Prive Pemilik Usaha: Boleh Ambil Uang Laci, Asal Dicatat Begini

Tutup toko, hitung uang, dan ternyata kurang Rp 300.000 dari catatan penjualan. Lalu Anda ingat: tadi siang mengambil uang untuk bayar listrik rumah, dan sore membeli bensin motor pribadi. Uangnya tidak hilang, tapi tidak tercatat. Mengambil uang usaha untuk kebutuhan pribadi sebenarnya punya nama resmi dalam pembukuan: prive. Dan kabar baiknya, prive adalah hal yang wajar, asal dicatat dengan benar.

Prive adalah apa, dalam bahasa warung?

Dalam pembukuan, prive adalah pengambilan uang, barang, atau aset usaha oleh pemilik untuk kepentingan di luar usaha. Istilah ini berasal dari bahasa Belanda yang artinya pribadi. Contoh prive di warung:

• Uang laci untuk belanja dapur, uang sekolah, atau cicilan motor.
• Mi instan, telur, atau minyak goreng dari rak untuk masak di rumah.
• Transfer dari rekening usaha ke rekening pribadi untuk kebutuhan keluarga.
• Pulsa atau token listrik rumah yang diambil dari stok jualan.

Sebaliknya, ini bukan prive: bayar listrik toko, beli plastik, gaji karyawan, bensin untuk kulakan. Semua itu biaya usaha.

Kenapa prive bukan biaya usaha

Ini bagian yang sering membingungkan. Kalau uang sudah keluar, kenapa tidak dihitung sebagai biaya?

Karena biaya usaha adalah pengorbanan untuk menghasilkan penjualan. Uang sekolah anak tidak membantu warung menjual lebih banyak. Kalau prive dicatat sebagai biaya, laba usaha jadi terlihat lebih kecil dari kenyataan, dan Anda bisa salah menyimpulkan bahwa warung kurang menguntungkan, padahal yang terjadi adalah pengambilan pribadi yang besar.

Contoh rekaan:

Sisa akhirnya sama, tapi cerita yang dibaca berbeda. Kolom kiri membuat warung tampak hampir rugi. Kolom kanan menunjukkan warung sebenarnya cukup sehat (laba Rp 4,8 juta), hanya saja pemiliknya mengambil sebagian besar. Keputusan yang tepat pun berbeda: bukan menaikkan harga, melainkan meninjau jatah keluarga. Pembahasan laba ada di cara menghitung laba bersih.

Cara mencatat prive dengan benar

Siapkan satu halaman khusus di buku, atau satu sheet di Excel, berjudul "Prive". Kolomnya cukup empat:

Aturan pencatatannya:

1. Catat saat itu juga. Prive yang ditunda pencatatannya hampir pasti terlupa.
2. Barang dicatat dengan harga modal, karena itulah nilai yang keluar dari usaha.
3. Kurangi juga stoknya kalau yang diambil barang dagangan, supaya stok di catatan sama dengan isi rak.
4. Jumlahkan di akhir bulan dan bandingkan dengan laba bersih.

Batas aman prive setiap bulan

Prive boleh, tapi ada batasnya. Kalau total prive sebulan lebih besar dari laba bersih, selisihnya diambil dari modal. Satu atau dua bulan mungkin tidak terasa, tapi lama-kelamaan modal kulakan menyusut dan rak makin kosong.

Patokan sederhana: jaga total prive di bawah laba bersih, dan sisakan sebagian laba di usaha untuk cadangan. Lebih rapi lagi, ubah prive yang tidak teratur menjadi "gaji" tetap untuk diri sendiri. Caranya dibahas di gaji pemilik usaha, sementara langkah memisahkan dompet ada di cara memisahkan uang usaha dan pribadi.

Prive dalam bentuk barang sering paling terlupa

Mengambil uang dari laci masih terasa, karena ada lembaran yang berpindah. Mengambil barang dari rak sering tidak terasa sama sekali. Sebungkus rokok untuk suami, dua bungkus kopi saat ada tamu, gula untuk arisan. Masing-masing kecil, tapi kalau terjadi setiap hari, nilainya bisa mencapai Rp 300.000 sampai Rp 600.000 sebulan.

Dampaknya ganda: kas tidak berkurang, tapi stok berkurang tanpa penjualan. Saat stock opname, barang-barang ini muncul sebagai selisih stok, dan Anda bisa mengira ada pencurian atau salah hitung. Cara paling mudah: tempel kertas kecil di dekat rak bertuliskan "Barang dipakai sendiri", lalu tulis setiap kali mengambil. Di akhir minggu, pindahkan ke catatan prive.

Prive dan selisih laci kasir

Banyak "uang hilang" di warung sebenarnya adalah prive yang tidak dicatat. Kalau Anda punya karyawan, ini jadi lebih serius: selisih laci karena prive pemilik bisa membuat Anda mencurigai karyawan yang tidak bersalah. Biasakan menulis catatan kecil di laci setiap kali mengambil uang, supaya hitungan saat tutup tetap cocok. Lihat juga penyebab selisih kas kasir.

Mencatat prive saat memakai aplikasi kasir

Saat memakai aplikasi kasir KasirPOS, fitur buka dan tutup kasir membantu menangkap prive yang lupa dicatat: Anda mengisi modal awal laci, lalu saat tutup menghitung uang fisik, dan aplikasi menunjukkan selisih antara uang di laci dan catatan. Kalau selisihnya sama dengan uang yang Anda ambil tadi siang, misterinya terpecahkan. Laporan arus kas dan dompet terpisah (laci, QRIS, bank) juga memperlihatkan uang keluar per tempat.

Satu hal yang perlu diperhatikan: kalau Anda mencatat pengambilan pribadi sebagai pengeluaran lain di aplikasi, angka laba bersih di laporan ikut berkurang, persis seperti kolom kiri tabel di atas. Jadi beri keterangan yang jelas, misalnya "Prive", dan saat menilai kinerja usaha, tambahkan kembali jumlah prive ke laba bersih. Cara lain yang lebih bersih adalah tetap menyimpan catatan prive terpisah di buku atau Excel, sementara aplikasi mengurus penjualan, stok, dan biaya toko.

KasirPOS gratis untuk iPhone dan iPad, tanpa langganan, tanpa akun, dan berjalan tanpa internet. Unduh KasirPOS di App Store dan mulai biasakan buka-tutup kasir setiap hari; panduannya ada di buka dan tutup kasir di KasirPOS. Daftar fitur selengkapnya bisa dilihat di situs aplikasi kasir gratis KasirPOS.