Cara Stock Opname Warung Kecil: Panduan Pertama Kali

Sudah dua tahun warung berjalan, dan belum sekali pun Anda menghitung seluruh isi rak. Setiap kali terpikir, bayangannya langsung menakutkan: ratusan jenis barang, gudang belakang yang berantakan, dan warung yang harus tutup seharian. Akhirnya ditunda lagi. Padahal tanpa hitungan itu, Anda tidak pernah tahu berapa sebenarnya modal yang tersimpan di rak. Panduan cara stock opname ini ditulis untuk Anda yang akan melakukannya pertama kali.

Stock opname adalah menghitung fisik semua barang lalu membandingkannya dengan catatan. Untuk warung kecil, ini bisa selesai dalam setengah hari jika disiapkan dengan benar.

Kenapa warung kecil juga perlu stock opname

• Mengetahui nilai modal di rak. Bisa jadi ada belasan sampai puluhan juta Rupiah yang tertahan dalam bentuk barang tanpa Anda sadari.
• Menemukan barang kedaluwarsa dan rusak yang tersembunyi di bagian belakang rak.
• Menemukan barang mati yang tidak laku berbulan-bulan.
• Menjadi stok awal yang benar jika Anda mau mulai mencatat stok atau beralih ke aplikasi kasir.

Persiapan sehari sebelumnya

1. Pilih waktu. Pagi sebelum buka atau malam setelah tutup. Hari dengan pembeli paling sedikit.
2. Bagi warung menjadi area. Misalnya: Area 1 rak depan (makanan ringan), Area 2 rak sembako, Area 3 kulkas, Area 4 rokok dan etalase, Area 5 gudang belakang.
3. Rapikan rak. Satukan barang yang sama di satu tempat. Barang yang tersebar di tiga tempat adalah sumber salah hitung terbesar.
4. Siapkan lembar hitung per area dengan kolom: nama barang, satuan, jumlah fisik, tanggal kedaluwarsa terdekat, kondisi.
5. Selesaikan pencatatan yang tertunda. Nota pembelian yang belum dicatat, barang rusak minggu ini, semua dicatat dulu.
6. Tentukan satuan hitung. Hitung dalam satuan yang Anda jual: rokok per bungkus atau per slop, mi per pcs, beras per karung atau per kg.

Perlengkapan yang perlu disiapkan

• Lembar hitung yang sudah dicetak atau ditulis per area, plus papan jepit agar mudah menulis sambil berdiri.
• Pulpen dua warna: hitam untuk hitungan pertama, merah untuk koreksi saat hitung ulang.
• Timbangan untuk barang curah yang dijual per kg.
• Kertas tempel kecil untuk menandai rak yang selesai.
• Kardus kosong untuk barang rusak dan kedaluwarsa.
• Kalkulator atau HP untuk menjumlahkan isi dus yang sudah terbuka.

Hal kecil seperti pulpen dua warna terdengar sepele, tetapi saat ada hitungan yang diragukan, Anda langsung tahu mana angka awal dan mana angka koreksi.

Cara stock opname di hari H: langkah menghitung

1. Hentikan barang masuk dan keluar. Jangan terima kiriman sales selama menghitung. Jika warung tetap buka, catat transaksi yang terjadi dan pisahkan.
2. Hitung per area, dari kiri ke kanan, atas ke bawah. Selesaikan satu area sebelum pindah.
3. Pakai dua orang jika bisa: satu menghitung dan menyebut, satu menulis. Lebih cepat dan lebih sedikit salah.
4. Tandai rak yang sudah dihitung dengan kertas tempel kecil, agar tidak terhitung dua kali.
5. Pisahkan barang rusak dan kedaluwarsa ke kardus terpisah saat menemukannya. Jangan dihitung sebagai stok layak jual.
6. Hitung ulang barang mahal seperti rokok, susu formula dan minyak, karena salah satu bungkus saja sudah bernilai.

Mencatat selisih dengan contoh

Jika Anda sudah punya catatan stok, bandingkan hasil hitungan dengan catatan. Jika belum punya catatan sama sekali, hasil opname pertama ini menjadi stok awal, dan selisih baru bisa dihitung di opname berikutnya.

Contoh rekaan beberapa baris hasil opname warung yang sudah mencatat stok:

Cara membaca dan menyusun laporan dari tabel seperti ini dibahas tersendiri di contoh laporan stock opname.

Tindak lanjut setelah opname

• Barang kedaluwarsa: keluarkan dari stok, catat sebagai kerugian, dan cek apakah pemasok menerima retur.
• Barang hampir kedaluwarsa: pindahkan ke depan rak atau jual dengan harga khusus. Biasakan prinsip yang dijelaskan di FIFO dan FEFO untuk toko sembako.
• Barang yang selisihnya besar: telusuri catatan seminggu terakhir sebelum menyimpulkan apa pun.
• Barang yang ternyata menumpuk: tahan pembelian berikutnya.
• Jadwalkan opname berikutnya. Bulanan untuk barang utama, atau bertahap per area. Opsi bertahap dijelaskan di opname bertahap (cycle count).

Stock opname dengan KasirPOS

Jika Anda memakai aplikasi kasir KasirPOS, sebagian besar pekerjaan membandingkan catatan dengan fisik dikerjakan aplikasi. Stok tercatat sudah ada dari penjualan dan pembelian sehari-hari, jadi Anda cukup memasukkan jumlah fisik di menu stock opname. Selisihnya dicatat sebagai bagian dari riwayat stok, sehingga stok di aplikasi kembali sesuai rak.

Tanggal kedaluwarsa dan lokasi rak juga bisa disimpan untuk setiap barang, dan aplikasi memberi pengingat harian untuk barang yang mendekati kedaluwarsa. Penjelasan menu opname ada di stok opname dan perbaiki stok di KasirPOS.

Jika ini opname pertama sekaligus awal memakai aplikasi, hasil hitungan bisa langsung dijadikan stok awal. Untuk ratusan barang, isi templat Excel/CSV lalu impor sekaligus. Semua fitur gratis dan bekerja tanpa internet. Unduh KasirPOS di App Store untuk iPhone atau iPad.

Opname berikutnya jauh lebih ringan

Opname pertama berat karena tiga hal sekaligus: merapikan rak, menyusun daftar barang, dan menghitung. Di opname kedua, rak sudah tertata, daftar sudah ada, dan Anda tahu area mana yang paling lama. Sebagai gambaran, opname pertama yang makan enam jam bisa saja tinggal dua atau tiga jam di putaran berikutnya. Lihat fitur stok KasirPOS untuk membantu rutinitas ini.