Janjinya sales datang Kamis. Kamis lewat, Jumat juga, dan baru muncul Sabtu siang dengan alasan mobil boks rusak. Selama dua hari itu, air galon Anda habis, dan pelanggan yang biasa isi ulang terpaksa beli di tempat lain. Kalau ini sering terjadi, yang Anda butuhkan adalah safety stock.
Safety stock adalah cadangan barang yang sengaja disimpan untuk berjaga-jaga saat supplier telat atau penjualan tiba-tiba melonjak. Artikel ini menjelaskan konsepnya dengan bahasa warung, cara menghitung kasarnya, dan kenapa cadangan ini tidak perlu untuk semua barang.
Singkatnya: safety stock adalah stok pengaman di luar kebutuhan normal. Hitungan kasarnya: (penjualan harian tertinggi × waktu tunggu terlama) − (penjualan harian rata-rata × waktu tunggu biasa). Simpan cadangan ini hanya untuk barang yang benar-benar tidak boleh kosong, seperti gas, beras, galon, atau rokok yang dicari pelanggan tetap.
Safety stock adalah cadangan, bukan stok tambahan biasa
Bayangkan stok sebuah barang dibagi dua bagian:
- Stok kerja: barang yang memang akan terjual sebelum kulakan berikutnya. Ini naik-turun setiap hari.
- Stok pengaman (safety stock): lapisan paling bawah yang idealnya tidak tersentuh. Ia baru terpakai kalau ada kejadian di luar rencana.
Kalau cadangan ini sering habis, artinya hitungan Anda terlalu kecil atau supplier memang tidak bisa diandalkan. Kalau cadangan ini tidak pernah tersentuh berbulan-bulan, mungkin Anda menyimpan terlalu banyak dan modal tertahan.
Kapan warung butuh safety stock?
Safety stock menjawab dua jenis ketidakpastian:
- Supplier tidak tepat waktu. Sales yang telat, grosir yang kehabisan, pangkalan gas yang jatahnya dikurangi.
- Penjualan melonjak tanpa diduga. Ada hajatan di kampung, hujan deras membuat orang malas ke pasar, atau tanggal muda.
Kalau supplier Anda selalu tepat waktu dan penjualan stabil, safety stock bisa sangat kecil. Kalau dua-duanya tidak menentu, cadangannya perlu lebih besar.
Cara menghitung safety stock secara kasar
Ada rumus statistik yang rumit untuk gudang besar, tapi untuk warung cukup cara kasar ini:
Safety stock = (penjualan harian tertinggi × waktu tunggu terlama) − (penjualan harian rata-rata × waktu tunggu biasa)
Contoh untuk air galon isi ulang di sebuah warung (angka contoh):
| Data | Nilai |
|---|---|
| Penjualan rata-rata per hari | 10 galon |
| Penjualan tertinggi dalam sebulan | 16 galon |
| Waktu tunggu biasa dari depot | 1 hari |
| Waktu tunggu terlama yang pernah terjadi | 2 hari |
| Hitungan | (16 × 2) − (10 × 1) = 22 |
Hasilnya 22 galon cadangan. Untuk warung kecil, itu mungkin terlalu banyak tempat. Di sinilah akal sehat berperan: Anda boleh menurunkannya ke angka yang realistis, misalnya 12, dengan sadar bahwa di hari terburuk masih ada kemungkinan kosong beberapa jam.
Contoh kedua, beras premium 5 kg: rata-rata 3 karung per hari, tertinggi 5, waktu tunggu biasa 2 hari, terlama 4 hari. Safety stock = (5 × 4) − (3 × 2) = 14 karung. Dengan modal sekitar Rp 75.000 per karung, cadangan itu menahan uang Rp 1.050.000. Pertanyaannya sekarang: apakah beras memang barang yang tidak boleh kosong di toko Anda? Kalau ya, uang itu sepadan.
