Pembeli Bayar Kurang, Sisanya Besok: Cara Mencatatnya

Belanjaannya Rp 47.000, pembeli menyodorkan selembar Rp 20.000, dua lembar Rp 10.000, dan selembar Rp 2.000. "Kurang lima ribu ya, Bu, besok saya ke sini lagi." Anda mengangguk, antrean di belakangnya sudah tiga orang. Besoknya ia memang datang, tapi tidak ada yang ingat soal Rp 5.000 itu. Tidak Anda, tidak juga dia.

Kejadian bayar kurang seperti ini terjadi hampir setiap hari di warung, dan hampir tidak pernah dicatat karena nilainya dianggap kecil. Artikel ini menunjukkan kenapa kekurangan kecil tetap harus dicatat, dan cara mencatatnya dengan cepat tanpa membuat antrean macet.

Kenapa kekurangan kecil tetap harus dicatat

Coba hitung dengan contoh angka ini. Misalkan dalam sehari ada rata-rata tiga kejadian bayar kurang:

Kalau margin rata-rata warung Anda 10%, kehilangan Rp 135.000 setara dengan untung dari penjualan Rp 1.350.000. Itu kira-kira sama dengan menjual puluhan karung kecil beras tanpa mendapat sepeser pun.

Ada akibat kedua yang sering tidak disadari: uang di laci tidak cocok saat tutup toko. Anda mencatat penjualan Rp 47.000, tetapi yang masuk laci Rp 42.000. Di akhir hari muncul selisih dan Anda bingung mencari penyebabnya, bahkan bisa mencurigai orang yang menjaga warung. Pembahasan lebih jauh soal ini ada di penyebab selisih kas kasir.

Cara mencatat bayar kurang secara manual

Kuncinya cepat dan selalu di tempat yang sama. Siapkan satu buku kecil khusus "kurang bayar" di dekat laci, terpisah dari buku belanja. Formatnya cukup empat kolom:

Beberapa tips agar kebiasaan ini jalan:

1. Tulis sebelum pembeli pergi. Lima detik saja: nama dan angka. Tanggal bisa ditulis sekali di awal hari.
2. Tambahkan ciri kalau tidak tahu nama. "Mas jaket hijau, motor Vario" lebih baik daripada tidak ada catatan.
3. Sebutkan dengan ramah. "Iya, Mas, saya catat ya, kurang lima ribu." Pembeli jadi tahu bahwa ini dicatat, bukan dilupakan.
4. Cek buku setiap kali pembeli langganan datang. Ingatkan ringan: "Mas, yang kemarin lima ribu sekalian ya."
5. Sisihkan catatan dari hitungan laci. Saat tutup toko, kurangi setoran yang diharapkan dengan total kurang bayar hari itu, supaya selisihnya bisa dijelaskan.

Jangan dibulatkan diam-diam

Godaan yang sering muncul: "Ah, cuma Rp 2.000, anggap saja diskon." Kalau Anda memang sengaja memberi potongan, tidak apa-apa, tetapi catat sebagai diskon supaya laporan jujur. Yang bermasalah adalah ketika diskon diberikan tanpa dicatat, karena laporan penjualan dan isi laci jadi tidak cocok. Kebiasaan "anggap saja" ini juga menular ke orang lain yang menjaga warung, dan lama-lama Anda tidak bisa membedakan mana yang diskon, mana yang lupa, dan mana yang hilang.

Kebalikannya: pembeli bayar lebih atau kembalian kurang

Kadang yang terjadi justru sebaliknya. Laci kehabisan uang receh, kembalian Rp 2.000 tidak ada, dan Anda bilang "besok saya kembalikan ya, Mas." Dalam situasi ini, warung yang berutang ke pembeli. Catat juga dengan cara yang sama, hanya beri tanda berbeda, misalnya tulisan "titip" atau tanda minus.

Mencatat kembalian yang tertunda sama pentingnya dengan mencatat kekurangan bayar, karena dua alasan. Pertama, pembeli akan ingat, dan kalau Anda lupa, kepercayaannya turun. Kedua, isi laci saat tutup toko akan lebih banyak dari yang seharusnya, dan Anda bisa salah mengira hari itu untung lebih.

Cara mencegahnya paling sederhana: siapkan modal receh di laci setiap pagi, misalnya Rp 200.000 dalam pecahan Rp 2.000, Rp 5.000, dan Rp 10.000, plus beberapa koin. Dengan receh yang cukup, kejadian kembalian tertunda jauh berkurang.

Kurang bayar otomatis jadi utang di KasirPOS

Buku kecil manual memang bisa jalan, tetapi saat antrean ramai, menulis di buku sering dilewati. Di aplikasi kasir KasirPOS, kekurangan bayar tidak perlu dicatat terpisah. Alurnya:

1. Masukkan belanjaan ke keranjang seperti biasa, lalu pilih atau tambahkan nama pelanggan.
2. Di layar Bayar, isi jumlah uang yang benar-benar diterima, misalnya Rp 42.000 untuk belanja Rp 47.000.
3. Kekurangan Rp 5.000 otomatis tercatat sebagai utang pelanggan tersebut, lengkap dengan rincian invoice.
4. Saat pembeli datang lagi dan melunasi, catat pembayarannya di Buku Utang. Status utang berpindah ke lunas.

Karena uang yang dicatat sama dengan uang yang masuk laci, hitungan laci saat tutup kasir tidak lagi menyisakan selisih misterius akibat kurang bayar. Pembayaran juga bisa dipecah ke beberapa metode, misalnya sebagian tunai dan sebagian QRIS, seperti dijelaskan di pembayaran campuran tunai dan QRIS. Perlu diingat, KasirPOS tidak memproses pembayaran; uang QRIS atau transfer masuk langsung ke rekening toko, dan aplikasi hanya mencatat metodenya.

Semua kekurangan bayar yang belum dilunasi ikut terlihat di total utang belum lunas, sehingga Anda tahu berapa uang kecil yang masih "di luar". Lihat fitur lengkap KasirPOS atau langsung unduh KasirPOS di App Store; semua fiturnya gratis untuk iPhone dan iPad.

Menagih kekurangan kecil tanpa canggung

Banyak pemilik warung sungkan menagih Rp 3.000 karena takut dianggap pelit. Padahal kalau sejak awal Anda bilang "saya catat ya", menagihnya terasa wajar. Beberapa cara halus:

• Sebutkan saat pembeli belanja lagi: "Totalnya Rp 18.000, plus yang kemarin Rp 3.000 jadi Rp 21.000 ya, Bu."
• Kalau pembeli tidak datang lagi dalam seminggu dan Anda punya nomornya, kirim pesan singkat. Contoh kalimat ada di cara menagih utang lewat WhatsApp.
• Kalau memang ingin direlakan, catat sebagai diskon atau kerugian, jangan dihapus begitu saja.

Rp 5.000 hari ini memang kecil. Tetapi warung yang mencatat setiap Rp 5.000 adalah warung yang tahu persis ke mana uangnya pergi.