Laporan Akhir Tahun UMKM: Apa yang Perlu Disiapkan

Desember hampir habis, orang-orang sibuk bikin resolusi, dan Anda sebagai pemilik warung ingin juga menetapkan target tahun depan. Masalahnya, Anda tidak punya gambaran tahun ini: bulan mana paling ramai, barang apa yang paling menghasilkan, untung setahun berapa. Yang ada hanya perasaan "tahun ini lumayan" atau "tahun ini berat".

Laporan akhir tahun UMKM tidak harus tebal dan berisi istilah akuntansi. Untuk warung, toko kelontong, atau kedai kecil, cukup satu sampai dua halaman yang menjawab empat pertanyaan: berapa omzet, berapa laba, bagaimana kondisi stok dan utang, dan apa bedanya dengan tahun lalu.

Isi laporan akhir tahun UMKM yang benar-benar berguna

Lupakan dulu format laporan perusahaan besar. Untuk usaha satu kasir, laporan tahunan yang praktis berisi lima bagian:

1. Rekap bulanan: omzet, laba kotor, biaya operasional, dan laba bersih tiap bulan.
2. Produk: barang terlaris berdasarkan jumlah dan berdasarkan laba.
3. Posisi akhir tahun: perkiraan nilai stok, saldo kas di semua tempat, kasbon pelanggan yang belum lunas, dan utang ke supplier.
4. Perbandingan: angka tahun ini dibandingkan tahun lalu.
5. Kesimpulan dan target: tiga hal yang mau dipertahankan, tiga hal yang mau diperbaiki.

Kalau Anda rutin melakukan tutup buku akhir bulan, bagian pertama tinggal menyalin 12 ringkasan. Kalau belum, jangan khawatir; bagian berikut membahas cara menyusunnya dari catatan seadanya.

Menyusun rekap omzet dan laba per bulan

Buat tabel 12 baris. Contoh rekap kedai kopi kecil berikut menunjukkan bagaimana pola tahunan langsung terlihat:

(Tabel di atas hanya memuat sebagian bulan sebagai contoh.) Kolom "Catatan" sering dilupakan, padahal paling berharga. Tahun depan, ketika Maret kembali sepi, Anda tidak panik karena tahu penyebabnya musiman.

Kalau catatan Anda berupa buku tulis, jumlahkan omzet harian per bulan. Untuk laba, kalau harga pokok sulit dihitung, gunakan perkiraan margin rata-rata dulu, misalnya 15% untuk sembako, lalu perbaiki tahun depan dengan pencatatan yang lebih rapi.

Produk terlaris dan produk paling menguntungkan

Dua daftar ini sering berbeda. Di warung sembako, rokok dan beras mungkin paling laku, tetapi labanya per rupiah tipis. Sementara es batu, kopi sachet seduh, atau gorengan titipan bisa menyumbang laba yang mengejutkan.

Es teh dengan omzet kecil ternyata menyumbang laba lebih besar dari beras. Informasi seperti ini mengubah keputusan tahun depan: mungkin layak menambah menu minuman, bukan menambah merek rokok. Pembahasan lebih dalam ada di artikel produk paling menguntungkan.

Posisi stok, kas, dan utang per 31 Desember

Bagian ini memotret kondisi usaha di hari terakhir tahun. Cara paling sederhana:

• Nilai stok: hitung fisik barang, kalikan dengan harga modal. Detailnya bisa mengikuti panduan menghitung nilai persediaan toko.
• Kas: jumlahkan uang laci, saldo rekening usaha, dan saldo e-wallet usaha.
• Piutang: total kasbon pelanggan yang belum lunas. Pisahkan yang sudah lebih dari enam bulan, karena peluang tertagihnya kecil.
• Utang: tagihan supplier yang belum dibayar dan cicilan pinjaman.

Contoh: stok Rp 32 juta, kas Rp 9 juta, kasbon Rp 3,5 juta, utang supplier Rp 6 juta. Kekayaan bersih usaha kira-kira Rp 38,5 juta. Bandingkan dengan awal tahun; kalau naik, usaha Anda tumbuh. Kalau turun padahal laba positif, berarti pengambilan pribadi lebih besar dari laba.

Membandingkan dengan tahun lalu

Perbandingan tahun ke tahun lebih adil daripada bulan ke bulan karena musimnya sama. Hitung persentase perubahan untuk omzet, laba bersih, dan biaya operasional. Misalnya omzet naik 12% tetapi laba bersih hanya naik 3%: ada biaya yang tumbuh lebih cepat, entah sewa, gaji, atau harga bahan.

Kalau ini tahun pertama Anda mencatat, tidak ada pembanding. Jadikan laporan tahun ini sebagai titik nol. Tahun depan perbandingannya baru bisa dibuat.

Dari rekap tahunan ke target tahun depan

Target yang baik berangkat dari angka, bukan semangat. Contoh langkah sederhana:

1. Ambil laba bersih tahun ini, misalnya Rp 44,7 juta.
2. Tentukan kenaikan yang masuk akal, misalnya 10%, sehingga target laba Rp 49,2 juta.
3. Pecah menjadi target bulanan dengan memperhitungkan musim: bulan Lebaran lebih tinggi, bulan puasa lebih rendah.
4. Tentukan cara mencapainya: tambah menu yang marginnya tinggi, tekan kasbon, atau kurangi barang yang lambat laku.

Target harian bisa diturunkan dari target bulanan; caranya dibahas di cara menentukan target penjualan harian.

Menyiapkan laporan tahunan dengan KasirPOS

Menyusun laporan tahunan dari buku tulis memang bisa, tapi butuh berjam-jam menjumlahkan. Kalau transaksi harian dicatat di aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad ini, sebagian besar bahannya sudah tersedia:

• Laporan omzet, laba kotor, dan laba bersih per bulan dengan grafik, sehingga pola musiman terlihat.
• Laporan laba rugi dengan biaya operasional dan margin per produk.
• Daftar produk terlaris serta penjualan per kategori, per metode pembayaran, dan per sumber pesanan.
• Buku Utang dengan total kasbon yang belum lunas, serta pembelian supplier yang belum dibayar.
• Ekspor ke Excel (.xlsx) atau PDF A4 untuk diarsipkan atau diolah lebih lanjut.

Semuanya tersimpan di perangkat Anda tanpa akun, dan bisa dicadangkan. Pelajari selengkapnya di situs resmi KasirPOS atau unduh KasirPOS di App Store.