Pembeli minta "Indomie goreng", Anda ketik "indomie" di kolom cari, lalu muncul empat baris: "Indomie Goreng", "mie goreng indomie", "INDOMIE GRG" dan "Indomie goreng 85gr". Mana yang stoknya benar? Antrean menunggu, Anda asal pilih, dan akhir bulan stok tiga produk itu kacau semua. Masalahnya bukan di barangnya, melainkan di nama produk aplikasi kasir yang diisi sembarangan dari hari pertama.
Kabar baiknya, ini mudah diperbaiki. Cukup satu pola penamaan yang Anda pakai terus, ditulis di selembar kertas dan ditempel dekat meja kasir.
Singkatnya: pakai pola tetap Merek + Jenis/Varian + Ukuran untuk semua produk, misalnya "Indomie Goreng 85 g" atau "Aqua Botol 600 ml". Tulis singkatan dan satuan dengan cara yang sama setiap kali. Aturan nama yang konsisten membuat produk cepat dicari, mencegah produk dobel, dan menjaga stok tetap satu angka per barang.
Kenapa nama produk di kasir sering bikin masalah
Nama produk bukan sekadar label. Di aplikasi kasir, nama adalah cara utama Anda menemukan barang saat transaksi, dan setiap baris nama punya stoknya sendiri. Kalau satu barang tercatat dengan dua nama, akibatnya berantai:
- Stok terbelah. Kulakan masuk ke "Gula Pasir 1kg", penjualan keluar dari "gula 1 kilo". Yang satu menumpuk, yang lain minus.
- Laporan barang terlaris menipu. Penjualan satu produk terbagi ke beberapa baris, sehingga barang yang sebenarnya laris tidak muncul di atas.
- Kasir melambat. Setiap kali ragu memilih, Anda kehilangan beberapa detik. Kalikan dengan seratus transaksi sehari.
- Harga bisa salah. Produk lama yang lupa dihapus masih memakai harga tahun lalu.
Penyebabnya hampir selalu sama: produk diinput oleh orang berbeda, di waktu berbeda, tanpa aturan. Kadang pemilik, kadang anak, kadang karyawan yang baru seminggu.
Pola nama produk aplikasi kasir: merek, varian, ukuran
Pola yang paling mudah diingat untuk toko kelontong dan sembako adalah urutan dari umum ke khusus:
- Merek (atau jenis barang kalau tanpa merek): Indomie, Rinso, Beras, Telur.
- Jenis atau varian: Goreng, Soto, Anti Noda, Pandan Wangi, Ayam Negeri.
- Ukuran atau isi: 85 g, 800 g, 5 kg, 1 kg.
- Kemasan bila perlu dibedakan: Botol, Sachet, Refill, Pouch.
Contoh penerapannya:
| Nama asal (berantakan) | Nama baru (pola tetap) |
|---|---|
| mie goreng indomie | Indomie Goreng 85 g |
| Aqua tgg | Aqua Botol 600 ml |
| rinso cair kecil | Rinso Cair Refill 750 ml |
| beras pandan | Beras Pandan Wangi 5 kg |
| minyak 2L bimoli | Bimoli Minyak Goreng Pouch 2 L |
| kopi kapal api renceng | Kapal Api Kopi Special Mix Sachet |
Dengan pola ini, mengetik "indo gor" atau "rinso" langsung menyaring ke baris yang tepat, karena semua varian Rinso berawal dengan kata yang sama.
Untuk kedai kopi dan warung makan
Menu tidak punya merek, jadi ganti merek dengan kelompok menu: "Kopi Susu Gula Aren", "Kopi Hitam Tubruk", "Nasi Ayam Geprek", "Es Teh Jumbo". Ukuran gelas atau tingkat pedas sebaiknya tidak dijadikan produk terpisah kalau aplikasi Anda mendukung opsi atau varian. Di KasirPOS, pilihan seperti level pedas, ukuran, atau extra keju bisa dibuat sebagai opsi, sehingga daftar menu tetap ringkas.
Aturan kecil yang membuat nama konsisten
Pola saja belum cukup. Yang sering membuat produk dobel adalah detail penulisan. Tetapkan aturan berikut dan jangan diubah:
- Satuan selalu sama. Pilih "g", "kg", "ml", "L" dan pakai terus. Jangan campur "gr", "gram", "grm".
- Spasi antara angka dan satuan. "600 ml", bukan "600ml". Pilih salah satu, yang penting seragam.
- Huruf kapital di awal kata, bukan semua kapital. "Teh Pucuk Harum 350 ml" lebih mudah dibaca daripada "TEH PUCUK HARUM 350ML".
- Hindari singkatan pribadi seperti "tgg", "kcl", "bsr". Karyawan baru tidak akan tahu artinya.
- Jangan tulis harga di nama. "Rokok Eceran 2000" akan menyesatkan begitu harganya naik ke Rp 2.500.
- Satu barang, satu nama. Sebelum menambah produk baru, cari dulu dengan kata kunci merek.
Barang yang dijual per pcs dan per dus
Banyak toko membuat dua produk untuk satu barang: "Aqua 600 ml" dan "Aqua 600 ml Dus". Hasilnya, stok dus dan stok botol tidak pernah nyambung. Lebih rapi memakai satu produk dengan satuan tambahan. Di KasirPOS, satu produk bisa punya satuan lain seperti dus atau pak, masing-masing dengan harga dan barcode sendiri, jadi Anda tidak perlu membuat produk kembar hanya karena kemasannya berbeda. Penjelasan lengkapnya ada di artikel tentang satuan dus, pak dan pcs di toko.
