Cara Mencatat Pembelian Barang dari Supplier dengan Rapi

Buka laci kasir Anda sekarang. Kalau di dalamnya ada tumpukan nota kulakan dari agen, sales kanvas, dan toko grosir, sebagian sudah lecek dan tintanya mulai pudar, Anda tidak sendirian. Masalahnya baru terasa belakangan: stok di catatan tidak cocok dengan rak, harga modal sudah lama tidak diperbarui, dan Anda lupa nota mana yang belum dibayar.

Artikel ini membahas cara mencatat pembelian barang dagang dari supplier dengan rapi, mulai dari saat barang diturunkan dari mobil sales sampai nota disimpan, supaya stok dan modal Anda selalu terbarui.

Kenapa pembelian harus dicatat, bukan cuma disimpan notanya

Nota dari supplier adalah bukti, bukan catatan. Nota tidak memberi tahu Anda berapa stok sekarang, berapa harga modal terbaru, atau berapa total utang ke tiap supplier. Tanpa catatan pembelian:

• Stok di buku atau aplikasi tidak bertambah, sehingga terlihat minus atau habis padahal barang ada.
• Harga modal tertinggal. Minyak goreng yang naik Rp 1.000 per botol tidak tercermin, laba terlihat lebih besar dari kenyataan.
• Utang tempo terlupa, atau sebaliknya, nota yang sudah dibayar dibayar lagi.
• Belanja tercampur dengan pengeluaran rumah tangga karena tidak jelas uang mana yang dipakai.

Cara mencatat pembelian barang dagang saat barang datang

1. Hitung barang sebelum tanda tangan. Cocokkan jumlah dus dan isinya dengan nota. Buka satu dus secara acak kalau perlu.
2. Periksa kondisi dan tanggal kedaluwarsa. Kemasan penyok, bocor, atau tanggal yang terlalu dekat sebaiknya ditolak di tempat. Jika baru ketahuan belakangan, ikuti langkah retur barang ke supplier.
3. Coret dan paraf di nota bila ada barang kurang atau ditolak, minta sales ikut paraf.
4. Tulis status bayar di nota: "LUNAS tunai", "LUNAS transfer", atau "TEMPO s/d tanggal...".
5. Catat hari itu juga di buku pembelian atau aplikasi, sebelum barang dipajang.
6. Simpan nota di map atau amplop per bulan, atau foto dan simpan di album khusus.

Contoh catatan pembelian barang dagang

Contoh karangan: sebuah warung menerima kiriman dari agen sembako pada 5 November.

Warung membayar Rp 500.000 tunai, sisanya Rp 480.000 tempo 14 hari. Dalam catatan, pembelian ini menghasilkan tiga hal sekaligus:

• Stok bertambah: 12 botol minyak, 20 kg gula, 80 bungkus mi.
• Harga modal mi per bungkus menjadi Rp 2.875 (Rp 115.000 ÷ 40). Perhatikan, satuan dus harus dipecah ke satuan jual.
• Utang ke agen bertambah Rp 480.000, jatuh tempo 19 November.

Format buku pembelian manual

Jika masih memakai buku tulis atau Excel, buat kolom berikut agar mudah dicari:

Setelah dicatat, perbarui juga kartu stok tiap barang dan hitung ulang harga modalnya. Cara menghitung harga modal ketika harga beli berbeda dari kulakan sebelumnya dijelaskan di harga pokok rata-rata.

Kesalahan umum saat mencatat pembelian

• Mencatat seminggu sekali sekaligus. Selama seminggu itu stok di catatan salah, dan nota sering terselip. Biasakan mencatat di hari barang datang.
• Mencatat total nota saja. "Belanja agen Rp 980.000" tidak cukup. Tanpa rincian per barang, stok dan harga modal tidak bisa diperbarui.
• Lupa memecah satuan. Membeli 2 dus tapi menambah stok "2" padahal yang dijual per bungkus.
• Membayar kulakan dari laci tanpa catatan. Uang laci berkurang dan saat tutup kasir terlihat selisih. Baca risiko belanja stok pakai uang laci.
• Tidak menandai nota tempo. Akibatnya Anda baru ingat saat sales menagih dengan nada kurang enak. Simak juga cara mengatur utang ke supplier yang jatuh tempo.

Rutinitas sepuluh menit tiap minggu

Pencatatan harian menjaga stok tetap benar. Tinjauan mingguan menjaga uang tetap aman. Sisihkan sepuluh menit di hari yang sama setiap minggu, misalnya Senin pagi sebelum toko ramai, untuk tiga hal berikut:

1. Cek nota tempo yang jatuh tempo minggu ini dan siapkan uangnya, jangan menunggu sales datang menagih.
2. Bandingkan harga beli barang utama dengan minggu lalu. Jika minyak goreng naik Rp 1.500 per botol, pertimbangkan apakah harga jual perlu disesuaikan.
3. Jumlahkan total belanja minggu itu dan bandingkan dengan omzet. Kalau belanja jauh lebih besar dari penjualan beberapa minggu berturut-turut, stok Anda sedang menumpuk.

Kebiasaan kecil ini membuat Anda tahu kondisi toko sebelum masalahnya membesar.

Mencatat pembelian dari supplier di KasirPOS

Di aplikasi kasir KasirPOS, pembelian dari supplier dicatat sebagai transaksi tersendiri, terpisah dari penjualan. Begitu pembelian disimpan:

1. Stok barang bertambah dan tercatat di riwayat stok sebagai barang masuk.
2. Harga modal dihitung ulang dengan metode rata-rata bergerak, sehingga laporan laba memakai harga modal terbaru.
3. Data supplier tersimpan, dan pembelian yang belum lunas bisa dipantau sampai dibayar.
4. Jika pembelian ternyata dibatalkan, menghapusnya akan mengembalikan stok dan pengeluarannya.

Untuk barang yang dijual eceran sekaligus per dus atau pak, KasirPOS mendukung satuan tambahan dengan harga dan barcode sendiri. Saat mencatat pembelian, pastikan jumlahnya sudah dalam satuan yang Anda pakai untuk menghitung stok. Semua ini bisa dikerjakan tanpa internet, langsung di iPhone atau iPad dekat tumpukan barang.

Langkah rinci di aplikasi dibahas di panduan pembelian supplier di KasirPOS. Semua fitur gratis, tanpa langganan. Info lengkap ada di situs KasirPOS, dan aplikasinya bisa Anda unduh di App Store.