Pukul tujuh pagi, chat masuk: "Bu, pesan beras 5 kg, telur 1 kg, minyak 2 liter 1, gula 1 kg, sama Indomie goreng 10 ya, diantar ke Blok C7." Anda membaca, lalu pindah ke aplikasi kasir, mencari beras, menambah jumlah, kembali ke chat, mencari telur, dan seterusnya. Lima barang butuh beberapa menit. Kalau pesanan WhatsApp datang belasan kali sehari, waktu Anda habis untuk mengetik ulang, dan sesekali ada barang yang terlewat.
KasirPOS punya cara yang lebih cepat untuk pesanan WhatsApp ke kasir: salin teks pesanan dari chat, tempel di aplikasi, dan isinya diubah menjadi keranjang. Anda tinggal memeriksa, menyesuaikan bila perlu, lalu memproses pembayaran.
Singkatnya: salin pesan pesanan dari WhatsApp, tempel di KasirPOS, dan barang-barangnya masuk ke keranjang. Hasil paling akurat kalau pesanan ditulis satu barang per baris, dengan nama yang mirip nama produk di aplikasi dan jumlah yang jelas. Bagikan format pesanan ke pelanggan, dan selalu periksa keranjang sebelum bayar.
Masalah mengetik ulang pesanan WhatsApp
Pesanan lewat chat adalah berkah untuk warung dan warung makan, karena pembeli tidak perlu datang. Tapi ada harga yang dibayar:
- Waktu. Mengetik ulang 8 item bisa memakan 2–3 menit, sementara pembeli di depan etalase menunggu.
- Barang terlewat. Mata melompat dari chat ke aplikasi, dan baris keempat terlewat. Barangnya diantar, tapi tidak tertagih.
- Salah jumlah. "Minyak 2 liter 1" dibaca dua botol, padahal maksudnya satu botol ukuran 2 liter.
Kalau satu dari sepuluh pesanan ada barang yang tidak tertagih senilai Rp 15.000, dan Anda menerima 10 pesanan sehari, kerugiannya sekitar Rp 450.000 sebulan tanpa terasa.
Cara memindahkan pesanan WhatsApp ke kasir KasirPOS
- Di WhatsApp, tekan lama pesan pesanan, lalu pilih Salin.
- Buka KasirPOS dan gunakan fitur tempel pesanan di layar kasir.
- KasirPOS mengubah teks pesanan itu menjadi keranjang berisi produk dari daftar Anda.
- Periksa keranjang: apakah semua barang masuk, jumlahnya benar, dan tidak ada yang salah cocok.
- Tambahkan atau ubah yang kurang dengan tombol + dan −, atau cari barangnya manual.
- Pilih jenis pesanan delivery dan sumber pesanan WhatsApp, lalu lanjutkan ke pembayaran.
Keranjang yang sudah jadi juga berguna sebagai daftar ambil barang dari rak. Kalau pelanggan baru membayar sebagian, misalnya sisanya dibayar saat barang tiba, pilih nama pelanggannya dan kekurangannya tercatat sebagai utang pelanggan. Dengan begitu tidak ada pesanan antar yang lepas dari catatan.
Setelah dibayar, struk bisa langsung dikirim ke WhatsApp pembeli. Untuk pesanan antar, alamat pelanggan bisa tercetak di struk sehingga kurir tidak salah alamat.
Format pesanan yang membuat hasilnya akurat
Tempel pesanan bekerja dengan teks. Semakin rapi teksnya, semakin tepat hasilnya. Bandingkan dua contoh ini:
| Pesanan kurang rapi | Pesanan rapi |
|---|---|
| bu mau beras 5kg trs telur sekilo minyak yg 2 liter 1 aja gula 1 indomi grg 10 makasih | Beras 5 kg Telur 1 kg Minyak Goreng 2 L x1 Gula Pasir 1 kg x1 Indomie Goreng x10 |
Pesanan di kolom kiri lebih besar kemungkinannya perlu Anda koreksi setelah ditempel. Pesanan di kolom kanan hampir pasti masuk dengan benar. Prinsip formatnya:
- Satu barang per baris. Jangan menyambung semua barang dalam satu kalimat.
- Nama yang mirip nama produk di aplikasi. Kalau di KasirPOS tertulis "Minyak Goreng 2 L", pesanan "minyak 2 liter" lebih mudah dicocokkan daripada "minyak yang gede".
