Pembukuan Sederhana untuk Warung: Cukup 4 Catatan Ini

Setiap kali mendengar kata "pembukuan", yang terbayang adalah buku besar, kolom debit-kredit, dan istilah yang tidak Anda pahami. Akhirnya pencatatan ditunda terus, dan yang tersisa hanya tumpukan nota kulakan di laci serta perasaan "sepertinya untung". Padahal pembukuan warung sederhana tidak perlu rumit. Untuk tahu apakah warung untung, Anda cukup rutin mengisi empat catatan.

Kenapa pembukuan warung sederhana cukup empat catatan

Pemilik warung pada dasarnya hanya perlu menjawab tiga pertanyaan: berapa yang terjual, berapa untungnya, dan uang saya ada di mana. Empat catatan berikut menjawab semuanya:

• Penjualan menjawab "berapa yang masuk".
• Pembelian stok menjawab "berapa modal barang yang keluar".
• Pengeluaran menjawab "berapa biaya menjalankan warung".
• Utang menjawab "berapa uang saya yang masih di tangan orang lain, dan berapa uang orang lain yang masih harus saya bayar".

Catatan lain seperti stok opname, aset, atau neraca bisa ditambahkan nanti setelah empat catatan ini menjadi kebiasaan.

Kapan mencatatnya agar tidak tertunda

Pembukuan gagal biasanya bukan karena sulit, tapi karena tidak punya jadwal. Tetapkan waktu yang sama setiap hari, misalnya sepuluh menit setelah warung tutup, untuk menghitung laci dan mengisi catatan penjualan serta pengeluaran. Pembelian dan utang dicatat saat kejadian, karena notanya ada di tangan. Simpan semua nota di satu map per bulan.

Catatan 1: penjualan harian

Minimal, tulis total penjualan setiap hari beserta cara bayarnya. Kalau bisa, tulis per barang atau per kelompok barang agar ketahuan mana yang laku.

Tips: hitung uang laci setiap tutup warung dan bandingkan dengan catatan. Selisih kecil yang dibiarkan berbulan-bulan akan sulit dilacak.

Catatan 2: pembelian stok

Setiap kulakan, catat tanggal, supplier, barang, jumlah, harga beli, dan apakah sudah lunas. Nota dari toko grosir bisa langsung ditempel di buku. Catatan ini penting untuk dua hal: mengetahui harga modal terbaru setiap barang, dan mengetahui total uang yang tertanam di stok.

Contoh rekaan: 4 Nov, Toko Grosir Makmur, minyak goreng 2 liter 12 pouch × Rp 34.000 = Rp 408.000, lunas tunai. Rincian cara mencatatnya ada di cara mencatat pembelian barang dagang.

Catatan 3: pengeluaran operasional

Semua uang keluar yang bukan untuk membeli barang dagangan: token listrik, plastik, gas, bensin kulakan, iuran, upah. Tulis di hari yang sama, sekecil apa pun. Pisahkan juga uang yang diambil untuk keperluan pribadi; itu bukan biaya usaha, tapi tetap dicatat agar uang laci bisa dicocokkan.

Catatan 4: utang dan kasbon

Ada dua arah utang yang perlu dicatat terpisah:

• Kasbon pelanggan: pembeli yang belum bayar. Catat nama, tanggal, barang, jumlah, dan setiap cicilan. Panduannya ada di cara mencatat utang pelanggan.
• Utang ke supplier: barang yang sudah diterima tapi belum dibayar. Catat jatuh temponya agar tidak kena teguran atau kehilangan kepercayaan sales. Baca mengelola utang ke supplier yang jatuh tempo.

Kasbon yang tidak dicatat adalah sumber kebocoran paling umum di warung. Barangnya sudah keluar, stoknya berkurang, tapi uangnya tidak pernah masuk dan tidak ada yang ingat.

Menggabungkan empat catatan di akhir bulan

Di akhir bulan, ambil satu halaman baru dan susun ringkasan seperti contoh rekaan berikut:

Dari satu halaman ini Anda tahu warung untung Rp 3,85 juta, tapi Rp 820.000 di antaranya masih di tangan pelanggan, dan ada Rp 2,1 juta yang harus dibayar ke supplier. Menghitung harga modal barang terjual secara manual memang bagian yang paling sulit; tanpa aplikasi, banyak warung memakai persentase margin rata-rata sebagai perkiraan. Bentuk laporan lengkapnya ada di laporan laba rugi sederhana.

Empat catatan lebih ringan dengan KasirPOS

Buku tulis cukup untuk memulai. Tapi kalau menulis setiap transaksi terasa berat, aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad seperti KasirPOS mengisi sebagian besar catatan itu sambil Anda melayani pembeli:

1. Penjualan tercatat setiap kali transaksi selesai, lengkap dengan metode bayar dan barangnya.
2. Pembelian dari supplier dicatat di menu pembelian; stok bertambah dan harga modal rata-rata dihitung ulang otomatis. Pembelian yang belum lunas ikut terpantau.
3. Pengeluaran dan pemasukan lain dicatat terpisah dari penjualan, dengan pilihan dompet laci, QRIS, atau bank.
4. Kasbon pelanggan masuk ke Buku Utang, dengan cicilan dan total yang belum lunas. Pembeli yang bayar kurang bisa langsung tercatat sebagai utang.

Laporan laba rugi, harga modal barang terjual, dan laba bersih kemudian dihitung otomatis, dan bisa diekspor ke Excel atau PDF. Semua fitur gratis, tanpa iklan atau langganan, dan berjalan tanpa internet. Kalau Anda masih memakai buku tulis, baca cara pindah dari buku tulis ke aplikasi kasir, lalu unduh KasirPOS di App Store atau lihat fitur lengkap KasirPOS.

Mulailah dari empat catatan ini minggu depan. Tidak perlu sempurna; yang penting rutin. Setelah satu bulan, Anda akan punya angka laba pertama yang benar-benar berdasarkan catatan, bukan perasaan.