Setiap Senin pagi, Anda menyalin daftar harga dari buku ke chat WhatsApp: "Beras 5 kg 74rb, minyak 2 L 38rb, gula 1 kg 18rb..." Empat puluh lima menit kemudian daftar itu selesai, lalu dikirim ke grup pelanggan. Siangnya, seorang pelanggan memesan telur, padahal telur sudah habis sejak Sabtu dan Anda lupa menghapusnya dari daftar. Dia kecewa, Anda pun sungkan. Panduan ini menunjukkan cara membuat katalog produk WhatsApp langsung dari data KasirPOS, sehingga daftar harga selalu sama dengan harga di kasir.
Singkatnya: KasirPOS bisa membuat katalog harga per kategori dalam bentuk teks, gambar, atau PDF, lalu membagikannya ke WhatsApp. Aktifkan pilihan hanya menampilkan barang yang tersedia agar pembeli tidak memesan barang yang sudah habis, dan tampilkan harga grosir bila katalog untuk reseller.
Masalah daftar harga yang diketik manual
Mengetik daftar harga sendiri terlihat sederhana, tetapi ada beberapa kebocoran yang sering terjadi:
- Harga beda dengan kasir. Di chat tertulis minyak Rp 36.000, padahal di kasir sudah Rp 38.000. Pelanggan merasa dibohongi saat bayar.
- Barang habis masih tercantum. Seperti kasus telur tadi.
- Waktu terbuang. 45 menit setiap minggu berarti sekitar tiga jam sebulan hanya untuk mengetik ulang.
- Salah ketik angka. "Rp 7.400" padahal maksudnya Rp 74.000, dan pembeli menagih harga yang salah itu.
Karena katalog di KasirPOS diambil dari data produk yang sama dengan yang dipakai kasir, harga di katalog selalu harga terbaru. Ide umum membuat daftar harga yang menarik dibahas di artikel katalog harga WhatsApp; artikel ini fokus pada cara membuatnya di aplikasi.
Teks, gambar, atau PDF: pilih yang mana?
| Format | Kelebihan | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Teks | Ringan, bisa disalin pembeli untuk memesan, mudah dicari di chat | Grup WhatsApp RT, pelanggan langganan yang pesan antar |
| Gambar | Menarik dilihat, enak dipasang di Status WhatsApp | Promosi menu kedai atau daftar sembako mingguan |
| Rapi untuk daftar panjang, bisa dicetak | Reseller, warung lain yang kulakan, daftar ratusan item |
Tidak harus memilih satu. Misalnya, gambar untuk Status WhatsApp dan teks untuk grup pelanggan.
Cara membuat katalog harga di KasirPOS
- Rapikan kategori lebih dulu. Katalog disusun per kategori, jadi kategori seperti "Beras & Minyak", "Minuman", "Kebutuhan Mandi" membuat daftar lebih mudah dibaca.
- Buka fitur katalog di aplikasi, lalu pilih kategori yang ingin dibagikan. Untuk grup ibu-ibu, mungkin cukup sembako dan kebutuhan dapur.
- Aktifkan pilihan hanya barang yang tersedia agar produk dengan stok habis tidak ikut tampil.
- Pilih apakah harga grosir ditampilkan. Aktifkan untuk katalog reseller, matikan untuk pembeli eceran.
- Pilih format teks, gambar, atau PDF.
- Bagikan ke WhatsApp, ke chat pribadi, grup, atau simpan untuk Status.
Langkah ini memerlukan internet hanya saat mengirim ke WhatsApp. Pembuatan katalognya sendiri memakai data yang sudah ada di perangkat. Bila tampilan katalog belum sesuai harapan, panduan di halaman bantuan KasirPOS atau Chat Admin di menu Lainnya bisa membantu.
Kenapa "hanya barang tersedia" sangat penting
Bayangkan dua katalog yang dikirim Senin pagi ke 80 anggota grup:
| Contoh | Semua barang | Hanya yang tersedia |
|---|---|---|
| Item di katalog | 65 | 58 |
| Barang habis yang ikut tampil | 7 | 0 |
| Pesanan yang harus ditolak | Beberapa setiap minggu | Hampir tidak ada |
Menolak pesanan itu mahal. Pembeli yang tiga kali mendengar "maaf, habis" akan mulai memesan ke tempat lain. Agar fitur ini akurat, angka stok di aplikasi juga harus akurat, artinya pembelian dari supplier dicatat dan opname dilakukan rutin.