- Jumlah yang jelas. Tulis "x10" atau "10" dengan konsisten.
- Catatan terpisah. Alamat, jam antar, dan permintaan khusus taruh di pesan lain atau di bagian akhir, bukan di tengah daftar.
Ajak pelanggan memakai format yang sama
Anda tidak bisa memaksa semua pelanggan menulis rapi, tapi bisa mempermudah mereka:
- Kirim katalog harga. Pelanggan yang memesan dari katalog cenderung memakai nama barang yang sama dengan daftar Anda. KasirPOS bisa membagikan katalog per kategori sebagai teks, gambar, atau PDF; lihat katalog WhatsApp di KasirPOS.
- Simpan contoh format sebagai balasan cepat. Misalnya: "Silakan tulis pesanan satu barang per baris, contoh: Beras 5 kg / Telur 1 kg / Gula 1 kg."
- Beri nama produk yang biasa diucapkan pembeli. Kalau pembeli selalu menyebut "minyak curah", jangan beri nama produk "Minyak Goreng Non-Kemasan". Tipsnya ada di cara memberi nama produk di kasir.
Contoh untuk warung makan
Tempel pesanan juga berguna untuk warung makan yang menerima pesanan makan siang kantor lewat grup chat. Misalnya:
Nasi Ayam Bakar x3
Nasi Rendang x2
Es Teh Manis x5
Begitu ditempel, tiga baris pesanan itu (sepuluh porsi) langsung jadi keranjang. Dengan harga contoh Rp 22.000, Rp 25.000, dan Rp 5.000, totalnya Rp 141.000, terhitung tanpa kalkulator. Kalau menunya punya opsi seperti level pedas atau tambahan telur, pilih opsinya di keranjang setelah ditempel. Tips lain berjualan makanan lewat chat ada di jualan makanan lewat WhatsApp.
Catat sebagai pesanan WhatsApp agar terlihat di laporan
Saat memproses, tandai sumber pesanan sebagai WhatsApp. KasirPOS memisahkan penjualan per sumber pesanan di laporan, jadi akhir bulan Anda tahu berapa omzet yang datang dari chat dibandingkan yang datang langsung ke toko. Angka itu membantu memutuskan apakah layanan antar layak diperluas. Penjelasan pemisahan laporan ada di laporan dine-in, take away, dan ojol, dan cara mengelola layanan antar di pesan antar warung lewat WhatsApp.
Catatan: KasirPOS tidak terhubung otomatis ke WhatsApp. Pesanan tidak masuk sendiri ke aplikasi; Anda tetap menyalin dan menempelnya. Yang dihemat adalah waktu mengetik ulang, bukan pemeriksaan. Selalu cek keranjang sebelum menagih.
Coba di KasirPOS
Fitur tempel pesanan tersedia gratis di aplikasi kasir KasirPOS untuk iPhone dan iPad, bersama fitur kirim struk dan katalog ke WhatsApp. Transaksi tetap bisa dicatat tanpa internet; koneksi hanya dibutuhkan saat mengirim ke WhatsApp. Unduh KasirPOS di App Store, atau baca fitur lengkap KasirPOS terlebih dahulu.
Biasakan pelanggan dengan format yang konsisten, dan pesanan WhatsApp yang tadinya butuh beberapa menit bisa masuk ke keranjang dalam hitungan detik.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah pesanan WhatsApp langsung masuk ke aplikasi kasir?
Di KasirPOS, Anda menyalin teks pesanan dari WhatsApp lalu menempelnya di aplikasi, dan barang-barangnya menjadi keranjang. Pesanan tidak masuk sendiri tanpa disalin.
Format pesanan WhatsApp seperti apa yang paling mudah diproses?
Satu barang per baris, nama yang mirip nama produk di aplikasi, dan jumlah yang jelas seperti x10. Alamat dan catatan sebaiknya ditulis terpisah.
Apakah hasil tempel pesanan perlu dicek?
Perlu. Periksa apakah semua barang dan jumlahnya sudah benar sebelum pembayaran, terutama jika pesanan ditulis dalam satu kalimat panjang.
Bagaimana melihat omzet dari pesanan WhatsApp?
Tandai sumber pesanan sebagai WhatsApp saat transaksi. KasirPOS memisahkan penjualan per sumber pesanan di laporan.