Pembeli datang khusus mencari minyak goreng 2 liter, dan raknya kosong. Sales baru datang lusa. Pembeli itu tersenyum, bilang "ya sudah", lalu belanja semuanya di minimarket ujung gang. Kejadian seperti ini biasanya bukan karena modal kurang, tapi karena tidak ada batas kapan harus pesan lagi.
Cara menentukan stok minimum sebenarnya sederhana dan tidak butuh ilmu gudang. Cukup tahu berapa barang itu laku per hari dan berapa lama supplier mengantar. Artikel ini memberi rumus praktis, contoh hitungan untuk toko kelontong, dan cara memakainya sehari-hari.
Singkatnya: stok minimum (titik pesan ulang) = rata-rata penjualan harian × lama waktu tunggu supplier, ditambah sedikit cadangan. Jika minyak 2 L laku 4 per hari dan sales datang 3 hari setelah dipesan, pesan lagi saat sisa sekitar 12–15. Terapkan hanya untuk barang laris, bukan semua barang.
Apa itu stok minimum dan titik pesan ulang?
Dua istilah ini sering dipakai bergantian di warung. Agar tidak bingung:
- Titik pesan ulang adalah jumlah sisa barang yang menjadi tanda "sekarang waktunya pesan". Kalau stok sudah menyentuh angka itu, Anda menghubungi sales atau berangkat ke grosir.
- Stok minimum dalam praktik warung biasanya berarti hal yang sama: batas bawah yang tidak boleh dilewati tanpa memesan.
Tujuannya satu: barang baru tiba tepat sebelum barang lama habis.
Rumus cara menentukan stok minimum
Rumus sederhananya:
Titik pesan ulang = penjualan rata-rata per hari × waktu tunggu (hari) + cadangan
Penjelasan tiap bagian:
- Penjualan rata-rata per hari: ambil total penjualan 2–4 minggu terakhir, bagi dengan jumlah hari buka. Jangan pakai satu hari ramai saja.
- Waktu tunggu: jarak dari Anda memesan sampai barang ada di rak. Kalau sales datang tiap Senin dan Kamis, waktu tunggu terburuknya sekitar 3–4 hari.
- Cadangan: tambahan kecil untuk hari yang lebih ramai dari biasanya atau sales yang telat. Cara menghitungnya lebih jauh dibahas di artikel safety stock.
Contoh hitungan untuk toko kelontong
Misalkan sebuah toko kelontong mencatat data berikut selama empat minggu (angka contoh):
| Barang | Terjual 28 hari | Rata-rata/hari | Waktu tunggu | Cadangan | Titik pesan ulang |
|---|---|---|---|---|---|
| Minyak goreng 2 L | 112 | 4 | 3 hari | 3 | 15 |
| Beras 5 kg | 56 | 2 | 2 hari | 2 | 6 |
| Gas elpiji 3 kg | 168 | 6 | 1 hari | 4 | 10 |
| Telur (kg) | 84 | 3 | 1 hari | 2 | 5 |
| Mi instan goreng | 420 | 15 | 3 hari | 10 | 55 |
Cara membacanya: saat minyak goreng 2 L tinggal 15, pesan. Dengan penjualan 4 per hari selama 3 hari menunggu, 12 akan terjual, dan masih ada 3 di rak ketika kiriman datang.
Perhatikan gas elpiji: penjualannya tinggi tapi titik pesan ulangnya kecil, karena pangkalan dekat dan bisa antar besok. Waktu tunggu sama pentingnya dengan kecepatan laku.
Berapa banyak yang dipesan?
Titik pesan ulang menjawab kapan, bukan berapa. Untuk jumlah pesanan, pakai patokan berapa hari Anda ingin barang itu cukup sampai jadwal kulakan berikutnya. Misalnya Anda kulakan minyak seminggu sekali: 4 per hari × 7 hari = 28, dibulatkan ke kemasan dus (misalnya 2 dus isi 12 = 24, atau 3 dus = 36 bila modal cukup dan barang tidak cepat rusak).
Untuk barang yang lambat laku, lebih aman memesan lebih sedikit tapi lebih sering. Panduan menghitung jumlah order ada di menentukan jumlah order ke sales, dan memilih hari belanja yang tepat dibahas di waktu terbaik kulakan.
