Buku Utang KasirPOS: Catat Kasbon, Cicilan, dan Kirim Tagihan

Kasbon Pak Darto tercatat di buku tulis di bawah laci. Kasbon Bu Sri ada di catatan HP Anda. Utang tetangga sebelah yang kurang bayar Rp 7.000 kemarin sore hanya Anda ingat di kepala. Lalu istri Anda juga menerima kasbon saat Anda pergi kulakan, dan mencatatnya di kertas bon. Ketika ditanya "Total piutang kita sekarang berapa?", tidak ada yang bisa menjawab tanpa membongkar empat tempat sekaligus.

Aplikasi kasir kasbon menyelesaikan masalah catatan yang tercecer ini. Di KasirPOS, semua utang pelanggan tercatat di Buku Utang: dari transaksi yang kurang bayar, cicilan yang masuk, sampai tagihan yang dikirim ke WhatsApp. Total piutang terlihat dalam satu layar.

Kenapa catatan kasbon mudah tercecer

Kasbon terjadi di saat yang sibuk. Pembeli bilang "nanti sore saya bayar", Anda mengangguk karena ada orang lain yang menunggu, dan catatannya ditulis di mana saja yang terdekat. Akibatnya:

• Tidak ada satu angka total yang bisa dipercaya.
• Saat menagih, Anda tidak bisa menunjukkan rincian barang apa saja, tanggal berapa.
• Pembayaran sebagian dicatat di tempat berbeda dari utang awalnya, sehingga sisa utang jadi perdebatan.
• Kasbon kecil di bawah Rp 10.000 sering tidak dicatat sama sekali, padahal kalau dijumlahkan bisa ratusan ribu.

Aturan main kasbon yang sehat, seperti siapa yang boleh berutang dan kapan jatuh tempo, dibahas di aturan main kasbon warung. Artikel ini fokus pada pencatatannya.

Cara utang tercatat di Buku Utang

Di KasirPOS, utang lahir dari transaksi, bukan dicatat terpisah. Contohnya:

1. Bu Sri belanja beras 5 kg, minyak 2 liter, dan telur 1 kg. Totalnya Rp 132.000.
2. Di layar pembayaran, Bu Sri hanya membayar Rp 100.000 tunai.
3. Pilih pelanggan Bu Sri (atau tambahkan datanya kalau belum ada), lalu selesaikan transaksi.
4. Kekurangan Rp 32.000 otomatis tercatat sebagai utang Bu Sri, terhubung ke nota transaksi itu.

Kalau pembeli tidak membayar sama sekali, seluruh nilai transaksi menjadi utang. Karena utang selalu terkait nota, Anda bisa menunjukkan barang apa saja yang dibeli dan kapan. Situasi pembeli yang kurang bayar dibahas lebih detail di pembeli bayar kurang jadi utang.

Contoh rekap kasbon satu bulan

Seperti inilah gambaran yang bisa Anda lihat ketika semua kasbon ada di satu tempat (angka ilustrasi):

Angka Rp 345.500 itu adalah uang Anda yang sedang berada di tangan pelanggan. Untuk warung dengan modal belanja harian Rp 1–2 juta, jumlah ini cukup besar untuk mempengaruhi kemampuan kulakan. Dengan melihatnya setiap hari, Anda bisa memutuskan kapan perlu menahan kasbon baru. Cara menentukan batasnya ada di batas kasbon pelanggan.

Menerima cicilan dengan riwayat lengkap

Pelanggan jarang melunasi sekaligus. Pak Darto mungkin membayar Rp 50.000 tiap Jumat. Setiap pembayaran dicatat sebagai cicilan pada utangnya, lengkap dengan tanggal, sehingga:

• Sisa utang langsung berkurang dan selalu terlihat.
• Riwayat cicilan bisa ditunjukkan kalau pelanggan bertanya "Saya sudah bayar berapa?"
• Utang yang lunas berpindah ke daftar lunas, terpisah dari yang belum dibayar.

Tips menyusun jadwal cicilan yang realistis ada di cicilan utang pelanggan.

Mencari utang dan mengirim tagihan ke WhatsApp

Cari dalam hitungan detik

Saat pelanggan datang dan bertanya, ketik namanya atau nomor notanya di Buku Utang. Tidak perlu lagi membalik halaman buku tulis yang sudah lecek.

Kirim tagihan dengan rincian nota

Menagih secara lisan sering canggung. Tagihan tertulis lebih netral karena isinya fakta: tanggal, barang, jumlah, dan sisa. Dari Buku Utang, Anda bisa mengirim tagihan ke WhatsApp pelanggan beserta rincian notanya. Contoh pesan pembuka yang bisa Anda tambahkan:

"Selamat sore Pak Darto, ini rincian belanja yang belum terbayar sampai hari ini. Kalau ada yang tidak sesuai, kabari saya ya. Terima kasih."

Nada yang sopan dan rincian yang jelas membuat pelanggan lebih mudah menerima. Contoh kalimat lain ada di cara menagih utang lewat WhatsApp.

Tips agar Buku Utang tetap rapi

• Satu tempat saja. Hentikan pencatatan di buku tulis begitu mulai memakai aplikasi. Pindahkan sisa utang lama dengan membuat transaksi untuk nilai sisanya.
• Selalu pilih nama pelanggan. Utang tanpa nama sulit ditagih. Pakai nama yang mudah dicari, misalnya "Bu Sri Blok C" kalau ada dua Bu Sri.
• Catat kasbon kecil. Rp 3.000 tetap dicatat. Yang kecil-kecil inilah yang paling sering hilang.
• Batasi siapa yang boleh mencatat. Kalau ada karyawan, atur izin akun kasir agar hanya orang tertentu yang boleh mengelola data pelanggan.
• Cek total piutang tiap minggu. Kalau terus naik, saatnya menagih sebelum menambah kasbon baru.
• Tentukan kapan merelakan. Utang yang sudah berbulan-bulan tidak dicicil dan pelanggannya sudah pindah perlu diputuskan: terus ditagih atau dianggap kerugian. Keputusannya tetap di tangan Anda, tetapi dengan catatan yang lengkap Anda tahu persis berapa nilainya dan sejak kapan.

Mulai pakai aplikasi kasir kasbon KasirPOS

Buku Utang adalah bagian dari aplikasi kasir KasirPOS dan gratis seperti fitur lainnya, tanpa langganan dan tanpa batas pelanggan. Data utang tersimpan di iPhone atau iPad Anda, tanpa akun, dan bisa dicadangkan atau disinkronkan lewat iCloud milik Anda sendiri. Unduh KasirPOS di App Store, atau lihat fitur pencatatan kasbon dan stok KasirPOS lainnya.

Kasbon akan selalu ada di warung. Bedanya, sekarang setiap rupiahnya tercatat, setiap cicilan punya riwayat, dan total piutang terlihat dalam satu layar.