Mencatat Pembelian Supplier di KasirPOS: Stok dan Harga Modal

Tiga bulan lalu Anda memasukkan harga modal minyak goreng 2 liter Rp 32.000. Sejak itu harganya sudah naik dua kali di grosir, tetapi di aplikasi kasir angkanya tidak pernah diganti. Akibatnya laporan bilang untung minyak Rp 6.000 per botol, padahal untuk barang yang baru datang kenyataannya tinggal Rp 2.000. Masalah seperti ini muncul karena barang masuk tidak pernah dicatat sebagai pembelian. Panduan ini menjelaskan cara memakai aplikasi kasir untuk pembelian supplier di KasirPOS, sehingga stok dan harga modal ikut terbarui setiap kali Anda kulakan.

Kenapa harga modal di aplikasi sering "basi"

Banyak pemilik toko menambah stok dengan cara cepat: buka produk, ubah angka stok dari 12 menjadi 36, selesai. Cara ini membuat stok benar, tetapi ada tiga hal yang hilang:

• Harga beli baru tidak tercatat. Harga modal tetap angka lama, sehingga laba di laporan tidak akurat.
• Uang keluar tidak tercatat. Rp 864.000 yang Anda bayarkan ke sales tidak muncul di pengeluaran atau arus kas.
• Riwayat supplier kosong. Anda tidak tahu lagi beli dari siapa, kapan, dan berapa harganya.

Dengan mencatat pembelian, satu kali input memperbarui ketiganya sekaligus.

Bagaimana harga modal rata-rata dihitung

KasirPOS memakai metode rata-rata bergerak (moving average). Setiap ada pembelian, harga modal dihitung ulang dari stok lama dan stok baru. Contoh minyak goreng 2 liter:

Rp 1.120.000 dibagi 32 botol menghasilkan Rp 35.000. Kalau harga jual Anda Rp 38.000, laba per botol sekarang Rp 3.000, bukan Rp 6.000 seperti yang terlihat bila harga modal masih Rp 32.000. Angka inilah yang perlu Anda lihat sebelum memutuskan apakah harga jual harus naik. Penjelasan metodenya ada di artikel harga pokok rata-rata moving average.

Langkah mencatat pembelian supplier

1. Daftarkan supplier sekali saja. Misalnya "Toko Grosir Sumber Rejeki" atau "Sales minyak Pak Darto", agar setiap pembelian berikutnya tinggal memilih nama.
2. Buat pembelian baru dari bagian pembelian di aplikasi, lalu pilih suppliernya.
3. Masukkan barang yang datang beserta jumlah dan harga beli per satuan sesuai nota.
4. Periksa total dengan nota fisik. Kalau nota bilang Rp 1.452.000 dan aplikasi bilang Rp 1.425.000, berarti ada salah ketik.
5. Tentukan status bayar: lunas, atau belum lunas bila sales memberi tempo.
6. Simpan. Stok bertambah, harga modal rata-rata dihitung ulang, dan pengeluaran tercatat.

Simpan juga nota fisiknya di map per bulan. Catatan di aplikasi dan kertas nota saling menguatkan bila suatu saat ada selisih. Prinsip umum pencatatan barang masuk dibahas di artikel cara mencatat pembelian barang dagang.

Pembelian belum lunas: jangan sampai lupa tempo

Banyak sales grosir memberi tempo satu atau dua minggu. Masalahnya, catatan tempo sering hanya di kepala atau di nota yang terselip. Di KasirPOS, pembelian yang belum lunas tetap tercatat beserta suppliernya, sehingga Anda bisa melihat daftar kewajiban kapan saja.

Dengan daftar seperti ini, Anda tahu total yang harus disiapkan minggu depan adalah Rp 3.380.000. Saat pembayaran dilakukan, catat dari dompet yang sesuai, misalnya dari laci atau rekening bank. Tips mengatur tempo ada di artikel utang ke supplier jatuh tempo.

Kalau pembelian batal atau salah input

Kadang barang sudah dicatat, lalu ternyata sales salah kirim dan barangnya dibawa pulang lagi. Di KasirPOS, menghapus pembelian yang batal akan mengembalikan stok dan pengeluarannya, jadi Anda tidak perlu mengoreksi angka satu per satu. Untuk barang yang dikembalikan sebagian, misalnya 2 dus mi yang penyok, baca panduan retur barang ke supplier.

Kalau masih mencatat di buku

Prinsip yang sama bisa dijalankan secara manual. Siapkan satu buku pembelian dengan kolom tanggal, supplier, nama barang, jumlah, harga satuan, total, dan status bayar. Setiap kali harga satuan berbeda dari pembelian sebelumnya, hitung ulang harga modal dengan rumus rata-rata seperti contoh minyak di atas, lalu tulis di kartu stok barang itu.

Masalahnya, untuk toko dengan 300 jenis barang dan kulakan dua kali seminggu, hitungan ini cepat menumpuk. Biasanya yang terjadi adalah pemilik berhenti menghitung ulang, dan harga modal kembali basi. Di sinilah aplikasi membantu: rumus yang sama dijalankan otomatis setiap kali pembelian disimpan, tanpa Anda membuka kalkulator. Bila bahan baku kedai Anda naik dan Anda perlu menyesuaikan harga menu, lihat juga panduan memperbarui HPP menu saat harga bahan naik.

Kebiasaan kecil yang membuat data pembelian berguna

• Catat di hari yang sama barang datang, sebelum nota hilang.
• Gunakan satuan yang benar. Kalau beli per dus isi 40 tetapi menjual per bungkus, pastikan pembelian dicatat dalam satuan yang dipahami aplikasi agar stok tidak melonjak 40 kali lipat.
• Bandingkan harga antar-supplier setiap bulan dari riwayat pembelian.
• Tinjau harga jual setiap kali harga modal rata-rata naik cukup jauh.

Pencatatan pembelian, supplier, dan harga modal rata-rata tersedia gratis di KasirPOS untuk iPhone dan iPad, tanpa batas jumlah produk. Lihat fitur lengkap aplikasi kasir KasirPOS dan unduh KasirPOS di App Store. Setelah kulakan dicatat dengan benar, harga modal tidak lagi tertinggal dari harga grosir; aplikasi menghitungnya ulang setiap kali barang datang, dan informasi tambahan selalu bisa Anda cari di halaman bantuan KasirPOS.