Pagi-pagi tukang galon datang, Rp 20.000 diambil dari laci. Siang anak Anda minta uang beli plastik kresek, Rp 35.000 dari laci. Sore bayar parkir saat kulakan, uang receh dari laci lagi. Malamnya uang laci kurang Rp 70 ribu dari catatan penjualan, dan Anda tidak yakin apakah itu karena galon, plastik, atau memang ada yang salah kembalian.
Laci kasir yang dipakai untuk segala macam belanja kecil hampir pasti tidak pernah cocok. Cara klasik untuk membereskannya adalah kas kecil (dalam istilah kantor disebut petty cash): sejumlah uang tetap yang dipisah dari laci, khusus untuk belanja operasional kecil, lengkap dengan bukti.
Singkatnya: siapkan kas kecil dengan jumlah tetap, misalnya Rp 300.000, di amplop atau kotak terpisah dari laci kasir. Setiap pemakaian disertai nota atau catatan. Saat sisa menipis, jumlahkan bukti, catat sebagai biaya, lalu isi ulang tepat sebesar yang terpakai. Laci kasir hanya untuk uang penjualan dan kembalian.
Apa itu kas kecil dan kenapa toko butuh
Kas kecil adalah uang tunai yang sengaja disisihkan untuk pengeluaran rutin bernilai kecil: galon, gas untuk masak di kedai, plastik, tisu, sabun cuci, parkir, bensin antar barang, fotokopi, atau upah angkat barang. Pengeluaran seperti ini terlalu kecil untuk ditransfer, tetapi terlalu sering untuk diabaikan.
Tanpa kas kecil, uang untuk belanja ini diambil dari laci. Masalahnya, laci kasir seharusnya hanya berisi modal kembalian ditambah uang penjualan tunai. Begitu ada uang keluar yang bukan kembalian, hitungan tutup kasir jadi kabur. Kalau ada karyawan, situasinya lebih rawan: sulit membedakan pengeluaran yang wajar dengan uang yang hilang. Artikel selisih kas kasir membahas penyebab lainnya.
Sistem jumlah tetap: cara kerja kas kecil
Sistem yang paling cocok untuk toko kecil adalah sistem dana tetap. Prinsipnya: jumlah kas kecil selalu dikembalikan ke angka yang sama setiap kali diisi ulang.
- Tentukan jumlah tetap. Lihat rata-rata belanja kecil Anda selama satu atau dua minggu. Kalau rata-rata Rp 40.000 per hari, kas kecil Rp 300.000 cukup untuk sekitar seminggu.
- Pisahkan wadahnya. Amplop tebal, kotak kecil berkunci, atau dompet khusus. Jangan di laci kasir.
- Setiap pemakaian ada bukti. Nota toko, struk, atau tulisan tangan di secarik kertas: tanggal, untuk apa, berapa, siapa yang mengambil. Masukkan bukti ke wadah yang sama.
- Cek kapan saja: uang + bukti = jumlah tetap. Kalau sisa uang Rp 85.000 dan bukti berjumlah Rp 215.000, totalnya Rp 300.000, berarti cocok.
- Isi ulang sebesar yang terpakai. Jumlahkan bukti (Rp 215.000), catat sebagai biaya, lalu ambil Rp 215.000 dari uang usaha untuk mengembalikan kas kecil ke Rp 300.000.
Contoh rekap kas kecil satu minggu
Contoh rekap warung makan kecil dengan kas kecil Rp 300.000 (angka rekaan):
| Tanggal | Keperluan | Jumlah | Sisa |
|---|---|---|---|
| Senin | Isi ulang 2 galon | Rp 40.000 | Rp 260.000 |
| Senin | Plastik kresek dan karet | Rp 32.000 | Rp 228.000 |
| Rabu | Sabun cuci piring dan spons | Rp 27.000 | Rp 201.000 |
| Kamis | Parkir dan bensin ke pasar | Rp 30.000 | Rp 171.000 |
| Jumat | Tisu dan sedotan | Rp 45.000 | Rp 126.000 |
| Sabtu | Upah bongkar karung beras | Rp 41.000 | Rp 85.000 |
| Total terpakai | Rp 215.000 | ||
Di akhir minggu, Rp 215.000 ini dicatat sebagai biaya operasional, dan kas kecil diisi ulang Rp 215.000. Dari rekap seperti ini Anda juga bisa melihat pola. Misalnya, plastik dan tisu ternyata menghabiskan Rp 77.000 seminggu atau sekitar Rp 330.000 sebulan. Kalau dibeli per bal di grosir, mungkin bisa lebih hemat. Ide penghematan lain ada di cara menghemat biaya operasional warung.
