Import Ratusan Produk dari Excel ke KasirPOS

Toko kelontong Anda punya 400 jenis barang. Kalau satu barang butuh satu menit untuk diketik di aplikasi kasir, itu hampir tujuh jam duduk di depan ponsel, belum termasuk salah ketik harga yang baru ketahuan saat pembeli protes. Wajar kalau banyak pemilik toko menyerah di tahap ini.

Ada jalan yang jauh lebih cepat: import produk dari Excel. Di KasirPOS, Anda cukup mengisi template, merapikan datanya di spreadsheet, lalu mengimpor ratusan produk sekaligus. Artikel ini menjelaskan cara menyiapkan datanya agar impor berjalan mulus sekali jadi.

Kenapa import produk Excel ke aplikasi kasir lebih masuk akal

Mengetik di layar ponsel lambat dan rawan salah. Di spreadsheet, Anda bisa menyalin, mengurutkan, mencari duplikat, dan memperbaiki banyak baris sekaligus. Banyak toko juga sudah punya bahan mentahnya:

• Daftar harga dari sales atau agen grosir, biasanya dalam bentuk Excel atau PDF.
• Catatan stok lama di Excel.
• Daftar barang dari aplikasi kasir sebelumnya yang bisa diekspor.

Semua itu bisa disalin ke template impor, sehingga Anda tidak mulai dari nol.

Langkah 1: ambil template impor

KasirPOS menyediakan template untuk impor produk dari Excel atau CSV. Gunakan template itu, jangan membuat format sendiri, karena urutan dan nama kolomnya sudah disesuaikan dengan yang dibaca aplikasi. Buka template di Excel, Numbers, atau Google Sheets, lalu perhatikan kolom-kolom yang tersedia beserta contohnya sebelum mulai mengisi.

Langkah 2: rapikan data sebelum impor

Inilah tahap terpenting. Data berantakan yang diimpor tetap akan berantakan di kasir. Periksa hal-hal berikut:

Nama produk konsisten

Pilih satu pola dan pakai untuk semua barang, misalnya Merek + Jenis + Ukuran. Bandingkan:

Nama yang rapi membuat pencarian di kasir lebih cepat. Panduan lengkapnya ada di cara memberi nama produk di kasir.

Harga berupa angka murni

Tulis 3500, bukan Rp 3.500 atau 3.500,-. Simbol dan titik bisa membuat harga terbaca salah. Cara cepat memeriksanya di Excel: pilih kolom harga, lalu lihat apakah angkanya rata kanan (angka) atau rata kiri (teks).

Tidak ada barang dobel

Urutkan kolom nama dari A ke Z. Barang yang sama dengan penulisan sedikit berbeda biasanya akan berdekatan. Gabungkan jadi satu baris.

Barcode tidak berubah jadi angka aneh

Excel sering mengubah barcode 13 digit menjadi format seperti 8,99E+12 atau membuang angka nol di depan. Format kolom barcode sebagai teks sebelum menempelkan data. Kalau barang belum punya barcode, biarkan kosong; barcode bisa dibuat dari aplikasi nanti. Bacaan terkait: SKU dan barcode untuk toko kecil.

Harga modal dan stok diisi bila ada

Harga modal membuat laporan laba langsung berguna. Stok awal membuat peringatan stok menipis bekerja sejak hari pertama. Kalau belum sempat menghitung stok, lebih baik isi stok setelah hitung fisik daripada menebak. Panduannya di mengisi stok awal aplikasi kasir.

Contoh isi beberapa baris

Berikut gambaran data yang siap diimpor untuk warung sembako. Sesuaikan dengan kolom yang benar-benar ada di template Anda.

Dari empat baris ini saja terlihat manfaatnya: begitu diimpor, KasirPOS sudah tahu margin tiap barang, misalnya Indomie untung Rp 450 per bungkus, dan bisa menghitung estimasi laba di keranjang.

Langkah 3: impor ke KasirPOS

1. Simpan file sebagai Excel (.xlsx) atau CSV.
2. Pindahkan file ke iPhone atau iPad, misalnya lewat AirDrop, iCloud Drive, atau kirim ke diri sendiri di WhatsApp lalu simpan ke app Files.
3. Di KasirPOS, buka fitur impor produk dan pilih file tersebut.
4. Periksa hasil impor di daftar produk. Kalau ada barang yang tidak masuk atau datanya keliru, perbaiki barisnya di spreadsheet.
5. Buka layar kasir dan coba cari lima barang secara acak untuk memastikan nama dan harganya benar.

Setelah impor: hal kecil yang perlu dilengkapi

• Satuan tambahan. Barang yang dijual per dus atau pak bisa diberi satuan tambahan dengan harga dan barcode sendiri. Penjelasannya ada di satuan dus, pak, dan pcs.
• Harga grosir. Atur harga grosir otomatis berdasarkan jumlah untuk barang yang sering dibeli banyak.
• Lokasi rak dan tanggal kedaluwarsa. Berguna untuk barang yang cepat kedaluwarsa dan untuk karyawan baru yang belum hafal letak barang.
• Foto produk. Opsional, tapi membantu kasir mengenali barang yang namanya mirip.

Impor sepuasnya, tanpa batas produk

Fitur impor di aplikasi kasir KasirPOS gratis, sama seperti fitur lainnya. Tidak ada batas jumlah produk, tidak ada langganan, dan data tersimpan di perangkat Anda tanpa perlu akun. Aplikasinya tersedia untuk iPhone dan iPad dengan iOS 17 ke atas; unduh KasirPOS di App Store. Kalau tokonya baru dan belum punya daftar barang sama sekali, pertimbangkan memakai template awal; urutan lengkap menyiapkan toko ada di cara mulai pakai KasirPOS. Kalau ada kesulitan format file, lihat bantuan KasirPOS atau hubungi admin lewat WhatsApp dari menu Lainnya.

Gambaran fitur lain setelah produk masuk, seperti stok opname dan laporan laba, bisa dilihat di situs resmi KasirPOS.

Prinsipnya sederhana: habiskan waktu untuk merapikan data di Excel, lalu impor sekali jadi. Satu sore merapikan spreadsheet jauh lebih ringan daripada berminggu-minggu membetulkan harga satu per satu di kasir.