Kelebihan Stok (Overstock): Tanda Anda Kebanyakan Kulakan

Gudang belakang penuh sampai pintunya susah ditutup. Dus mi instan bertumpuk, karung gula berjejer, rak-rak terisi rapat. Tapi saat sales rokok datang menagih, uang di laci tidak cukup dan Anda terpaksa meminjam dari uang belanja rumah. Toko terlihat makmur, kas justru kering. Ini gejala klasik kelebihan stok.

Kelebihan stok (overstock) jarang disadari karena rasanya aman: barang banyak, tidak takut kehabisan. Padahal setiap dus yang menunggu terlalu lama adalah uang yang tidak bisa dipakai. Artikel ini membahas tanda-tandanya, cara mengukurnya secara sederhana, dan cara mengerem pembelian tanpa membuat rak kosong.

Tujuh tanda Anda kebanyakan kulakan

1. Kas sering kurang untuk membayar tagihan, padahal penjualan tidak turun.
2. Saat jadwal kulakan, barang yang sama masih ada setengah dus atau lebih.
3. Gudang perlu dibongkar untuk mencari barang, karena tumpukannya terlalu tinggi.
4. Barang mulai rusak di penyimpanan: kardus lembap, kemasan penyok, tikus.
5. Anda sering membeli karena "harga sedang turun" atau "dapat bonus kalau ambil 10 dus".
6. Barang bertanggal mendekati kedaluwarsa sebelum habis.
7. Anda tidak yakin berapa total nilai barang di toko, hanya merasa "banyak".

Kalau tiga atau lebih tanda di atas terasa akrab, kemungkinan besar sebagian modal Anda sedang tertidur di gudang.

Mengukur kelebihan stok dengan hitungan sederhana

Ukuran paling mudah adalah berapa hari stok cukup: stok saat ini dibagi penjualan rata-rata per hari. Contoh di sebuah toko kelontong (angka contoh):

Kalau Anda kulakan setiap minggu, idealnya stok cukup untuk sekitar 7–10 hari (termasuk sedikit cadangan). Gula dengan 20 hari berarti satu kulakan bisa dilewati. Kecap dan teh celup cukup untuk 48 dan 72 hari, jadi modalnya tertahan lebih dari sebulan.

Coba hitung modalnya dengan patokan stok wajar untuk 10 hari (kecap 10 botol, teh celup 5 kotak). Kelebihan kecap 38 × Rp 7.500 = Rp 285.000, kelebihan teh celup 31 × Rp 6.000 = Rp 186.000. Dari dua barang saja, sekitar Rp 471.000 sebenarnya belum perlu dibeli. Untuk ukuran yang lebih lengkap, pelajari cara menghitung perputaran stok.

Kenapa kelebihan stok terjadi?

• Takut kehabisan. Pernah kosong sekali, lalu sejak itu selalu membeli dua kali lipat.
• Tergiur harga grosir. Diskon Rp 2.000 per dus terasa menguntungkan, padahal dusnya baru habis dua bulan.
• Kulakan berdasarkan perasaan. Tanpa catatan penjualan, mudah salah mengira barang mana yang laris.
• Satu jadwal untuk semua barang. Barang yang laku 20 per hari dan yang laku 1 per hari dibeli dengan pola yang sama.

Cara mengerem pembelian tanpa membuat rak kosong

Beli lebih sering, dalam jumlah kecil, untuk barang lambat

Ini prinsip utamanya. Barang seperti kecap, teh celup, atau bumbu tidak perlu dibeli per dus setiap minggu. Belilah setengah dus atau beberapa pak, dan cek setiap dua minggu. Barang cepat laku seperti mi instan dan minyak tetap dibeli rutin.

Tetapkan anggaran kulakan per minggu

Misalnya penjualan Anda rata-rata Rp 1.500.000 per hari dengan margin kotor sekitar 15%. Modal barang yang terjual per hari sekitar Rp 1.275.000, atau sekitar Rp 8.900.000 per minggu. Itu patokan anggaran kulakan mingguan agar stok tidak membengkak. Kalau minggu ini Anda membelanjakan Rp 12 juta, tanyakan: barang apa yang sebenarnya belum perlu? Cara menyusun anggarannya ada di anggaran belanja stok bulanan.

Tahan pembelian sampai stok turun

Untuk barang yang sudah kelebihan, lewati satu atau dua jadwal kulakan. Jangan langsung banting harga; biarkan penjualan normal menghabiskannya, kecuali barang itu bertanggal pendek.

Tolak bonus yang tidak perlu

Hitung dulu: bonus 1 dus kalau beli 10 dus memang memotong harga sekitar 9%. Tapi kalau 10 dus itu baru habis dalam tiga bulan, uangnya tertahan jauh lebih lama daripada nilai bonusnya. Untuk barang yang sudah lama tidak bergerak sama sekali, lihat juga cara mengenali barang tidak laku.

Dampaknya ke modal kerja

Uang yang dibebaskan dari overstock bisa dipakai untuk hal yang lebih penting: membayar sales tepat waktu, menyiapkan stok barang laris, atau menyimpan dana darurat toko. Toko yang perputarannya cepat bisa berjalan dengan modal lebih kecil daripada toko yang gudangnya penuh. Penjelasannya dibahas di modal kerja toko kelontong.

Mengontrol stok dan kulakan dengan KasirPOS

Hitungan "cukup untuk berapa hari" membutuhkan dua angka: stok saat ini dan penjualan harian. Kalau keduanya ditulis manual, Anda harus menghitung rak dan merekap buku setiap kali. Di KasirPOS, aplikasi kasir dan stok gratis, stok berkurang setiap kali barang terjual dan bertambah saat pembelian dicatat, sementara laporan penjualan per produk menunjukkan berapa yang laku per hari, minggu, atau bulan.

Beberapa hal lain yang membantu mengerem kulakan:

• Pembelian dari supplier tercatat bersama pembelian yang belum lunas, sehingga Anda tahu berapa uang yang sudah keluar dan berapa utang ke supplier.
• Pengeluaran operasional dan laporan arus kas menunjukkan ke mana uang pergi.
• Laporan bisa diekspor ke Excel untuk dihitung "cukup berapa hari" per barang.

KasirPOS berjalan di iPhone dan iPad, offline, tanpa akun, dan seluruh fiturnya gratis. Kalau ingin mencoba, unduh KasirPOS di App Store atau baca dulu fitur lengkap KasirPOS.

Gudang yang penuh bukan ukuran toko yang sehat. Ukurannya adalah barang yang terus bergerak dan kas yang cukup untuk membayar tagihan. Mulailah dari lima barang dengan "cukup untuk" paling lama, dan kurangi pembeliannya minggu ini.