Hanya untuk barang yang tidak boleh kosong
Ini bagian terpenting. Safety stock menahan modal, dan modal warung terbatas. Jadi pilih barang yang kalau kosong membuat pelanggan pindah, bukan sekadar menunda belanja.
| Perlu safety stock | Tidak perlu |
|---|---|
| Gas elpiji, air galon | Camilan merek jarang |
| Beras, minyak goreng, telur | Bumbu instan varian langka |
| Rokok merek yang dicari pelanggan tetap | Peralatan rumah tangga (sapu, ember) |
| Popok bayi ukuran yang laris | Barang musiman di luar musimnya |
Pelanggan bisa menunggu sapu besok, tapi ibu yang kehabisan gas saat memasak akan langsung mencari ke warung sebelah, dan mungkin tidak kembali. Hitungan kerugiannya dibahas di kerugian kehabisan stok.
Catatan: untuk barang yang mudah rusak seperti roti atau sayur, safety stock besar justru berbahaya karena barang bisa basi sebelum terpakai. Untuk jenis ini, lebih baik cari supplier yang bisa antar lebih sering.
Hubungan safety stock dan titik pesan ulang
Safety stock adalah bagian dari titik pesan ulang. Rumusnya: titik pesan ulang = penjualan rata-rata harian × waktu tunggu + safety stock. Untuk air galon tadi dengan cadangan 12: (10 × 1) + 12 = 22. Saat galon penuh tinggal 22, pesan ke depot. Penjelasan lengkap cara menentukan titik ini ada di cara menentukan stok minimum.
Mengurangi kebutuhan safety stock
Cadangan besar biasanya tanda masalah di hulu. Daripada terus menambah cadangan, coba kurangi ketidakpastiannya:
- Punya supplier kedua. Kalau sales A telat, Anda bisa ambil dari grosir B. Tips mencarinya ada di cara mencari supplier grosir untuk warung.
- Pesan lebih awal sebelum hari libur. Waktu tunggu biasanya memanjang menjelang tanggal merah.
- Catat keterlambatan supplier. Setelah beberapa bulan Anda tahu supplier mana yang benar-benar bisa dipegang janjinya.
- Pantau penjualan harian dengan angka, bukan perasaan. Lonjakan yang Anda kira tak terduga sering ternyata berulang, misalnya setiap awal bulan.
Sebaliknya, kalau cadangan Anda terlalu besar di banyak barang, gudang penuh dan kas menipis. Tanda-tandanya dibahas di kelebihan stok (overstock).
Mendapat datanya tanpa repot
Rumus di atas butuh dua angka yang jarang dimiliki pemilik warung: penjualan harian rata-rata dan penjualan harian tertinggi per barang. Kalau penjualan dicatat di buku, Anda harus menjumlah manual per hari. Dengan aplikasi kasir, angka ini sudah terkumpul dari transaksi.
Di aplikasi kasir gratis KasirPOS, laporan penjualan per produk bisa dilihat harian, mingguan, dan bulanan, dan bisa diekspor ke Excel untuk dicari rata-rata dan angka tertingginya. Pembelian dari supplier juga tercatat dengan tanggal, sehingga Anda bisa memperkirakan berapa lama biasanya barang datang. Pengingat harian stok menipis membantu cadangan tidak terpakai diam-diam tanpa Anda sadari.
KasirPOS berjalan di iPhone dan iPad, offline, tanpa akun, dan semua fiturnya gratis. Kalau ingin mencoba, unduh KasirPOS di App Store, atau lihat dulu penjelasan fitur KasirPOS di situs resminya.
Safety stock yang baik terasa membosankan: jarang tersentuh, tapi selalu ada saat sales telat. Mulailah dari tiga sampai lima barang yang paling Anda takutkan kosong, hitung kasar, lalu sesuaikan dengan pengalaman bulan berikutnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang dimaksud safety stock?
Safety stock adalah cadangan barang di luar kebutuhan normal yang disimpan untuk berjaga jika supplier terlambat atau penjualan naik tiba-tiba.
Bagaimana cara menghitung safety stock untuk warung?
Cara kasarnya: kalikan penjualan harian tertinggi dengan waktu tunggu terlama, lalu kurangi dengan penjualan harian rata-rata dikali waktu tunggu biasa.
Apakah semua barang perlu safety stock?
Tidak. Cadangan hanya perlu untuk barang yang kalau kosong membuat pelanggan pindah toko, seperti gas, beras, galon, atau rokok langganan.
Apa risiko safety stock terlalu besar?
Modal tertahan di gudang, kas menipis, dan barang yang mudah rusak bisa kedaluwarsa sebelum terjual.