Di catatan tertulis sabun cuci batangan sisa 24, di rak hanya ada 19. Pikiran pertama yang muncul biasanya tidak enak: "Siapa yang ambil?" Apalagi kalau Anda pernah dibantu keponakan atau karyawan menjaga toko. Padahal stok tidak sesuai antara catatan dan rak paling sering terjadi karena hal yang jauh lebih membosankan: salah catat.
Berikut sembilan penyebab yang paling umum di warung dan toko kelontong, cara mengenalinya, dan cara memperbaikinya, sebelum Anda menuduh orang yang belum tentu bersalah.
Singkatnya: stok tidak sesuai umumnya berasal dari pembelian yang belum dicatat, salah satuan, salah pilih produk di kasir, barang rusak yang tidak dikeluarkan, atau stok awal yang keliru. Pencurian memang mungkin, tapi baru masuk akal dicurigai setelah semua penyebab catatan dicek dan selisihnya tetap berulang di barang yang sama.
Cek dulu arah selisihnya
Sebelum mencari penyebab, lihat arah selisih. Ini petunjuk penting:
- Rak lebih sedikit dari catatan: ada barang keluar yang tidak tercatat (rusak, dipakai, salah jual, atau memang hilang).
- Rak lebih banyak dari catatan: ada barang masuk yang tidak tercatat, atau penjualan tercatat ke produk yang salah. Ini hampir pasti bukan pencurian.
Kalau dua barang yang mirip selisih ke arah berlawanan dalam jumlah sama, misalnya Kopi Sachet A kurang 10 dan Kopi Sachet B lebih 10, Anda sudah menemukan pelakunya: salah tekan tombol di kasir.
Sembilan penyebab stok tidak sesuai
1. Kulakan belum dicatat
Sales datang saat Anda sedang melayani, barang langsung ditaruh di gudang, notanya masuk laci. Stok fisik bertambah, catatan tidak. Biasanya ketahuan sebagai stok "lebih" atau stok minus di aplikasi.
2. Salah satuan: dus, pak, atau pcs
Masuk 2 dus air mineral isi 24, tapi dicatat 2 pcs. Atau sebaliknya, jual 1 pcs tapi tercatat 1 dus. Satu kesalahan satuan bisa membuat selisih puluhan barang sekaligus. Cara merapikannya dibahas di mengatur satuan dus, pak, dan pcs.
3. Salah pilih produk di kasir
Nama produk yang mirip ("Indomie Goreng" dan "Indomie Goreng Jumbo") atau harga yang sama membuat kasir sering memilih yang mana saja. Total uangnya benar, tapi stok dua produk itu jadi berantakan.
4. Barang rusak dan kedaluwarsa tidak dikeluarkan
Telur pecah, roti berjamur, kemasan bocor. Barangnya dibuang, tapi catatannya tetap ada. Biasakan mencatatnya, seperti dijelaskan di cara mencatat barang rusak.
5. Barang dipakai sendiri atau diberikan
Gula untuk dapur rumah, rokok untuk tamu, mi untuk makan siang karyawan. Ini sah, tapi tetap harus keluar dari catatan stok.
6. Stok awal sudah salah sejak hari pertama
Kalau stok awal diisi dari kira-kira, selisihnya akan terbawa selamanya. Banyak pemilik yang baru pindah ke aplikasi mengalami ini di bulan pertama.
7. Retur ke supplier atau dari pembeli tidak tercatat
Barang cacat dikembalikan ke sales, atau pembeli menukar barang. Fisiknya pindah, catatannya tidak.
8. Penjualan di luar kasir
Pesanan lewat WhatsApp yang diambil langsung dari rak, atau penjualan saat Anda tidak memegang HP. Uangnya mungkin masuk, tapi transaksinya tidak pernah diinput.
9. Kehilangan sungguhan
Barang diambil pembeli tanpa bayar, atau oleh orang dalam. Ini ada, tapi penyebab lain di atas jauh lebih sering. Tanda-tandanya dan cara mencegahnya ada di artikel barang hilang di toko.