Katalog khusus reseller dengan harga grosir
Kalau Anda juga melayani warung kecil atau reseller, KasirPOS bisa menampilkan harga grosir di katalog. Contohnya:
- Minyak goreng 2 L: eceran Rp 38.000, grosir mulai 12 botol Rp 36.500.
- Mi instan: eceran Rp 3.500, grosir per dus isi 40 Rp 124.000.
Buat dua katalog terpisah: satu untuk grup pelanggan eceran tanpa harga grosir, satu untuk reseller dengan harga grosir. Cara mengatur harga bertingkat dan satuan dus ada di panduan harga grosir dan satuan di KasirPOS.
Dari katalog ke pesanan: alurnya jadi singkat
Katalog teks punya keuntungan tersembunyi. Pembeli bisa menyalin baris yang mereka mau, mengubah jumlahnya, lalu mengirim balik. Di KasirPOS, pesanan dari WhatsApp bisa ditempel dan diubah menjadi keranjang, sehingga Anda tidak mengetik ulang. Panduannya ada di artikel tempel pesanan WhatsApp di KasirPOS. Setelah transaksi selesai, struk bisa dikirim ke WhatsApp pembeli. Untuk mengatur layanan antar secara keseluruhan, baca tips pesan antar warung lewat WhatsApp.
Catatan: KasirPOS bukan toko online dan tidak terhubung otomatis ke marketplace. Katalog adalah daftar harga yang Anda bagikan; pesanan tetap masuk lewat chat dan dicatat di kasir seperti biasa.
Katalog untuk kedai dan warung makan
Katalog bukan hanya untuk toko sembako. Kedai kopi atau warung makan bisa membagikan menu per kategori, misalnya "Kopi", "Non-Kopi", "Makanan Berat", dan "Camilan". Versi gambar cocok dipasang di Status WhatsApp setiap pagi, sedangkan versi PDF bisa dikirim ke kantor sekitar yang biasa memesan makan siang bersama.
Untuk menu yang stoknya Anda catat per item, misalnya kue titipan atau minuman botol, pilihan hanya barang tersedia juga membantu. Jika kue lapis sudah habis sejak jam satu siang, katalog yang dibuat sore hari tidak akan menampilkannya, sehingga pemesan langsung memilih menu lain tanpa perlu bertanya dulu. Satu catatan lagi: periksa ulang nama dan harga menu sesekali, karena katalog menampilkan apa yang tertulis di data produk Anda.
Jadwal kirim yang tidak mengganggu
- Kirim seminggu sekali di jam yang sama, misalnya Senin pukul 07.00, agar pelanggan terbiasa.
- Kirim ulang hanya bila ada perubahan harga besar atau barang baru.
- Gunakan Status WhatsApp untuk versi gambar, supaya grup tidak penuh.
Fitur katalog termasuk semua fitur gratis KasirPOS, tanpa iklan dan tanpa langganan. Lihat aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad untuk fitur lainnya, atau langsung unduh KasirPOS di App Store. Mulai Senin depan, ganti 45 menit mengetik dengan beberapa ketukan, dan pastikan pilihan hanya barang tersedia selalu aktif.
Pertanyaan yang sering diajukan
Format apa saja katalog WhatsApp di KasirPOS?
Katalog bisa dibuat per kategori dalam bentuk teks, gambar, atau PDF, lalu dibagikan ke chat, grup, atau Status WhatsApp.
Bagaimana agar barang habis tidak muncul di katalog?
Aktifkan pilihan hanya menampilkan barang yang tersedia. Pastikan juga stok di aplikasi akurat dengan mencatat pembelian dan rutin opname.
Bisakah katalog menampilkan harga grosir?
Bisa. Harga grosir bisa ditampilkan atau disembunyikan, sehingga Anda dapat membuat katalog terpisah untuk pembeli eceran dan reseller.
Apakah katalog KasirPOS sama dengan toko online?
Tidak. Katalog adalah daftar harga yang dibagikan; pesanan tetap masuk lewat chat dan dicatat di kasir.