Pembeli minta Aqua galon, Anda menoleh ke pojok toko, dan galonnya sudah habis sejak kemarin. Atau lebih menyebalkan lagi: saat merapikan rak, Anda menemukan enam kotak susu UHT yang lewat tanggal kedaluwarsa dua minggu lalu. Modal sekitar Rp 30.000 hilang begitu saja, belum lagi risiko kalau sempat terjual. Pengingat stok habis dan pengingat kedaluwarsa dibuat untuk mencegah dua kejadian ini, tetapi hanya bekerja kalau datanya diisi dengan benar.
Singkatnya: Tentukan batas stok minimum untuk barang yang sering habis dan isi tanggal kedaluwarsa untuk barang yang cepat basi. KasirPOS lalu memberi pengingat harian untuk stok menipis dan barang yang mendekati kedaluwarsa. Pengingat hanya seakurat data stok Anda, jadi catat pembelian dan lakukan opname rutin.
Kenapa barang bisa habis atau basi tanpa disadari
Di warung yang dijaga sendirian, mata Anda tidak mungkin memantau 300 jenis barang setiap hari. Biasanya yang terjadi:
- Barang laris seperti gas 3 kg, telur, atau rokok habis di tengah hari karena kulakan hanya berdasarkan perasaan.
- Barang lambat seperti susu kental manis kaleng, roti tawar, atau sosis siap makan terselip di rak belakang sampai lewat tanggal.
- Stok baru ditaruh di depan, stok lama terdorong ke belakang, sehingga yang lama justru tidak pernah terjual.
Masalahnya bukan malas, melainkan tidak ada sistem yang "menyolek" Anda di waktu yang tepat.
Menentukan batas stok minimum yang masuk akal
Batas stok minimum adalah angka yang, kalau stok sudah turun ke situ, berarti Anda harus pesan. Rumus sederhananya: rata-rata terjual per hari dikali lama menunggu barang datang, ditambah sedikit cadangan.
| Barang (contoh) | Terjual/hari | Waktu kulakan | Cadangan | Batas minimum |
|---|---|---|---|---|
| Telur (kg) | 4 | 1 hari | 2 | 6 kg |
| Gas 3 kg (tabung) | 5 | 2 hari | 3 | 13 tabung |
| Minyak goreng 1 L | 3 | 3 hari (sales datang) | 3 | 12 pouch |
| Kopi sachet (renceng) | 2 | 3 hari | 2 | 8 renceng |
Angka di atas hanya contoh; pakai data penjualan Anda sendiri. Kalau ingin menghitung lebih teliti, ada panduan khusus tentang cara menentukan stok minimum dan safety stock.
Tips: jangan pasang batas untuk semua barang di hari pertama. Mulai dari 20–30 barang yang paling sering dicari pembeli. Kalau semua barang diberi batas, pengingat akan terlalu ramai dan akhirnya diabaikan.
Mengatur pengingat stok habis di KasirPOS
Di aplikasi kasir gratis KasirPOS, stok setiap produk berkurang otomatis saat terjual dan bertambah saat Anda mencatat pembelian dari supplier. Ketika stok menyentuh batas yang Anda tentukan, aplikasi memberi pengingat harian. Langkah umumnya:
- Buka produk yang ingin dipantau dari daftar produk.
- Pastikan jumlah stoknya sesuai barang fisik di rak. Kalau ragu, hitung dulu.
- Isi batas stok minimum sesuai perhitungan tadi, lalu simpan.
- Izinkan notifikasi untuk KasirPOS di iPhone atau iPad agar pengingat harian bisa muncul.
- Setiap kali barang datang, catat sebagai pembelian supaya stok naik dan pengingat berhenti.
Untuk kedai kopi yang memakai resep bahan baku, batas stok juga berguna untuk bahan seperti susu cair atau gula aren. Kasir bahkan bisa melihat sisa porsi menu yang masih bisa dibuat dari bahan yang ada.
Mengisi tanggal kedaluwarsa agar tidak ada barang basi di rak
Pengingat kedaluwarsa butuh satu hal: tanggal di kemasan harus Anda masukkan ke data produk. Prosesnya paling enak dilakukan saat barang baru datang, sebelum ditata di rak.
- Saat menerima barang, lihat tanggal kedaluwarsa di kemasan.
- Buka produknya di KasirPOS dan isi tanggal kedaluwarsa.
- Tata barang dengan prinsip yang kedaluwarsa duluan ditaruh paling depan.
- Saat pengingat muncul, segera ambil tindakan: pajang di depan, jual paket, atau retur ke supplier kalau perjanjiannya memungkinkan.
