Stok Opname dan Periksa & Perbaiki Stok di KasirPOS

Aplikasi bilang stok Indomie Goreng tinggal 37 bungkus, tetapi saat Anda menghitung di rak hanya ada 31. Gula pasir 1 kg malah sebaliknya: di aplikasi 4, di gudang 9. Kalau dibiarkan, Anda bisa kehabisan barang yang dikira masih ada, atau malah kulakan barang yang sebenarnya masih menumpuk. Artikel ini membahas dua alat di KasirPOS untuk masalah ini: stok opname di aplikasi kasir dan fitur Periksa & Perbaiki Stok.

Urutannya penting. Banyak pemilik langsung mengganti angka stok sesuai hitungan rak, padahal sebagian selisih bisa berasal dari catatan yang belum sinkron, bukan barang yang benar-benar hilang.

Dua jenis selisih stok yang perlu dibedakan

Tidak semua selisih sama. Secara garis besar ada dua jenis:

Penyebab selisih fisik secara umum dibahas di artikel penyebab stok tidak sesuai. Di sini kita fokus pada cara menanganinya di aplikasi.

Langkah 1: Periksa & Perbaiki Stok dari riwayat

KasirPOS mencatat setiap pergerakan barang: penjualan, pembelian, opname, dan retur. Dari catatan itu berlaku rumus sederhana:

Stok awal + barang masuk − barang keluar = stok akhir

Contohnya untuk kopi sachet:

Kalau angka stok yang tampil ternyata 45, berarti ada catatan yang tidak sinkron. Fitur Periksa & Perbaiki Stok menghitung ulang stok dari riwayat, sehingga angka kembali ke 39 tanpa Anda menghitung satu per satu. Rumus lengkapnya ada di artikel rumus stok akhir.

1. Buka bagian stok di aplikasi, lalu jalankan Periksa & Perbaiki Stok.
2. Biarkan aplikasi menghitung ulang dari riwayat.
3. Lihat produk mana saja yang angkanya berubah. Catat untuk dipantau.

Fitur ini juga berguna saat Anda melihat stok minus, misalnya −3, yang sering terjadi karena barang terjual sebelum pembeliannya dicatat. Pembahasan khusus ada di artikel stok minus di aplikasi kasir.

Langkah 2: stok opname untuk selisih yang tersisa

Setelah catatan rapi, barulah bandingkan dengan barang fisik. Stok opname artinya menghitung barang yang benar-benar ada, lalu memasukkan hasilnya ke aplikasi.

1. Pilih waktu. Paling mudah setelah tutup atau sebelum buka, saat tidak ada transaksi.
2. Hitung per rak atau per kategori. Jangan langsung semua barang. Untuk toko dengan ratusan item, opname bertahap per kategori lebih realistis; caranya ada di artikel opname bertahap (cycle count).
3. Masukkan hasil hitungan di fitur stok opname KasirPOS. Aplikasi mencatat selisihnya sebagai pergerakan opname, bukan menimpa angka diam-diam.
4. Tinjau riwayat stok produk yang selisihnya besar.

Karena opname tercatat di riwayat, Anda tetap bisa melihat kapan dan berapa barang yang disesuaikan. Ini berbeda dengan mengedit angka stok langsung yang tidak meninggalkan jejak alasan.

Hitung nilai selisih dalam Rupiah

Selisih 6 bungkus terdengar kecil, tetapi coba ubah ke Rupiah. Contoh hasil opname satu kategori di toko kelontong:

Selisih minus pada rokok perlu perhatian, karena nilainya tinggi dan barangnya kecil serta mudah diambil. Selisih plus pada gula hampir pasti berarti pembelian yang lupa dicatat; perbaiki kebiasaan mencatat kulakan. Selisih minus yang berulang di barang yang sama adalah tanda untuk memeriksa lebih jauh, misalnya dengan panduan mengatasi barang hilang di toko.

Tips agar hitungan fisik tidak ikut salah

• Hitung dua kali untuk barang mahal. Rokok, susu, dan pulsa fisik sebaiknya dihitung ulang oleh orang kedua.
• Perhatikan satuan. Satu dus mi berisi 40 bungkus. Jangan memasukkan "3" bila maksudnya 3 dus, kecuali satuan yang Anda pilih memang dus.
• Jangan lupa stok di tempat lain. Barang di gudang belakang, di bawah meja kasir, atau di etalase depan sering terlewat.
• Pisahkan barang rusak lebih dulu. Kemasan bocor atau kedaluwarsa jangan ikut dihitung sebagai stok layak jual; catat terpisah agar terlihat sebagai kerugian.

Hitungan yang ceroboh justru membuat selisih baru. Lebih baik opname sedikit tetapi teliti daripada banyak tetapi asal.

Jadwal yang realistis untuk toko kecil

• Setiap hari: hitung 5–10 barang bernilai tinggi atau rawan, seperti rokok, susu formula, dan minyak.
• Setiap minggu: opname satu atau dua kategori secara bergiliran.
• Setiap bulan: jalankan Periksa & Perbaiki Stok, lalu tinjau produk yang sering berubah.
• Sekali setahun atau sebelum Lebaran: opname menyeluruh.

KasirPOS juga bisa mengingatkan setiap hari bila ada stok yang menipis atau barang mendekati kedaluwarsa, sehingga Anda tahu rak mana yang perlu dicek lebih dulu.

Mulai merapikan stok

Semua fitur stok di KasirPOS, termasuk riwayat stok, opname, dan Periksa & Perbaiki Stok, gratis dan berjalan tanpa internet di iPhone maupun iPad. Pelajari lebih lanjut di situs aplikasi kasir dan stok KasirPOS, atau langsung unduh KasirPOS di App Store. Ingat urutannya: perbaiki dari riwayat dulu, lalu opname untuk sisanya. Dengan begitu, setiap selisih yang tersisa adalah selisih yang benar-benar layak dicari tahu penyebabnya. Untuk pertanyaan teknis, buka bantuan KasirPOS.