Bu Ratna pesan 80 nasi kotak untuk pengajian hari Sabtu, membayar DP Rp 500.000 hari Senin. Anda menulisnya di sobekan kertas yang ditempel di kulkas. Hari Sabtu, nasi kotak diantar, dan Bu Ratna menyerahkan sisa pembayaran. Tapi berapa sisanya? Anda ingat totalnya Rp 2.000.000, tapi DP-nya Rp 500.000 atau Rp 700.000? Kertasnya sudah hilang, terselip di antara catatan belanja.
Pesanan dengan uang muka adalah hal biasa untuk katering kecil, kue ulang tahun, tumpeng, atau hampers. Masalahnya, DP sering dicatat seadanya. Artikel ini membahas cara mencatat DP pesanan sebagai pembayaran sebagian, sementara sisanya tercatat sebagai tagihan yang jelas sampai lunas.
Singkatnya: Setiap pesanan pre-order dicatat sebagai satu transaksi dengan total penuh. DP dicatat sebagai pembayaran sebagian, dan sisa otomatis menjadi tagihan atas nama pemesan. Saat pelunasan, bayar tagihan itu, bukan membuat transaksi baru. Setiap DP harus punya catatan sisa yang jelas: siapa, berapa, untuk tanggal berapa.
Kenapa pencatatan DP sering kacau
- DP dicatat sebagai penjualan penuh. Omzet hari Senin terlihat besar, padahal barangnya baru dibuat hari Sabtu dan sisanya belum dibayar.
- DP tidak dicatat sama sekali. Uang masuk ke dompet, lalu terpakai belanja bahan, dan saat pelunasan Anda tidak yakin berapa yang sudah diterima.
- Pelunasan dicatat sebagai transaksi baru. Pesanan yang sama tercatat dua kali, stok berkurang dua kali, dan laporan tidak masuk akal.
- Tidak ada bukti untuk pemesan. Ketika terjadi perbedaan ingatan, tidak ada yang bisa ditunjukkan.
Data wajib di setiap pesanan pre-order
Apa pun alat yang Anda pakai, setiap pesanan harus punya data berikut:
| Data | Contoh |
|---|---|
| Nama dan nomor HP pemesan | Bu Ratna, 0812-xxxx-xxxx |
| Tanggal dan jam pesanan diambil/diantar | Sabtu, 14 Nov, pukul 10.00 |
| Rincian pesanan | 80 nasi kotak ayam bakar @ Rp 25.000 |
| Total | Rp 2.000.000 |
| DP dan tanggalnya | Rp 500.000, Senin 9 Nov, transfer |
| Sisa tagihan | Rp 1.500.000 |
| Alamat antar | Musala Al-Ikhlas, Jl. Mawar 12 |
Kirim ringkasan ini ke pemesan lewat WhatsApp setelah DP diterima. Ini bukti untuk kedua pihak sekaligus pengingat tanggal.
Berapa besar DP yang wajar
Tidak ada angka baku, tapi DP sebaiknya minimal menutup modal bahan. Contoh perhitungan nasi kotak di atas:
| Komponen | Per kotak | 80 kotak |
|---|---|---|
| Bahan (nasi, ayam, lalapan, sambal, buah) | Rp 13.500 | Rp 1.080.000 |
| Kotak, sendok, tisu | Rp 2.000 | Rp 160.000 |
| Modal | Rp 15.500 | Rp 1.240.000 |
Modal Rp 1.240.000, jadi DP Rp 500.000 hanya menutup sekitar 40 persen. Kalau pesanan batal mendadak, Anda menanggung sisanya. Sebagian usaha katering kecil memilih meminta DP sekitar 50 persen agar risikonya lebih ringan. Tulis aturan pembatalan sejak awal, misalnya DP tidak dikembalikan jika batal kurang dari dua hari sebelum acara. Cara menghitung modal per porsi ada di HPP makanan per porsi.
Cara mencatat DP secara manual
Kalau masih memakai buku, buat halaman khusus "Pesanan" yang terpisah dari penjualan harian.
- Tulis satu baris per pesanan dengan kolom: tanggal pesan, nama, tanggal acara, total, DP, sisa, status.
- Saat DP diterima, isi kolom DP dan hitung sisa.
- Saat pelunasan, isi tanggal lunas dan coret baris tersebut.
- Setiap pagi, lihat daftar pesanan yang belum lunas untuk tahu acara terdekat.
Uang DP sebaiknya disimpan terpisah atau setidaknya dicatat sebagai uang yang sudah "punya pemilik". Jangan sampai terpakai untuk keperluan lain sebelum bahan pesanan dibeli. Prinsipnya sama dengan memisahkan uang pribadi dan usaha.
