Sales Datang Lagi: Cara Menentukan Jumlah Order yang Tepat

Sales datang hari Selasa, membawa daftar promo dan kalimat andalan: "Ambil sepuluh dus aja, Bu, mumpung ada bonus." Anda mengangguk, nota ditandatangani, dan dua minggu kemudian lima dus masih menumpuk di gudang sementara uang laci menipis. Di sisi lain, barang yang benar-benar laris justru kosong sebelum sales berikutnya datang. Kalau pola ini terasa akrab, yang hilang bukan kemampuan menawar, tetapi cara order barang ke sales yang berpatokan pada angka Anda sendiri.

Kenapa order ke sales sering meleset

Sales punya target, dan itu wajar. Masalahnya muncul kalau satu-satunya data di meja adalah data dari sales: promo, bonus, "stok terbatas". Pemilik warung yang tidak punya catatan sendiri akhirnya menebak, dan tebakan biasanya dipengaruhi suasana hati atau kondisi rak hari itu. Tiga kesalahan yang paling sering:

• Order karena rak terlihat kosong, padahal barang itu memang lambat dan sisa dua bungkus masih cukup sampai bulan depan.
• Order karena bonus, misalnya "beli 10 gratis 1", tanpa menghitung berapa lama sepuluh dus itu baru habis.
• Order sama setiap kunjungan ("seperti biasa, Mas"), padahal penjualan sudah berubah karena musim atau ada toko baru di dekat Anda.

Cara order barang ke sales dengan rumus sederhana

Anda hanya butuh tiga angka untuk setiap barang:

1. Rata-rata terjual per hari. Ambil total penjualan dua sampai empat minggu terakhir, bagi dengan jumlah hari.
2. Jarak kunjungan sales. Misalnya sales minuman datang tiap 7 hari, sales sabun tiap 14 hari.
3. Sisa stok sekarang. Hitung di rak dan gudang, atau lihat di aplikasi kasir kalau stoknya rapi.

Lalu:

Order = (rata-rata harian × jarak kunjungan) + cadangan − sisa stok

Cadangan adalah stok pengaman untuk hari yang lebih ramai dari biasanya atau sales yang terlambat datang. Untuk warung kecil, cadangan dua sampai tiga hari penjualan biasanya cukup sebagai titik awal. Konsep ini dibahas lebih dalam di artikel safety stock untuk toko kecil.

Contoh perhitungan untuk sales minuman

Sales minuman datang setiap Selasa (jarak 7 hari). Cadangan diambil 2 hari. Data ini hanya contoh:

Perhatikan minuman isotonik: hasilnya minus, artinya stok masih cukup. Kalau sales menawarkan promo isotonik, Anda bisa menolak dengan tenang karena punya alasan berbasis angka. Untuk air mineral, pembulatan ke bawah (72) berarti Anda mungkin kurang 6 botol menjelang akhir minggu; pertimbangkan apakah air mineral termasuk barang yang tidak boleh kosong.

Menghadapi promo dan bonus dari sales

Promo tidak selalu buruk. Yang perlu Anda hitung adalah berapa lama barang ekstra itu akan diam di rak. Contoh: harga modal satu dus Rp 60.000, promonya "beli 10 dus gratis 1". Kebutuhan normal Anda hanya 3 dus per kunjungan mingguan.

• Order normal 3 dus: keluar uang Rp 180.000, habis dalam seminggu.
• Ikut promo 10 dus (dapat 11): keluar Rp 600.000, butuh sekitar 3–4 minggu untuk habis.

Hematnya satu dus, sekitar Rp 60.000. Tapi Rp 420.000 tambahan tertahan di gudang hampir sebulan. Kalau uang itu sebenarnya dibutuhkan untuk beras, gas, atau minyak yang lebih cepat berputar, promo tadi justru merugikan. Ambil promo hanya jika barangnya laris, tidak cepat kedaluwarsa, dan uangnya memang sedang menganggur.

Mendapatkan data penjualan tanpa aplikasi

Kalau Anda belum memakai aplikasi kasir, tetap bisa. Caranya:

1. Pilih 15–20 barang yang dipasok sales dan paling sering terjual.
2. Setiap kali sales datang, catat di buku: tanggal, sisa stok tiap barang, dan jumlah yang dibeli.
3. Di kunjungan berikutnya, hitung terjual = sisa lalu + dibeli − sisa sekarang.
4. Bagi dengan jumlah hari di antara kunjungan untuk mendapat rata-rata harian.

Setelah dua sampai tiga kunjungan, angka Anda sudah cukup bisa dipercaya. Cara ini juga membantu menentukan batas bawah stok sebelum kulakan; lihat cara menentukan stok minimum.

Menyiapkan order ke sales dengan KasirPOS

Di aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad ini, setiap penjualan otomatis mengurangi stok, sehingga dua dari tiga angka tadi sudah tersedia tanpa menghitung manual:

• Penjualan per produk di laporan harian, mingguan, atau bulanan memberi Anda jumlah terjual untuk dibagi menjadi rata-rata harian.
• Sisa stok terlihat per produk, dan riwayat stok menunjukkan setiap barang masuk dan keluar.
• Pengingat stok menipis setiap hari membantu Anda tahu barang mana yang perlu masuk daftar order sebelum sales datang.

Setelah barang dari sales diterima, catat sebagai pembelian dari supplier. KasirPOS akan menambah stok dan menghitung ulang harga modal rata-rata, dan jika Anda belum membayar (tempo), pembelian itu tercatat sebagai utang ke supplier. Panduannya ada di mencatat pembelian supplier di KasirPOS, dan untuk mengatur pembayaran tempo, baca utang ke supplier yang jatuh tempo.

Kebiasaan yang membantu: sehari sebelum jadwal sales, buka laporan penjualan per produk, tulis jumlah order di catatan HP, lalu cocokkan dengan rak pagi harinya. Saat sales datang, Anda tinggal membacakan daftar.

Kalau Anda ingin melihat fitur pencatatan stok dan pembelian lainnya, kunjungi situs resmi KasirPOS.

Ringkasnya: Anda yang menentukan angka

Sales membantu Anda mendapatkan barang, tetapi jumlahnya harus datang dari penjualan Anda sendiri. Mulai dari barang yang paling banyak menghabiskan uang kulakan, pakai rumus perkiraan terjual sampai kunjungan berikutnya dikurangi sisa stok, dan jadikan promo sebagai pertimbangan tambahan, bukan alasan utama. Kalau ingin catatan penjualan dan stok itu terkumpul otomatis, unduh KasirPOS di App Store; semua fiturnya gratis dan bekerja tanpa internet.