Prioritaskan barang yang memang cepat rusak: roti, susu, yoghurt, frozen food, obat warung, dan bumbu instan tertentu. Mi instan dan air mineral biasanya awet berbulan-bulan, jadi tidak perlu dikejar setiap hari. Teknik penataan rak ini dibahas di FIFO dan FEFO untuk toko sembako.
Apa yang dilakukan saat barang mendekati kedaluwarsa
| Sisa waktu | Tindakan (contoh) |
|---|---|
| 30 hari | Pindah ke rak depan, tawarkan ke pelanggan tetap |
| 14 hari | Diskon kecil, misal susu UHT Rp 6.000 jadi Rp 5.500 |
| 7 hari | Jual paket, misal 2 roti + 1 kopi sachet |
| Lewat tanggal | Tarik dari rak dan catat sebagai barang rusak, jangan dijual |
Pengingat hanya sebaik data stoknya
Ini bagian yang sering dilupakan. Kalau stok di aplikasi tertulis 15 tabung gas padahal di gudang tinggal 4, pengingat tidak akan pernah muncul sampai benar-benar kosong. Penyebab umumnya: pembelian tidak dicatat, barang diambil untuk keperluan rumah tanpa dicatat, atau penjualan dilayani di luar aplikasi.
- Catat setiap kulakan sebagai pembelian, bukan sekadar menambah angka stok.
- Lakukan stok opname untuk barang laris minimal sebulan sekali. KasirPOS punya fitur opname dan "Periksa & Perbaiki Stok" yang menghitung ulang stok dari riwayat.
- Barang yang diambil untuk keperluan rumah tetap dicatat, misalnya ditulis di buku lalu disesuaikan saat opname, supaya stok tidak "selisih misterius".
- Untuk tanggal kedaluwarsa, perbarui setiap ada stok baru dengan tanggal berbeda.
Catatan: Pengingat muncul di perangkat tempat KasirPOS dipakai. Aplikasi ini tidak punya dashboard online, jadi kalau Anda ingin memantau stok dari jauh atau dari beberapa cabang, Anda butuh sistem berbasis server yang menyediakan fitur itu.
Berapa kerugian tanpa pengingat?
Supaya terasa nyata, coba hitung kerugian sebulan di warung contoh berikut. Angkanya rekaan, tetapi polanya sering terjadi.
| Kejadian (contoh) | Perkiraan kerugian |
|---|---|
| Gas 3 kg kosong 2 hari, 8 pembeli pergi, laba Rp 3.000/tabung | Rp 24.000 |
| Telur habis di sore hari, 5 kg tidak terjual, laba Rp 2.500/kg | Rp 12.500 |
| 6 susu UHT (modal Rp 5.000) dan 4 roti (modal Rp 6.500) kedaluwarsa, dibuang | Rp 56.000 |
| Pembeli tetap pindah belanja ke toko lain | Sulit dihitung, tetapi paling mahal |
Hampir Rp 100.000 sebulan dari kejadian kecil, belum termasuk pelanggan yang hilang. Untuk warung dengan laba bersih beberapa juta, angka ini layak dicegah dengan beberapa menit pengaturan. Penjelasan lebih luas tentang kerugian kehabisan barang ada di artikel kerugian kehabisan stok.
Rutinitas lima menit setiap pagi
Gabungkan pengingat dengan kebiasaan buka toko: setelah menyalakan lampu dan membuka laci, lihat pengingat di KasirPOS, catat barang yang perlu dipesan, lalu cek barang yang mendekati kedaluwarsa dan pindahkan ke depan. Lima menit ini jauh lebih murah daripada kehilangan pembeli karena galon kosong atau membuang susu basi. Rutinitas lengkapnya ada di checklist buka warung pagi.
Semua fitur pengingat ini gratis tanpa batas jumlah produk. Pelajari fitur lengkap KasirPOS atau unduh KasirPOS di App Store untuk iPhone dan iPad.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana cara menentukan batas stok minimum?
Kalikan rata-rata penjualan per hari dengan lama waktu menunggu barang datang, lalu tambahkan sedikit cadangan. Mulai dari barang yang paling sering dicari pembeli.
Kenapa pengingat stok tidak muncul padahal barang sudah habis?
Biasanya karena stok di aplikasi tidak sesuai barang fisik, misalnya pembelian atau pemakaian sendiri tidak dicatat. Lakukan stok opname agar angkanya kembali benar.
Apakah KasirPOS bisa mengingatkan barang yang hampir kedaluwarsa?
Bisa, selama tanggal kedaluwarsa diisi pada data produk. KasirPOS memberi pengingat harian untuk barang yang mendekati tanggal tersebut.
Apa yang sebaiknya dilakukan dengan barang yang mendekati kedaluwarsa?
Pindahkan ke rak depan, beri diskon kecil, atau jual dalam paket. Barang yang sudah lewat tanggal harus ditarik dan dicatat sebagai barang rusak.