Rumus Stok Akhir: Awal + Masuk - Keluar, Kenapa Meleset?

Menurut catatan, stok beras 5 kg seharusnya tinggal 14 karung. Di gudang hanya ada 11. Bulan lalu juga selisih, bulan sebelumnya juga. Lama-lama Anda curiga rumusnya yang salah, atau kalkulatornya, atau karyawan. Padahal rumus stok akhir itu sendiri hampir tidak mungkin salah. Yang meleset adalah angka-angka yang dimasukkan ke dalamnya.

Artikel ini menjelaskan rumus stok akhir dengan contoh warung, lalu membedah satu per satu dari mana selisih biasanya muncul, agar Anda tahu harus mencari di mana.

Rumus stok akhir dan contohnya

Rumusnya:

Stok akhir = stok awal + barang masuk − barang keluar

"Barang masuk" mencakup pembelian dari pemasok dan retur dari pembeli (barang yang dikembalikan ke rak). "Barang keluar" mencakup penjualan, retur ke pemasok, barang rusak atau kedaluwarsa yang dibuang, dan barang yang dipakai sendiri.

Contoh beras 5 kg dalam satu bulan (angka rekaan):

Kalau harga modal beras Rp 72.000 per karung, selisih 3 karung bernilai Rp 216.000. Kecil untuk sebulan? Kalikan dengan puluhan barang lain yang juga selisih, dan angkanya bisa menyamai laba seminggu.

Tujuh sumber selisih yang paling sering

1. Penjualan yang tidak tercatat

Pembeli buru-buru, uang langsung dimasukkan laci, transaksi tidak ditulis atau tidak diinput. Barang keluar, tapi catatan tidak tahu. Ini penyebab paling umum di warung yang ramai.

2. Salah satuan

Beli 2 dus mi isi 40, tetapi tercatat masuk "2" bukan "80". Atau jual minyak curah per liter, tetapi stok dicatat per jeriken. Selisih karena satuan biasanya besar dan aneh, misalnya stok mi minus 70. Bahasan khususnya ada di satuan dus, pak dan pcs.

3. Barang rusak, basi atau kedaluwarsa

Telur pecah, roti berjamur, susu lewat tanggal. Barangnya dibuang, tetapi tidak dicatat sebagai keluar. Cara mencatatnya dibahas di mencatat barang rusak.

4. Barang dipakai sendiri

Gula dan minyak warung dipakai untuk dapur rumah, rokok diambil untuk diri sendiri. Ini wajar untuk usaha keluarga, asalkan dicatat sebagai keluar.

5. Pembelian salah input atau tidak diinput

Barang datang, nota terselip, tidak pernah dicatat. Hasilnya kebalikan: stok fisik lebih banyak dari catatan. Ini juga selisih, dan sama pentingnya untuk dicari.

6. Retur yang terlupa

Barang dikembalikan ke sales karena rusak, atau pembeli menukar barang, tetapi catatan stok tidak diubah.

7. Barang hilang

Dicuri pembeli atau karyawan. Ini yang paling sering dicurigai, padahal sering kali sumber 1–6 yang lebih dulu perlu disingkirkan.

Membaca arah selisih: kurang atau lebih

Arah selisih memberi petunjuk ke mana harus mencari:

• Fisik lebih sedikit dari catatan (selisih minus): curigai penjualan tidak tercatat, barang rusak tidak dicatat, dipakai sendiri, atau hilang.
• Fisik lebih banyak dari catatan (selisih plus): curigai pembelian yang belum diinput, retur pembeli yang tidak dicatat, atau penjualan yang tercatat dobel.
• Selisih dalam kelipatan isi kemasan (misalnya tepat 12, 24 atau 40): hampir pasti masalah satuan.
• Catatan stok minus (misalnya −5): barang terjual padahal menurut catatan sudah habis, tanda pembelian belum diinput. Lihat stok minus di aplikasi kasir.

Contoh menelusuri selisih beras tadi

Kembali ke beras yang kurang 3 karung. Penelusurannya bisa seperti ini:

1. Cek nota agen bulan Oktober. Ternyata semua 40 karung sudah tercatat, jadi bukan masalah pembelian.
2. Cek apakah ada karung yang sobek atau dimakan tikus. Ditemukan satu karung yang dibuang karena basah terkena bocoran atap, tetapi tidak dicatat. Selisih tersisa 2 karung.
3. Tanyakan ke keluarga. Satu karung diambil untuk dapur rumah. Selisih tersisa 1 karung.
4. Satu karung sisanya kemungkinan terjual saat ramai dan tidak tercatat. Catat sebagai temuan dan pantau bulan depan.

Dari selisih Rp 216.000, hanya Rp 72.000 yang benar-benar tidak terjelaskan. Gambaran ini jauh lebih tenang, dan lebih adil, daripada langsung menuduh orang lain.

Cara menutup celah agar rumus cocok

1. Semua barang keluar wajib lewat satu pintu. Penjualan lewat kasir, barang rusak dicatat di satu buku atau satu menu, barang untuk rumah juga dicatat.
2. Nota pembelian dicatat hari itu juga.
3. Satuan stok ditetapkan satu untuk setiap barang, biasanya satuan terkecil yang dijual.
4. Cocokkan fisik secara berkala. Hitung ulang barang yang bernilai besar setiap minggu, sisanya sebulan sekali.
5. Catat penyebab setiap selisih yang ditemukan, agar pola berulang terlihat.

Rumus stok akhir yang berjalan otomatis di KasirPOS

Di aplikasi kasir KasirPOS, rumus yang sama dipakai di balik layar: setiap keluar-masuk dicatat, baik dari penjualan, pembelian, stock opname maupun retur, sehingga stok awal + masuk − keluar = stok akhir untuk setiap barang. Riwayat stok menunjukkan setiap perubahan, lengkap dengan sumbernya, jadi saat ada selisih Anda bisa menelusuri kapan dan dari transaksi apa.

Beberapa hal yang membantu menutup tujuh celah tadi:

• Penjualan otomatis mengurangi stok, termasuk bahan baku dari resep.
• Satuan tambahan seperti dus atau pak dengan harga dan barcode sendiri mengurangi salah satuan.
• Membatalkan transaksi mengembalikan stok; menghapus pembelian yang dibatalkan juga mengembalikan stok dan pengeluarannya.
• Stock opname mencatat stok fisik dan selisihnya.
• Fitur Periksa & Perbaiki Stok menghitung ulang stok dari seluruh riwayat, berguna jika angka stok terlihat janggal.

Penjelasan opname dan perbaikan stok di aplikasi ada di stok opname dan perbaiki stok di KasirPOS. Tentu saja, aplikasi hanya mencatat apa yang dimasukkan: barang yang diambil tanpa lewat kasir tetap tidak akan tercatat. KasirPOS gratis untuk iPhone dan iPad; unduh KasirPOS di App Store untuk mencobanya.

Rumusnya benar, cari transaksinya

Setiap kali stok tidak cocok, ubah pertanyaannya dari "rumusnya salah di mana?" menjadi "transaksi apa yang belum tercatat?". Dengan pertanyaan itu, selisih berubah dari misteri menjadi daftar periksa. Lihat juga fitur stok lengkap KasirPOS.