Aplikasi kasir sudah terpasang, daftar produk sudah masuk, lalu muncul kolom yang membuat Anda berhenti: "Stok". Haruskah semua barang dihitung dulu sebelum mulai berjualan? Toko harus tutup sehari? Bagaimana dengan permen eceran yang jumlahnya ratusan? Banyak pemilik warung menunda pakai aplikasi berminggu-minggu hanya karena urusan stok awal ini, atau asal isi angka 100 di semua barang lalu bingung kenapa laporannya kacau.
Singkatnya: stok awal tidak harus sempurna di hari pertama. Hitung dulu barang yang paling laris dan paling mahal (biasanya 30–50 barang), isi sisanya dengan perkiraan atau nol, lalu lengkapi bertahap lewat opname per rak dalam dua sampai empat minggu. Yang penting, setiap barang yang stoknya sudah diisi memakai hitungan fisik, bukan tebakan.
Kenapa stok awal menentukan akurasi stok selanjutnya
Aplikasi kasir menghitung stok dengan rumus sederhana: stok awal + barang masuk − barang keluar = stok akhir. Kalau angka awalnya salah, semua angka setelahnya ikut salah, sebaik apa pun Anda mencatat penjualan. Contohnya:
| Skenario | Stok awal diisi | Fisik sebenarnya | Terjual seminggu | Kata aplikasi | Rak |
|---|---|---|---|---|---|
| Tebakan terlalu tinggi | 100 | 35 | 30 | 70 | 5 |
| Tebakan terlalu rendah | 10 | 35 | 30 | −20 | 5 |
| Dihitung fisik | 35 | 35 | 30 | 5 | 5 |
Pada skenario pertama, aplikasi bilang masih banyak sehingga Anda tidak kulakan, lalu barang habis saat pembeli datang. Pada skenario kedua muncul stok minus yang membuat Anda tidak percaya pada aplikasinya. Penjelasan lebih lanjut ada di stok minus di aplikasi kasir.
Menentukan barang mana yang dihitung dulu
Tidak semua barang sama pentingnya. Di kebanyakan warung, sebagian kecil barang menyumbang sebagian besar penjualan dan nilai stok. Pakai tiga pertanyaan ini untuk memilih:
- Apakah barang ini terjual hampir setiap hari? Contoh: beras, minyak, gula, telur, rokok, mi instan, air mineral, gas.
- Apakah harganya mahal per satuan? Contoh: rokok, susu formula, beras karung 25 kg, minyak 5 L.
- Apakah barang ini sering hilang atau selisih? Contoh: rokok, baterai, cokelat.
Barang yang menjawab "ya" untuk salah satunya masuk daftar hari pertama. Untuk warung sembako biasa, daftar ini sering hanya 30–50 barang dan bisa dihitung dalam satu sampai dua jam setelah tutup. Cara mengelompokkan barang berdasarkan kepentingannya dibahas di analisis ABC persediaan.
Cara cepat menghitung stok awal
- Hitung saat toko tutup, supaya tidak ada barang yang keluar di tengah hitungan.
- Hitung per rak, kiri ke kanan, dan tandai rak yang sudah selesai dengan kertas kecil.
- Pakai satuan terkecil yang dijual. Kalau mi instan dijual per bungkus, isi stok dalam bungkus: 3 dus isi 40 + 17 bungkus lepas = 137 bungkus.
- Jangan lupa gudang dan kolong. Stok cadangan di belakang sering jumlahnya lebih banyak daripada di rak.
- Untuk barang curah seperti beras atau gula yang dijual per kilo, timbang sisa karung yang terbuka dan tambahkan karung yang utuh.
- Kerja berdua kalau bisa: satu menghitung dan menyebut angka, satu mencatat.
Bagaimana dengan barang yang belum dihitung?
Untuk barang yang belum sempat dihitung, ada dua pilihan. Isi nol dan biarkan stoknya minus sementara, atau isi perkiraan kasar. Pilih nol bila Anda ingin jelas mana yang belum dihitung; minusnya menjadi pengingat. Yang jangan dilakukan adalah mengisi angka bulat seragam seperti 100 untuk semua barang, karena angka itu terlihat meyakinkan padahal tidak berarti apa-apa.
