Laporan Laba Rugi Sederhana untuk Usaha Kecil

Setiap kali ada yang bertanya "usahanya untung berapa sebulan?", Anda menjawab dengan kira-kira. Bukan karena malas, tapi karena tidak pernah ada satu lembar yang merangkum semuanya. Padahal laporan laba rugi sederhana untuk warung atau kedai tidak perlu lebih dari satu halaman, dan bisa dibuat dalam setengah jam setiap akhir bulan.

Untuk apa laporan laba rugi bagi warung?

Laporan laba rugi menjawab satu pertanyaan: dalam periode tertentu, usaha ini menghasilkan uang atau tidak, dan dari mana hasilnya. Bukan untuk pajak atau bank dulu, tapi untuk Anda sendiri. Dengan satu halaman ini Anda bisa melihat:

• Apakah kenaikan harga bulan lalu benar-benar menaikkan laba.
• Biaya apa yang membesar diam-diam.
• Berapa yang aman diambil untuk kebutuhan rumah.

Susunan laporan laba rugi sederhana

Ikuti urutan baris ini dari atas ke bawah. Setiap baris tebal adalah hasil pengurangan dari baris di atasnya.

1. Penjualan (omzet): total penjualan bulan itu.
2. Potongan penjualan: diskon dan retur dari pembeli, kalau dicatat terpisah.
3. Penjualan bersih = 1 − 2.
4. HPP: modal barang atau bahan yang terjual.
5. Laba kotor = 3 − 4.
6. Biaya operasional: dirinci per jenis (gaji, sewa, listrik, kemasan, dll.).
7. Laba usaha = 5 − 6.
8. Pemasukan lain: uang yang bukan dari jualan utama, misalnya komisi titip jual atau sewa etalase.
9. Pengeluaran lain: biaya di luar operasional rutin, misalnya bunga pinjaman.
10. Laba bersih = 7 + 8 − 9.

Pemisahan pemasukan lain penting supaya Anda tidak tertipu: kalau bulan ini laba bersih naik hanya karena ada komisi sekali jalan, usaha utamanya sebenarnya tidak membaik. Lihat juga pemasukan lain-lain usaha.

Contoh laporan laba rugi warung kopi

Contoh rekaan Warkop Mas Bayu, bulan Oktober, dibandingkan September:

Cara membaca laporan dalam lima menit

Penjualan Oktober naik Rp 1,4 juta, tapi laba bersih justru turun Rp 110.000. Tanpa laporan, Mas Bayu akan mengira Oktober bulan yang lebih baik. Dari tabel, dua penyebab langsung terlihat:

• Diskon naik tiga kali lipat, dari Rp 200.000 menjadi Rp 600.000. Mungkin karena promo paket kopi plus gorengan yang ternyata terlalu murah.
• Biaya gelas plastik hampir dua kali. Kemungkinan pesanan take away meningkat, dan harga take away belum memperhitungkan kemasan.

Dua temuan itu langsung bisa ditindaklanjuti: evaluasi promo, dan tambahkan biaya kemasan ke harga take away. Inilah gunanya laporan laba rugi: bukan sekadar mencatat, tapi menunjukkan di mana harus bertindak.

Kebiasaan bulanan agar laporan selalu siap

1. Tentukan tanggal tutup buku, misalnya tanggal 1 setiap bulan. Panduan lengkapnya ada di tutup buku akhir bulan.
2. Catat setiap biaya saat terjadi, jangan menunggu akhir bulan. Nota yang ditunda biasanya hilang.
3. Pakai nama biaya yang sama setiap bulan supaya bisa dibandingkan. Daftar jenis biaya ada di biaya operasional usaha.
4. Selalu tampilkan dua kolom: bulan ini dan bulan lalu.
5. Tulis satu kalimat kesimpulan di bawah laporan, misalnya "Kemasan naik, harga take away perlu disesuaikan".

Laporan laba rugi adalah salah satu dari tiga laporan dasar usaha kecil. Dua lainnya, arus kas dan catatan utang-piutang, dibahas di laporan keuangan UMKM yang benar-benar perlu.

Kesalahan yang sering muncul saat menyusun laba rugi

• Memasukkan belanja stok sebagai biaya. Kulakan bukan biaya operasional. Yang masuk laporan hanya modal dari barang yang sudah terjual, yaitu HPP.
• Memasukkan pembelian alat sekaligus. Blender Rp 1.200.000 yang dipakai dua tahun sebaiknya dihitung Rp 50.000 per bulan, bukan dibebankan penuh di bulan pembelian.
• Melupakan biaya kecil yang dibayar tunai dari laci. Es batu, sabun cuci, dan parkir tampak remeh, tapi bisa mencapai ratusan ribu sebulan.
• Mencampur pelunasan kasbon dengan penjualan. Penjualan sudah dicatat saat barang diberikan; pelunasan kasbon bulan berikutnya tidak menambah penjualan lagi.
• Mengganti format setiap bulan. Kalau urutan dan nama baris berubah-ubah, laporan tidak bisa dibandingkan.

Laporan laba rugi otomatis dari kasir

Membuat laporan laba rugi dengan Excel bisa dilakukan, asal penjualan, HPP, dan biaya tercatat rapi. Yang paling memakan waktu biasanya menghitung HPP dan mengumpulkan diskon yang diberikan selama sebulan.

Kalau penjualan sudah dicatat di aplikasi kasir KasirPOS, laporan laba rugi tersusun sendiri: omzet, laba kotor, biaya operasional, laba bersih, dan margin per produk, lengkap dengan grafik harian, mingguan, dan bulanan. Pengeluaran dan pemasukan lain dicatat terpisah, dan penjualan bisa dilihat menurut jenis pesanan (dine-in, take away, delivery), sehingga temuan seperti di warkop Mas Bayu lebih cepat terlihat. Laporan bisa diekspor ke PDF A4 untuk dicetak atau ke Excel kalau ingin diolah lagi.

KasirPOS gratis tanpa langganan, berjalan offline di iPhone dan iPad, dan cocok untuk usaha dengan satu meja kasir. Silakan unduh KasirPOS di App Store, gunakan selama satu bulan, lalu bandingkan laporan laba ruginya dengan perkiraan Anda selama ini. Daftar fiturnya bisa dibaca di halaman fitur lengkap KasirPOS.