Checklist Hari Pertama Buka Kedai Kopi

Hari pembukaan kedai kopi seharusnya menyenangkan. Teman, tetangga, dan pengikut Instagram datang bersamaan. Lalu kenyataannya: printer struk tidak mau tersambung, harga es kopi susu di kasir masih Rp 0, susu cair tinggal dua kotak, uang kembalian habis di pesanan kelima, dan barista baru belum hafal takaran gula aren. Antrean mengular, pembeli pulang dengan kesan "lama dan berantakan". Sebuah checklist buka kedai kopi mencegah kekacauan seperti ini.

Daftar periksa di bawah dibagi per area: menu dan kasir, uang, perangkat, bahan, dan SOP tim. Pakai sebagai lembar centang tiga hari sampai satu hari sebelum pembukaan.

Checklist buka kedai kopi 1: menu dan aplikasi kasir

• Semua menu sudah dimasukkan dengan nama yang sama seperti di papan menu.
• Harga sudah benar, termasuk ukuran (regular, large) dan pilihan panas/dingin.
• Opsi berbayar sudah diatur: extra shot, oat milk, topping, level manis.
• Kategori diurutkan sesuai yang paling sering dipesan (misalnya Kopi Susu di urutan pertama).
• Pajak atau service charge sudah diatur bila memang dikenakan, atau dimatikan bila tidak.
• Promo pembukaan sudah ditentukan bentuknya: diskon per transaksi, potongan per item, atau beli dua gratis satu.
• Akun kasir untuk barista sudah dibuat dengan PIN masing-masing, dan izinnya diatur (misalnya boleh memberi diskon promo, tidak boleh membatalkan transaksi).

Jika memakai KasirPOS, template Kedai Kopi & Minuman bisa dijadikan titik awal sehingga Anda tinggal mengubah nama dan harga. Penjelasan templatenya ada di template usaha di KasirPOS.

Checklist 2: uang kembalian dan pembayaran

Hitung kebutuhan kembalian dari harga menu. Jika sebagian besar menu Rp 18.000 sampai Rp 25.000, banyak pembeli akan membayar dengan Rp 50.000 atau Rp 100.000. Contoh komposisi modal laci untuk hari pertama:

• QRIS toko sudah aktif dan sudah dicoba dengan transaksi kecil, misalnya Rp 1.000 dari HP sendiri.
• Gambar QRIS sudah dimasukkan ke aplikasi kasir atau dicetak dan dipajang.
• Ada aturan jelas siapa yang memeriksa notifikasi QRIS masuk sebelum minuman diserahkan.
• Modal awal laci dicatat saat buka kasir, agar selisih bisa dihitung saat tutup.

Checklist 3: perangkat dan printer

• iPhone atau iPad kasir terisi penuh, dengan charger di dekat meja kasir.
• Printer struk menyala, kertas terpasang, dan cetak percobaan berhasil dari aplikasi.
• Jika memakai label cup, kertas stiker 58 mm sudah dipasang dan label percobaan tercetak dengan rapi.
• Laci uang (jika ada) sudah tersambung ke printer dan terbuka saat pembayaran.
• Rencana cadangan jika printer bermasalah: struk dikirim lewat WhatsApp atau ditulis di cup.

Satu jebakan umum: printer yang dibeli ternyata hanya Bluetooth klasik, sehingga tidak bisa tersambung ke iPhone atau iPad. Untuk KasirPOS, printer perlu mendukung Bluetooth LE dengan perintah ESC/POS, dan tidak semua merek sudah dicoba, jadi selalu jalankan Test Print. Langkah menyambungkannya ada di cara menyambungkan printer di KasirPOS. Uji ini paling lambat tiga hari sebelum buka, supaya masih sempat menukar printer.

Checklist 4: bahan dan perlengkapan bar

Perkirakan jumlah gelas hari pertama, lalu tambahkan cadangan. Misalnya Anda memperkirakan 150 gelas, dengan 60% kopi susu:

• Es batu cukup, dengan tempat penyimpanan yang tidak cepat mencair.
• Kantong plastik atau carrier cup untuk pesanan banyak.
• Tisu, lap, sabun, dan tempat sampah terpisah.

Dengan fitur resep di KasirPOS, bahan seperti biji kopi, susu, dan gula aren bisa dimasukkan sebagai bahan baku. Setiap gelas yang terjual mengurangi bahan sesuai takaran, dan layar kasir menunjukkan sisa porsi, sehingga Anda tahu sebelum susu habis di tengah antrean.

Checklist 5: SOP dan pembagian tugas

• Takaran resep tertulis dan ditempel di bar. Lihat standar takaran resep barista untuk cara menyusunnya.
• Pembagian peran jelas: kasir, barista, dan orang yang mengantar atau membersihkan meja.
• Urutan kerja disepakati: pesanan dicatat di kasir, label atau struk pesanan keluar, barista membuat sesuai urutan nomor.
• Kalimat sambutan dan cara menawarkan promo pembukaan sudah dilatih.
• Aturan jika menu habis: siapa yang memutuskan dan menu pengganti apa yang ditawarkan.
• Prosedur tutup: hitung laci, cocokkan dengan laporan, dan catat selisih.

Dasar-dasar SOP kasir yang lebih umum bisa dibaca di SOP kasir toko.

Uji coba sehari sebelum buka

Ini bagian yang paling sering dilewati, padahal paling berharga. Undang 10 sampai 20 teman atau keluarga untuk memesan seperti pembeli sungguhan, sebaiknya dalam waktu berdekatan agar terasa ramai. Selama uji coba, perhatikan:

1. Berapa lama dari pesanan dicatat sampai minuman diserahkan?
2. Di mana tim saling menunggu: di kasir, di mesin espresso, atau di penyerahan?
3. Apakah ada menu yang harganya salah atau opsinya membingungkan?
4. Apakah printer dan label berjalan lancar saat pesanan beruntun?
5. Apakah laporan penjualan di akhir uji coba cocok dengan uang di laci?

Setelah uji coba, batalkan transaksi latihan agar laporan hari pembukaan bersih. Di KasirPOS, membatalkan transaksi akan mengembalikan stok dan bahan bakunya.

Alat kasir untuk kedai baru

Jika kedai Anda punya satu meja kasir dan memakai iPhone atau iPad, aplikasi kasir KasirPOS bisa menangani menu, opsi, label cup, resep bahan, dan laporan harian tanpa biaya langganan. Aplikasinya bisa diunduh di App Store. Satu catatan jujur: struk dapur dan label cup dicetak di printer yang sama dengan struk kasir, jadi jika Anda butuh printer terpisah khusus di bar, perlu sistem lain. Detail lain bisa dicek di situs KasirPOS.