Kalau Anda memakai scanner, nama tetap penting. Barcode mempercepat kasir, tetapi saat barcode rusak atau barang tanpa barcode (misalnya telur curah), Anda kembali mengandalkan pencarian nama. Untuk memahami bedanya, baca juga SKU dan barcode untuk toko kecil.
Cara membereskan daftar produk yang sudah berantakan
Kalau daftar produk Anda sudah ratusan dan campur aduk, jangan coba memperbaiki semua sekaligus. Lakukan bertahap:
- Tulis aturan nama di satu kertas, lengkap dengan lima contoh. Tempel di dekat kasir supaya semua orang yang menginput produk memakai pola sama.
- Mulai dari kategori paling laris, misalnya mi instan, minuman dingin, rokok. Cari tiap merek dan lihat apakah ada dua baris untuk barang yang sama.
- Gabungkan produk dobel. Pilih satu baris yang dipertahankan, pindahkan sisa stoknya lewat penyesuaian atau opname, lalu hapus baris lainnya.
- Ganti nama sesuai pola. Ubah nama baris yang dipertahankan supaya mengikuti aturan di kertas tadi.
- Cek stok setelahnya. Hitung fisik barang yang tadi digabung supaya angka di aplikasi kembali cocok.
Untuk toko yang baru mulai, cara tercepat adalah menyusun daftar produk di Excel dulu dengan pola nama yang benar, lalu mengimpornya sekaligus. KasirPOS menyediakan template untuk impor ratusan produk dari Excel atau CSV; langkahnya dibahas di panduan impor produk dari Excel. Di Excel, Anda bisa mengurutkan kolom nama dan langsung melihat nama yang mirip berdempetan.
Catatan: pola nama boleh Anda sesuaikan, misalnya jenis barang di depan ("Minyak Goreng Bimoli 2 L") jika pembeli di tempat Anda lebih sering menyebut jenisnya. Yang penting satu pola dipakai untuk semua produk, bukan pola mana yang paling sempurna.
Contoh dampak nama ganda pada stok dan uang
Misalkan sebuah warung sembako punya dua baris untuk minyak goreng pouch 2 L: "Minyak Bimoli 2L" (dipakai saat kulakan) dan "bimoli 2 liter" (sering dipilih saat jualan). Dalam sebulan:
| Baris produk | Masuk | Terjual | Stok di aplikasi |
|---|---|---|---|
| Minyak Bimoli 2L | 48 | 10 | 38 |
| bimoli 2 liter | 0 | 34 | −34 |
| Fisik di rak | 4 pouch | ||
Aplikasi bilang masih ada 38 pouch, jadi Anda tidak kulakan. Padahal di rak tinggal 4. Begitu habis, pembeli lari ke toko sebelah. Dengan harga jual contoh Rp 38.000 per pouch, setiap 10 pouch yang gagal terjual berarti Rp 380.000 omzet hilang. Pola penyebab stok kacau lainnya dibahas di penyebab stok tidak sesuai.
Menerapkan aturan nama di KasirPOS
Aturan nama berlaku di aplikasi kasir mana pun, termasuk buku tulis. Di aplikasi kasir KasirPOS, beberapa hal membuat aturan ini lebih terasa manfaatnya:
- Pencarian produk di layar kasir menyaring saat Anda mengetik, sehingga nama berawalan merek langsung mengerucut.
- Varian, satuan tambahan, dan opsi berbayar membantu Anda tidak membuat produk baru untuk setiap ukuran atau topping.
- Template awal untuk Warung Sembako, Warung Makan, serta Kedai Kopi & Minuman bisa Anda rapikan namanya sebelum mulai berjualan.
- Laporan barang terlaris dan penjualan per produk menjadi akurat karena satu barang tidak lagi terpecah.
Semua fitur itu gratis tanpa batas jumlah produk, dan berjalan offline di iPhone atau iPad. Anda bisa unduh KasirPOS di App Store lalu mulai dari satu kategori dulu. Untuk gambaran fitur lainnya, lihat fitur lengkap KasirPOS.
Lima belas menit menyusun aturan nama hari ini akan menghemat berjam-jam membereskan stok di akhir bulan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana format nama produk yang baik di aplikasi kasir?
Gunakan pola tetap merek, lalu varian, lalu ukuran, misalnya Indomie Goreng 85 g. Pakai satuan dan penulisan yang sama untuk semua produk.
Apakah harga perlu ditulis di nama produk?
Tidak perlu. Harga berubah, sedangkan nama sebaiknya tetap. Simpan harga di kolom harga agar tidak menyesatkan saat ada kenaikan.
Bagaimana cara mengatasi produk dobel di aplikasi kasir?
Pilih satu baris yang dipertahankan, pindahkan sisa stok lewat penyesuaian atau opname, lalu hapus baris lainnya. Setelah itu hitung fisik barangnya agar stok cocok.
Perlukah membuat produk terpisah untuk satuan dus dan pcs?
Sebaiknya tidak. Lebih rapi memakai satu produk dengan satuan tambahan seperti dus atau pak, sehingga stoknya tetap satu angka.