Jangan atur stok minimum untuk semua barang
Toko kelontong bisa punya 300–800 jenis barang. Menghitung titik pesan ulang untuk semuanya akan melelahkan dan akhirnya ditinggalkan. Lebih efektif:
- Urutkan barang dari yang paling banyak terjual atau paling besar sumbangan omzetnya.
- Ambil 20–40 barang teratas. Biasanya ini barang pokok: beras, minyak, gula, telur, gas, galon, rokok, mi instan, kopi sachet, susu kental manis.
- Hitung titik pesan ulang hanya untuk kelompok ini.
- Barang sisanya cukup dicek sekilas saat kulakan rutin.
Cara mengelompokkan barang berdasarkan nilainya dijelaskan di analisis ABC persediaan.
Catatan: hitung ulang titik pesan ulang setiap beberapa bulan, dan sebelum musim ramai seperti Ramadan, Lebaran, atau tahun ajaran baru. Penjualan harian berubah, begitu juga jadwal sales.
Memakai stok minimum sehari-hari
Cara manual: tulis titik pesan ulang di label kecil di depan rak, misalnya "Pesan saat sisa 15". Atau letakkan pembatas fisik: tumpuk 15 botol terakhir di belakang karton; begitu karton itu terbuka, waktunya pesan. Cara ini murah dan bekerja baik untuk barang besar seperti minyak dan beras.
Cara Excel: buat kolom stok saat ini dan kolom titik pesan ulang, lalu beri warna merah bila stok lebih kecil. Kelemahannya, angka stok harus diperbarui manual setiap hari.
Dengan aplikasi kasir: angka stok berkurang sendiri setiap penjualan, jadi Anda tidak perlu menghitung rak untuk tahu sisa barang. Di aplikasi kasir KasirPOS, laporan penjualan per produk membantu Anda mendapat angka rata-rata penjualan harian, dan ada pengingat harian untuk stok yang menipis sehingga barang laris tidak luput dari perhatian. Penjelasan pengingatnya ada di pengingat stok dan kedaluwarsa di KasirPOS.
Langkah memulainya:
- Pastikan stok di aplikasi sudah sesuai hitungan fisik (lakukan opname sekali).
- Setelah 2–4 minggu berjualan, buka laporan penjualan per produk dan lihat barang terlaris.
- Hitung titik pesan ulang untuk barang-barang itu dengan rumus di atas.
- Setiap pagi, cek pengingat stok menipis dan bandingkan dengan titik pesan ulang Anda sebelum menghubungi sales.
KasirPOS gratis sepenuhnya, berjalan offline di iPhone dan iPad, dan cocok untuk toko dengan satu meja kasir; detailnya bisa dibaca di situs resmi aplikasi kasir gratis KasirPOS. Anda bisa unduh KasirPOS di App Store dan mulai mengumpulkan data penjualan hari ini, supaya bulan depan rumus ini bisa dihitung dari angka nyata, bukan perkiraan.
Intinya, stok minimum bukan soal menimbun. Ini soal memesan di waktu yang pas untuk barang yang paling sering dicari pembeli, supaya mereka tidak perlu belanja ke tempat lain.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana rumus stok minimum yang sederhana?
Kalikan rata-rata penjualan per hari dengan lama waktu tunggu supplier dalam hari, lalu tambahkan sedikit cadangan. Hasilnya adalah sisa barang saat Anda harus memesan lagi.
Apakah semua barang perlu diberi stok minimum?
Tidak perlu. Cukup barang laris dan barang pokok yang sering dicari, biasanya 20 sampai 40 jenis di toko kelontong.
Apa bedanya stok minimum dan safety stock?
Stok minimum atau titik pesan ulang adalah tanda kapan memesan. Safety stock adalah cadangan di dalamnya untuk berjaga jika penjualan melonjak atau supplier telat.
Seberapa sering stok minimum perlu dihitung ulang?
Setiap beberapa bulan, dan sebelum musim ramai seperti Ramadan atau Lebaran, karena penjualan harian dan jadwal supplier bisa berubah.