci.
• Memindahkan saldo dari akun penampung QRIS ke rekening bank usaha.
• Menukar uang besar menjadi pecahan kecil di warung tetangga.
• Memindahkan uang dari rekening bank satu ke rekening bank lain milik usaha.

Sebaliknya, ini bukan pindah kantong dan harus dicatat sebagai pengeluaran: membayar supplier dengan uang laci (pembelian stok), membayar listrik dari rekening, atau mengambil uang untuk keperluan rumah tangga (prive).

Bagaimana dengan uang QRIS yang masuk ke rekening?

Pembayaran QRIS sudah dicatat sebagai penjualan saat pembeli membayar. Ketika saldonya kemudian masuk atau Anda pindahkan ke rekening bank usaha, itu juga pindah kantong, bukan penjualan kedua. Kesalahan yang sering terjadi adalah mencatat penjualan QRIS di kasir lalu mencatat lagi mutasi masuknya sebagai pemasukan, sehingga omzet terhitung dua kali. Pegangannya sederhana: uang hanya dihitung sebagai penjualan satu kali, yaitu saat barang dibayar. Setelah itu, setiap perpindahan hanyalah perjalanan uang dari satu kantong ke kantong lain.

Dampaknya di laporan laba rugi dan arus kas

Laporan laba rugi menjawab "berapa usaha untung?". Setoran bank tidak pernah muncul di sana. Laporan arus kas menjawab "uang keluar-masuk lewat mana?". Di laporan ini setoran tetap terlihat, tapi sebagai perpindahan antar dompet, sehingga tidak mengubah total kas usaha. Memahami dua laporan ini bersama-sama membantu Anda tahu kenapa usaha bisa untung tapi laci terasa kosong. Penjelasannya ada di laporan arus kas sederhana untuk warung.

Mencatat setoran sebagai transfer dana di KasirPOS

Di aplikasi kasir KasirPOS, uang usaha dipisahkan ke beberapa dompet, misalnya laci, QRIS, dan masing-masing rekening bank, dengan saldo sendiri-sendiri. Setor uang laci ke bank dicatat sebagai transfer dana antar dompet, bukan sebagai pengeluaran, sehingga:

• Saldo laci berkurang dan saldo bank bertambah dengan jumlah yang sama.
• Laba bersih di laporan laba rugi tidak terpengaruh.
• Saldo tiap dompet terpisah, jadi Anda bisa mencocokkan saldo bank di aplikasi dengan mutasi rekening setelah setoran.

Saat tutup kasir, uang laci dihitung dan dibandingkan dengan saldo yang seharusnya, sehingga selisih langsung terlihat. Kalau ada selisih setelah setoran, baca cara melacak selisih kas kasir. Panduan langkah demi langkah fitur dompet ada di artikel dompet dan transfer dana KasirPOS.

Semua fitur ini gratis dan berjalan tanpa internet di iPhone atau iPad. Kalau ingin mencoba, unduh KasirPOS di App Store, atau pelajari dulu fitur laporan dan dompet di situs KasirPOS.

Satu kebiasaan kecil ini, yaitu memperlakukan setoran sebagai pindah kantong, sudah cukup untuk membuat laporan bulanan Anda kembali masuk akal.