Utang ke Supplier: Mengatur Jatuh Tempo agar Kas Aman

Sales distributor mi instan datang hari Kamis dan menyodorkan nota: "Yang dua minggu lalu, Bu, Rp 2.350.000." Anda kaget, karena merasa baru kemarin kulakan, dan uang di laci hari itu tinggal Rp 900.000 setelah belanja sayur dan bayar listrik. Akhirnya Anda minta mundur, sales cemberut, dan minggu depannya ia bilang "kali ini cash dulu ya". Masalahnya bukan karena warung tidak punya uang, tapi karena utang supplier tidak tercatat lengkap dengan tanggal jatuh temponya.

Tulisan ini membahas cara mencatat pembelian yang belum lunas, menyusun jadwal bayar, dan menjaga kas agar setiap tagihan bisa dibayar tepat waktu tanpa mengorbankan belanja harian.

Kenapa tempo supplier adalah modal gratis

Bayangkan Anda kulakan minyak goreng, gula, dan kopi sachet senilai Rp 3.000.000 dengan tempo 14 hari. Dalam 10 hari, sebagian besar barang itu sudah terjual dengan nilai jual sekitar Rp 3.400.000. Artinya, Anda berjualan memakai uang supplier dan baru membayar di hari ke-14, setelah uangnya sudah kembali ke tangan Anda. Tidak ada bunga, tidak ada biaya administrasi.

Bandingkan dengan pinjaman modal kerja yang berbunga. Tempo supplier jauh lebih murah, tapi hanya selama kepercayaan terjaga. Begitu Anda sering telat, supplier biasanya memperpendek tempo, membatasi jumlah kiriman, atau meminta bayar tunai di tempat. Saat itulah modal kerja Anda tiba-tiba harus naik, karena semua barang harus dibayar di depan. Hitungan modal yang terikat di stok bisa Anda pelajari di modal kerja toko kelontong.

Kenapa jatuh tempo sering terlupa

• Nota disimpan di laci bercampur struk lain. Saat dicari, notanya sudah kusut atau hilang.
• Tempo berbeda-beda. Distributor rokok minta 7 hari, sales susu 14 hari, grosir beras bayar di tempat. Mengingat semuanya di kepala hampir mustahil.
• Bayar sebagian. Bulan lalu Anda bayar Rp 1.000.000 dari tagihan Rp 1.800.000, lalu lupa sisanya berapa.
• Kulakan berikutnya datang sebelum yang lama lunas. Tagihan menumpuk dan Anda tidak tahu total utang supplier yang sebenarnya.

Ingat juga bahwa utang ke supplier berbeda dengan piutang dari pelanggan yang kasbon. Kalau istilah ini masih sering tertukar, baca dulu perbedaan utang dan piutang.

Cara mencatat utang supplier secara manual

Cukup satu buku atau satu lembar Excel khusus pembelian tempo. Kolom yang dibutuhkan:

Angka di atas hanya contoh. Dari tabel itu Anda langsung tahu total utang supplier yang masih berjalan: Rp 3.030.000. Beberapa kebiasaan kecil yang membuat catatan ini tetap rapi:

1. Tulis tanggal jatuh tempo di nota asli dengan spidol, lalu simpan nota di map khusus "belum lunas".
2. Saat membayar, minta tanda lunas atau foto nota yang ditandatangani sales, lalu pindahkan ke map "lunas".
3. Sebelum menerima kiriman baru, cek dulu apakah tagihan lama supplier itu sudah beres.

Panduan lebih lengkap tentang pencatatan barang masuk ada di cara mencatat pembelian barang dari supplier.

Menyusun jadwal bayar agar kas aman

Catatan saja belum cukup. Yang membuat kas aman adalah menyiapkan uangnya sebelum tagihan datang. Caranya:

1. Kelompokkan tagihan per minggu

Setiap Senin, lihat tagihan yang jatuh tempo minggu ini. Dari contoh di atas, minggu 17 November ada Rp 2.350.000, minggu 22 November ada Rp 680.000.

2. Sisihkan sedikit setiap hari

Kalau tagihan Rp 2.350.000 jatuh dalam 14 hari, sisihkan sekitar Rp 170.000 per hari dari penjualan ke amplop atau rekening terpisah. Jangan menunggu hari H lalu mengosongkan laci.

3. Pasang pengingat dua hari sebelumnya

Aplikasi Kalender atau Pengingat bawaan iPhone sudah cukup. Tulis "Bayar distributor mi Rp 2.350.000" dua hari sebelum jatuh tempo, sehingga masih ada waktu kalau uangnya kurang.

4. Atur kulakan agar tempo tidak menumpuk

Kalau tiga supplier besar jatuh tempo di minggu yang sama, minta salah satu menggeser jadwal kirim. Penyebaran tagihan membuat arus kas lebih tenang. Pantau uang masuk dan keluarnya lewat laporan arus kas sederhana.

Mencatat pembelian belum lunas di aplikasi kasir

Buku utang supplier akan lebih kuat kalau pembeliannya juga tercatat di aplikasi kasir, karena stok dan harga modal ikut terbarui. Di aplikasi kasir KasirPOS, pembelian dari supplier bisa dicatat lengkap dengan suppliernya, dan pembelian yang belum dibayar ikut terlacak. Alurnya secara umum:

1. Tambahkan data supplier, misalnya "Distributor mi" dan "Agen susu".
2. Saat barang datang, catat pembelian: pilih supplier, masukkan barang, jumlah, dan harga beli per satuan.
3. Tandai pembelian yang belum lunas, sehingga daftar pembelian belum dibayar bisa dilihat kapan saja.
4. Stok bertambah otomatis, dan harga modal dihitung ulang dengan rata-rata bergerak, sehingga laba per barang tetap akurat walau harga kulakan naik turun.
5. Kalau ada kiriman yang batal dan pembeliannya dihapus, stok dan pengeluarannya ikut kembali seperti semula.

Penjelasan langkah demi langkah ada di mencatat pembelian supplier di KasirPOS.

Agar jelas: KasirPOS membantu melacak pembelian yang belum lunas, sedangkan untuk pengingat tanggal jatuh tempo, pakailah Kalender atau Pengingat di iPhone. Gabungan keduanya sudah cukup untuk warung dengan beberapa supplier.

Contoh: satu bulan tanpa tagihan terlewat

Bu Rina punya toko sembako dengan lima supplier tempo. Setiap barang datang, ia mencatat pembelian di aplikasi dan menulis jatuh tempo di Kalender. Setiap Senin pagi ia membuka daftar pembelian belum lunas, menjumlahkan yang jatuh tempo minggu itu, lalu membagi angkanya ke enam hari jualan. Uangnya ia pindahkan tiap malam ke rekening usaha.

Hasilnya, dalam sebulan total tagihan sekitar Rp 9.500.000 terbayar tepat waktu, dan salah satu distributor menawarkan menambah tempo dari 14 menjadi 21 hari. Tempo lebih panjang berarti modal gratis yang lebih besar. Itulah imbalan dari kebiasaan membayar tepat waktu.

Kesimpulan

Utang supplier bukan hal buruk. Justru tempo pembayaran adalah salah satu sumber modal termurah untuk warung, selama dicatat, dijadwalkan, dan dibayar tepat waktu. Mulailah dengan satu tabel sederhana dan pengingat di HP, lalu biarkan aplikasi mengurus stok dan harga modalnya. Kalau Anda memakai iPhone atau iPad, lihat fitur lengkap KasirPOS dan unduh KasirPOS di App Store; semua fiturnya gratis tanpa langganan.