Mencatat DP dan pelunasan di KasirPOS
Di aplikasi kasir KasirPOS, pembayaran yang kurang dari total otomatis dicatat sebagai utang pelanggan. Ini bisa dipakai untuk DP:
- Pilih atau tambahkan data pelanggan, misalnya Bu Ratna.
- Masukkan pesanan ke keranjang: 80 nasi kotak. Kalau ada item yang tidak ada di daftar produk, pakai item manual.
- Di layar bayar, masukkan nominal DP Rp 500.000 dengan metode yang dipakai, misalnya transfer.
- Sisa Rp 1.500.000 tercatat di Buku Utang atas nama Bu Ratna.
- Saat pelunasan, buka Buku Utang, cari nama pelanggan atau nomor nota, lalu catat pembayaran sisa. Kalau dibayar bertahap, setiap cicilan tersimpan dengan riwayatnya.
Total tagihan yang belum lunas terlihat di Buku Utang, sehingga Anda tahu berapa uang yang masih harus diterima dari semua pesanan. Tagihan beserta rincian nota juga bisa dikirim ke WhatsApp pemesan sebagai pengingat sopan menjelang hari acara.
Catatan: Dengan cara ini, penjualan tercatat pada tanggal transaksi dibuat, yaitu saat DP diterima, dan stok bahan berkurang saat itu juga. Kalau Anda ingin penjualan tercatat di hari pengiriman, catat DP-nya dulu di buku terpisah lalu buat transaksi di hari H, atau ubah tanggal transaksi setelahnya karena KasirPOS memungkinkan edit tanggal transaksi. Pilih satu cara dan pakai secara konsisten.
Penjelasan lengkap fitur ini ada di Buku Utang di KasirPOS, dan cara menagih tanpa canggung dibahas di cara menagih utang lewat WhatsApp. KasirPOS gratis untuk iPhone dan iPad, tanpa langganan dan tanpa batas jumlah transaksi. Unduh KasirPOS di App Store atau pelajari dulu fitur Buku Utang dan kasir KasirPOS.
Contoh alur satu pesanan dari awal sampai lunas
Agar lebih jelas, berikut perjalanan pesanan tumpeng Pak Joko senilai Rp 850.000 yang dibayar dalam tiga tahap:
| Tanggal | Kejadian | Dibayar | Sisa tagihan |
|---|---|---|---|
| Senin | Pesan tumpeng untuk Kamis, bayar DP tunai | Rp 400.000 | Rp 450.000 |
| Rabu | Tambah bayar lewat QRIS | Rp 250.000 | Rp 200.000 |
| Kamis | Tumpeng diantar, pelunasan tunai | Rp 200.000 | Rp 0 |
Perhatikan bahwa setiap pembayaran punya metode sendiri. DP tunai masuk ke laci, cicilan QRIS masuk ke rekening. Kalau metodenya tercatat dengan benar, saldo laci dan rekening di akhir hari tetap cocok. Yang tidak boleh terjadi: pelunasan Rp 200.000 dicatat sebagai penjualan tumpeng baru senilai Rp 200.000.
Kebiasaan agar pesanan pre-order aman
- Jangan terima pesanan tanpa DP dari pemesan baru, sebaik apa pun kesannya.
- Konfirmasi ulang jumlah dan jam dua hari sebelum acara.
- Belanja bahan berdasarkan daftar pesanan yang sudah ber-DP.
- Serahkan pesanan hanya setelah pelunasan, atau sepakati di awal jika pelunasan dilakukan setelah acara.
- Setiap akhir minggu, periksa tagihan yang belum lunas dan hubungi pemesannya.
DP adalah janji dua arah: pemesan berjanji membayar sisanya, Anda berjanji mengantar pesanan tepat waktu. Catatan yang jelas menjaga kedua janji itu tetap terpegang.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana cara mencatat DP pesanan?
Catat pesanan dengan total penuh, lalu catat DP sebagai pembayaran sebagian. Sisanya menjadi tagihan atas nama pemesan sampai dilunasi.
Berapa DP yang wajar untuk pesanan katering?
Tidak ada angka baku, tapi DP sebaiknya minimal menutup modal bahan. Sebagian usaha kecil memilih sekitar 50 persen dari total.
Apakah DP langsung dihitung sebagai penjualan?
Tergantung cara pencatatan yang Anda pilih. Yang penting konsisten dan sisa tagihan tercatat jelas agar pesanan tidak tercatat dua kali saat pelunasan.
Bisakah KasirPOS mencatat DP dan sisa pembayaran?
Bisa. Di KasirPOS, pembayaran yang kurang dari total otomatis tercatat sebagai utang pelanggan di Buku Utang, dan pelunasan atau cicilan dicatat di sana.