Perbedaan Utang dan Piutang untuk Pemilik Warung

Sales minyak goreng bilang, "Bu, piutangnya jatuh tempo Jumat ya." Lalu di hari yang sama, tetangga bertanya, "Utang saya di warung berapa, Bu?" Dua kalimat, dua istilah, dan Anda sempat bingung: yang mana uang yang harus Anda bayar, dan yang mana uang yang harus Anda terima?

Wajar kalau bingung, karena utang dan piutang sebenarnya membicarakan hal yang sama dari dua sisi. Artikel ini menjelaskan perbedaan utang dan piutang dengan contoh sehari-hari di warung, supaya Anda tidak lagi tertukar saat mencatat, menagih, atau membaca laporan.

Perbedaan utang dan piutang secara sederhana

Pakai satu pertanyaan untuk membedakannya: "Nanti uangnya mengalir ke mana?"

• Kalau nanti uang masuk ke laci Anda, itu piutang.
• Kalau nanti uang keluar dari laci Anda, itu utang.

Pelanggan bilang "utang saya" karena dari sisinya, ia yang harus membayar. Sales bilang "piutang" karena dari sisinya, ia yang akan menerima. Keduanya benar menurut sudut pandang masing-masing. Yang penting, di catatan warung Anda, gunakan sudut pandang warung.

Contoh utang dan piutang di warung

Bayangkan satu minggu di sebuah warung sembako. Angka-angka berikut hanya contoh:

Total piutang minggu itu Rp 188.000, total utang Rp 6.550.000. Kalau Anda hanya melihat "ada catatan belum bayar", dua angka ini bisa tercampur dan Anda salah menilai posisi uang warung.

Bagaimana dengan barang titipan?

Barang konsinyasi, misalnya keripik titipan tetangga yang dibayar setelah laku, juga menimbulkan utang bagi warung, tetapi hanya sebesar barang yang sudah terjual. Barang yang belum laku dikembalikan dan tidak menjadi utang.

Kenapa keduanya tidak boleh tertukar

Piutang dan utang berpengaruh ke arah yang berlawanan:

• Piutang besar berarti banyak uang Anda tertahan di luar. Warung terlihat laris, tetapi kas tipis. Solusinya: batasi kasbon dan tagih rutin.
• Utang besar berarti banyak kewajiban yang harus dibayar. Stok di rak terlihat penuh, tetapi sebagian barang itu sebenarnya belum lunas. Solusinya: catat jatuh tempo dan sisihkan uangnya.

Kesalahan yang sering terjadi: pemilik warung melihat rak penuh dan laci berisi Rp 2 juta, lalu merasa aman. Padahal ada utang ke distributor Rp 3,4 juta yang jatuh tempo lusa. Sebaliknya, ada yang merasa "warung punya uang Rp 1 juta di luar" padahal sebagian besar piutang itu sudah macet.

Menghitung posisi bersih warung

Satu angka sederhana yang berguna: kas + piutang yang masih lancar − utang yang segera jatuh tempo. Dari contoh di atas, misalkan uang di laci dan rekening Rp 2.600.000:

Rp 2.600.000 + Rp 188.000 − Rp 4.550.000 (mi dan gula) = minus Rp 1.762.000.

Artinya, kalau semua jatuh tempo bersamaan, warung kekurangan uang. Pinjaman ke saudara tidak dimasukkan karena tempo bayarnya lebih lama. Hitungan sederhana ini memberi tanda bahaya jauh sebelum Anda kebingungan di depan sales. Untuk sisi utang, panduan mengelola utang ke supplier agar tidak telat jatuh tempo akan membantu. Untuk sisi piutang, mulai dari aturan main kasbon di warung.

Istilah lain yang sering muncul bersama utang dan piutang

Saat berurusan dengan sales, bank, atau membaca laporan, Anda mungkin mendengar istilah berikut. Penjelasannya dari sudut pandang warung:

• Tempo atau jatuh tempo: batas tanggal pembayaran. "Tempo 14 hari" artinya barang dibayar paling lambat 14 hari setelah nota.
• Konsinyasi: barang titipan yang baru dibayar setelah laku, seperti dibahas di atas.
• Piutang tak tertagih atau macet: kasbon yang kemungkinan besar tidak akan dibayar. Cara memutuskannya ada di kapan piutang macet direlakan.
• Kas: uang yang benar-benar ada sekarang, di laci maupun rekening. Piutang belum termasuk kas.
• Modal kerja: uang yang berputar untuk membeli stok dan operasional. Piutang yang besar membuat modal kerja terasa sempit.

Kalau Anda ingin memahami cara mencatat semuanya dalam satu sistem, konsep dasarnya dijelaskan di dasar debit dan kredit untuk pemilik warung.

Cara mencatat keduanya secara terpisah

Kalau masih pakai buku tulis, gunakan dua buku atau dua bagian yang jelas:

1. Buku piutang (kasbon pelanggan): satu halaman per pelanggan, berisi tanggal, rincian belanja, pembayaran, dan sisa. Formatnya ada di cara mencatat utang pelanggan.
2. Buku utang (ke supplier): satu baris per nota pembelian, berisi nama supplier, nomor nota, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan tanggal lunas.

Jangan campur keduanya di satu halaman, karena saat dijumlah hasilnya tidak berarti apa-apa.

Di aplikasi kasir KasirPOS, pemisahan ini sudah tersedia. Kasbon pelanggan masuk ke Buku Utang, yaitu catatan utang pelanggan kepada warung (yang dari sisi warung adalah piutang), lengkap dengan total yang belum lunas, riwayat cicilan, dan tagihan lewat WhatsApp. Sementara pembelian dari supplier yang belum dibayar tercatat di bagian pembelian, sehingga Anda bisa melihat supplier mana yang masih harus dilunasi. Kalau pembelian yang belum dibayar ternyata batal dan dihapus, stok dan pengeluarannya ikut dikembalikan.

KasirPOS gratis, tanpa iklan dan langganan, berjalan offline di iPhone dan iPad. Anda bisa unduh KasirPOS di App Store, atau lihat fitur lengkap KasirPOS terlebih dahulu.

Ringkasan cepat

Kalau besok sales menyebut "piutang" dan tetangga menyebut "utang", Anda sudah tahu: sales akan menerima uang dari Anda, dan tetangga akan membayar ke Anda.