Aturan main supaya kas kecil tidak bocor
- Batasi per pengeluaran. Misalnya maksimal Rp 100.000 sekali ambil. Di atas itu harus izin pemilik atau dibayar dari rekening.
- Bukan untuk kulakan barang dagangan. Belanja stok dicatat sebagai pembelian barang, bukan biaya kecil. Kalau dicampur, HPP dan stok jadi tidak akurat. Lihat juga risiko belanja stok pakai uang laci.
- Bukan untuk keperluan rumah. Uang jajan anak atau belanja dapur rumah adalah pengambilan pemilik, dicatat terpisah.
- Bukan untuk pinjaman karyawan. Kasbon karyawan punya catatan sendiri.
- Satu orang penanggung jawab. Kalau ada karyawan, tunjuk satu orang yang memegang kas kecil, dan pemilik yang mengisi ulang.
- Cek mendadak sesekali. Hitung uang dan bukti tanpa pemberitahuan. Kalau jumlahnya selalu pas, Anda bisa lebih tenang.
Mencatat kas kecil dengan KasirPOS
Aplikasi kasir gratis KasirPOS untuk iPhone dan iPad tidak punya modul kas kecil khusus, tetapi pencatatannya bisa dibuat rapi dengan fitur yang ada:
- Catat pengeluaran kecil sebagai pengeluaran lain-lain. Saat rekap mingguan, masukkan total biaya kas kecil (atau per kategori, misalnya "Kebersihan", "Kemasan", "Transport") supaya muncul di laporan laba rugi sebagai biaya operasional.
- Pilih dompet sumber uang yang sebenarnya. Kalau isi ulang kas kecil diambil dari laci, catat pengeluaran itu dari dompet laci, sehingga saldo laci yang diharapkan saat tutup kasir tetap benar.
- Atur izin karyawan. Hak mencatat pengeluaran dan pemasukan bisa diberikan atau tidak diberikan per akun kasir. Jika hanya pemilik yang boleh mencatat, karyawan cukup menyerahkan bukti.
- Tutup kasir tiap malam. Fitur buka dan tutup kasir mencatat modal awal, hasil hitung laci, dan selisihnya. Karena belanja kecil sudah keluar dari laci lewat jalur kas kecil, selisih yang muncul jauh lebih mudah dijelaskan.
Laporan pengeluaran dan arus kas bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk arsip bulanan. Semua fitur pencatatan KasirPOS gratis tanpa batas, dan aplikasinya berjalan tanpa internet. Anda bisa unduh KasirPOS di App Store untuk mencobanya.
Catatan: simpan nota fisik kas kecil di satu map per bulan. Aplikasi mencatat angkanya, tetapi bukti kertas tetap berguna saat Anda ingin memeriksa ulang atau menunjukkan rincian biaya ke pihak lain.
Mulai minggu ini
Ambil satu amplop, isi Rp 200.000 sampai Rp 300.000, tulis "KAS KECIL" besar-besar, dan letakkan jauh dari laci. Selama seminggu, semua belanja kecil hanya boleh dari amplop itu. Di akhir minggu, jumlahkan buktinya. Kemungkinan besar, ini minggu pertama laci kasir Anda cocok beberapa hari berturut-turut, dan Anda juga jadi tahu persis berapa biaya "remeh" yang selama ini tidak terasa. Kebiasaan ini cocok dipadukan dengan checklist tutup toko malam.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang dimaksud kas kecil di toko?
Kas kecil adalah uang tunai dengan jumlah tetap yang dipisah dari laci kasir, khusus untuk belanja operasional kecil seperti galon, plastik, parkir, dan sabun.
Berapa jumlah kas kecil yang ideal untuk warung?
Sesuaikan dengan rata-rata belanja kecil Anda. Banyak warung cukup dengan jumlah yang bisa menutup kebutuhan sekitar satu minggu, misalnya Rp 200.000 sampai Rp 300.000.
Bagaimana cara mengisi ulang kas kecil?
Jumlahkan semua bukti pengeluaran, catat totalnya sebagai biaya, lalu isi ulang tepat sebesar jumlah yang terpakai sehingga kas kecil kembali ke angka tetap.
Bolehkah kas kecil dipakai untuk belanja stok?
Sebaiknya tidak. Belanja barang dagangan dicatat sebagai pembelian stok agar HPP dan jumlah stok tetap akurat.