Contoh menelusuri selisih
Misalkan saat opname Sabtu sore Anda menemukan selisih berikut:
| Barang | Catatan | Fisik | Selisih | Dugaan setelah dicek |
|---|---|---|---|---|
| Sabun batang | 24 | 19 | −5 | 3 dipakai untuk kamar mandi toko, 2 kemasan sobek |
| Air mineral 600 ml | 12 | 36 | +24 | Kulakan 1 dus belum dicatat |
| Kopi sachet A | 40 | 30 | −10 | Terjual sebagai kopi sachet B |
| Kopi sachet B | 15 | 25 | +10 | Pasangan selisih kopi A |
| Rokok merek X | 30 | 28 | −2 | Belum ketemu, pantau minggu depan |
Dari lima barang, hanya satu yang benar-benar belum terjelaskan, dan nilainya dua bungkus (sekitar Rp 60.000). Itu pun belum tentu dicuri. Kalau minggu depan rokok yang sama kembali kurang dan penyebab lain sudah dicoret, barulah Anda punya alasan untuk mengawasi lebih ketat.
Solusi agar stok kembali sesuai
- Hitung ulang dan jadikan titik nol. Lakukan opname, catat angka fisik, dan anggap semua selisih lama sudah "ditutup". Langkahnya ada di cara stock opname warung.
- Beri nama produk yang jelas. Sertakan ukuran dan varian di nama, misalnya "Minyak Goreng Pouch 2 L".
- Pakai barcode bila memungkinkan. Scan mengurangi salah pilih produk yang mirip.
- Satu map untuk semua nota kulakan. Input sebelum tutup toko.
- Siapkan kebiasaan "keluarkan dulu, baru buang". Barang rusak dicatat sebelum masuk tempat sampah.
- Semua penjualan lewat kasir. Termasuk pesanan WhatsApp dan barang yang diambil tetangga dengan janji bayar nanti.
Bagaimana KasirPOS membantu melacak selisih
Melacak selisih jauh lebih cepat kalau setiap pergerakan barang punya jejak. Di KasirPOS, aplikasi kasir dan stok untuk iPhone dan iPad, setiap stok masuk dan keluar tercatat dari penjualan, pembelian, opname, maupun retur. Anda bisa membuka riwayat stok satu barang dan melihat transaksi mana yang mengubah angkanya.
Beberapa hal yang relevan untuk sembilan penyebab di atas:
- Satuan tambahan seperti dus atau pak bisa punya harga dan barcode sendiri, sehingga menjual satu dus tidak tercatat sebagai satu pcs.
- Scan barcode lewat kamera atau scanner Bluetooth/USB mengurangi salah pilih produk.
- Pembelian dari supplier menambah stok dan memperbarui harga modal rata-rata; menghapus pembelian yang batal mengembalikan stok.
- Stok opname mencatat hitungan fisik, dan Periksa & Perbaiki Stok menghitung ulang stok dari riwayat bila angka terasa janggal.
- Pesanan WhatsApp bisa ditempel menjadi keranjang, jadi tetap masuk sebagai transaksi.
- Setiap transaksi menyimpan nama kasir, dan akun kasir bisa dibatasi agar tidak bisa membatalkan transaksi.
Semuanya gratis, berjalan offline, dan tidak memerlukan akun. Batasannya: hanya untuk iPhone/iPad dan satu meja kasir. Rincian lainnya ada di halaman fitur KasirPOS. Anda bisa unduh KasirPOS di App Store dan mulai dari opname hari ini sebagai stok awal.
Jadi, sebelum curiga, telusuri dulu. Dalam banyak kasus, stok tidak sesuai adalah masalah pencatatan yang bisa diperbaiki dengan kebiasaan kecil, dan hubungan Anda dengan orang yang membantu di toko tetap terjaga.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa penyebab paling umum stok tidak sesuai?
Yang paling sering adalah kulakan yang belum dicatat, salah satuan antara dus dan pcs, dan salah memilih produk yang mirip di kasir. Barang rusak yang dibuang tanpa dicatat juga sering jadi penyebab.
Kapan selisih stok patut dicurigai sebagai pencurian?
Saat penyebab pencatatan sudah dicek satu per satu dan selisihnya tetap berulang pada barang yang sama dari minggu ke minggu.
Kenapa stok fisik bisa lebih banyak dari catatan?
Biasanya ada barang masuk yang belum dicatat atau penjualan yang tercatat ke produk lain. Selisih ke arah lebih hampir tidak pernah disebabkan pencurian.
Seberapa sering stok perlu dicocokkan?
Barang mahal dan cepat laku sebaiknya dicek mingguan, sementara barang lain cukup bulanan. Yang penting rutin dan selisihnya langsung ditelusuri.