Melengkapi sisanya bertahap lewat opname
Setelah barang prioritas beres, jadwalkan sisanya. Contoh untuk warung dengan sekitar 400 barang:
| Waktu | Yang dihitung | Perkiraan jumlah barang |
|---|---|---|
| Hari pertama | Barang laris, mahal, dan rawan hilang | 40 |
| Minggu 1 | Rak minuman dan makanan ringan | 100 |
| Minggu 2 | Rak sabun, sampo, dan kebutuhan rumah | 120 |
| Minggu 3 | Bumbu, kebutuhan dapur, dan sisanya | 140 |
Hitung satu rak sehari sebelum buka atau setelah tutup, cukup 15–20 menit. Teknik ini sama dengan opname bergilir yang dijelaskan di cycle count: opname bertahap. Setelah semua rak pernah dihitung, stok di aplikasi Anda sudah bisa dipercaya.
Catatan: isi juga harga modal saat mengisi stok awal. Tanpa harga modal, laporan laba dan nilai stok akan kosong atau keliru walaupun jumlah stoknya benar.
Mengisi stok awal di KasirPOS
Di aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad ini, ada beberapa cara mempercepat langkah di atas:
- Mulai dari template usaha. Template Warung Sembako, Warung Makan, atau Kedai Kopi & Minuman memberi daftar awal yang tinggal Anda sesuaikan.
- Impor dari Excel atau CSV. Kalau daftar barang dan hitungan stok sudah Anda tulis di spreadsheet, salin datanya ke template impor yang disediakan dengan mengikuti kolom yang tersedia di template itu, lalu masukkan ratusan produk sekaligus. Langkahnya ada di panduan impor produk dari Excel.
- Pakai stok opname untuk rak berikutnya. Saat menghitung rak di minggu-minggu berikutnya, catat hasilnya lewat stok opname agar selisihnya tercatat rapi di riwayat stok.
- Catat kulakan sebagai pembelian sejak hari pertama, supaya stok bertambah dan harga modal ikut diperbarui.
- Manfaatkan pengingat harian stok menipis, sehingga Anda segera tahu barang prioritas mana yang perlu dikulak.
Semua itu gratis, tanpa batas jumlah produk, dan berjalan tanpa internet. Kalau di tengah jalan angka stok terasa janggal, fitur Periksa & Perbaiki Stok dapat menghitung ulang stok dari riwayatnya. Urutan lengkap memulai aplikasi ada di cara mulai pakai KasirPOS.
Ingat juga bahwa data KasirPOS tersimpan di perangkat Anda sendiri. Setelah stok awal selesai diisi, buat cadangan (backup) dan simpan di luar perangkat, supaya kerja hitung berjam-jam tidak hilang kalau HP rusak. Panduan lainnya tersedia di halaman bantuan KasirPOS.
Kesimpulan: mulai dari yang laris, jangan tunggu sempurna
Stok awal yang baik bukan stok yang lengkap di hari pertama, tetapi stok yang jujur: barang yang sudah diisi benar-benar dihitung, dan barang yang belum dihitung jelas terlihat. Mulailah berjualan dengan aplikasi hari ini, hitung barang laris malam ini, dan lengkapi sisanya satu rak sehari. Siap mencoba? Unduh KasirPOS di App Store.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah semua barang harus dihitung sebelum memakai aplikasi kasir?
Tidak harus. Hitung dulu barang yang paling laris, mahal, dan rawan hilang, lalu lengkapi sisanya bertahap per rak dalam beberapa minggu.
Stok awal barang yang belum dihitung diisi berapa?
Lebih baik isi nol atau perkiraan kasar dan tandai untuk dihitung nanti. Hindari mengisi angka seragam seperti 100 untuk semua barang.
Kenapa stok di aplikasi kasir jadi minus?
Salah satu penyebab umumnya adalah stok awal yang diisi terlalu rendah atau belum diisi, sehingga penjualan membuat angkanya di bawah nol.
Perlukah mengisi harga modal saat input stok awal?
Perlu. Tanpa harga modal, laporan laba dan nilai stok tidak akan akurat walaupun jumlah stoknya benar.