Berapa Batas Kasbon yang Aman per Pelanggan?

Awalnya hanya Rp 20.000. Lalu jadi Rp 80.000, Rp 150.000, dan tanpa terasa sudah Rp 600.000. Pelanggan yang sama tetap datang setiap hari dengan senyum, dan Anda tidak enak menolak karena "toh nanti juga dibayar". Masalahnya, sales datang besok dan uang di laci tidak cukup untuk menebus satu dus minyak goreng.

Kasbon yang terus menumpuk hampir selalu berawal dari satu hal: tidak ada batas kasbon. Artikel ini membantu Anda menentukan angka batas yang masuk akal, baik untuk warung secara keseluruhan maupun untuk tiap pelanggan, dengan hitungan yang bisa Anda lakukan sendiri.

Kenapa batas kasbon harus dihitung, bukan dikira-kira

Setiap rupiah kasbon adalah modal yang sedang tidak bisa dipakai kulakan. Kalau batasnya hanya berdasarkan perasaan, yang terjadi biasanya: pelanggan yang paling pandai meyakinkan mendapat kasbon paling besar, bukan pelanggan yang paling bisa dipercaya. Dengan angka yang dihitung, Anda punya alasan objektif untuk berkata "maaf, sudah sampai batasnya".

Kalau Anda belum tahu berapa modal kerja yang berputar di warung, hitung dulu dengan panduan modal kerja toko kelontong. Angka itu jadi dasar semua hitungan di bawah.

Langkah 1: tentukan batas total kasbon warung

Batas total adalah jumlah maksimal uang warung yang boleh "di luar" dalam bentuk kasbon pada satu waktu. Tidak ada angka resmi, tetapi patokan yang hati-hati untuk warung kecil adalah sekitar 5–15% dari modal kerja. Semakin tipis margin barang yang Anda jual, semakin kecil porsinya.

Kenapa kecil? Karena warung kelontong biasanya untung tipis per barang. Misalkan margin rata-rata Anda 12%. Satu kasbon Rp 300.000 yang tidak pernah dibayar menghapus untung dari penjualan Rp 2.500.000. Batas total yang kecil memastikan satu atau dua kasbon macet tidak membuat warung goyah.

Langkah 2: bagi batas ke tiap pelanggan

Misalkan modal kerja Anda Rp 15.000.000 dan Anda memilih 10%, jadi batas total Rp 1.500.000. Dengan sekitar 10 pelanggan yang rutin kasbon, rata-ratanya Rp 150.000 per orang. Tetapi tidak semua pelanggan sama. Gunakan tingkatan berdasarkan riwayat bayar:

Pastikan jumlah semua batas individu tidak jauh melebihi batas total. Tidak semua pelanggan akan memakai batasnya penuh di waktu yang sama, jadi sedikit lebih tinggi masih wajar, tetapi jangan sampai dua kali lipat.

Naik dan turun tingkat

Pelanggan naik tingkat kalau tiga bulan berturut-turut membayar tepat waktu. Turun tingkat kalau dua kali telat tanpa kabar. Aturan yang jelas membuat pelanggan punya alasan untuk menjaga kebiasaan bayarnya.

Faktor yang membuat batas perlu disesuaikan

• Pola pemasukan pelanggan. Buruh harian sebaiknya batasnya kecil dengan tenggat mingguan. Karyawan bergaji bulanan bisa sedikit lebih besar dengan tenggat tanggal gajian.
• Jenis barang. Kebutuhan pokok seperti beras atau susu bayi biasanya lebih bisa dimaklumi daripada rokok atau pulsa.
• Musim. Menjelang Lebaran atau tahun ajaran baru, banyak orang butuh kasbon, tetapi Anda juga butuh modal untuk stok musiman. Pertimbangkan menurunkan batas sementara.
• Kondisi kas warung. Kalau bulan ini kas sedang seret, batas total ikut diturunkan.

Contoh perhitungan batas kasbon satu warung

Supaya lebih konkret, ini contoh lengkap untuk warung sembako dengan modal kerja Rp 12.000.000 dan margin rata-rata sekitar 10%:

1. Pemilik memilih batas total 10%, yaitu Rp 1.200.000.
2. Ada 9 pelanggan yang biasa kasbon: 2 terpercaya, 5 biasa, 2 baru.
3. Batas individu: 2 × Rp 200.000 + 5 × Rp 120.000 + 2 × Rp 50.000 = Rp 1.100.000.
4. Jumlah ini masih di bawah batas total, jadi aman.
5. Bulan berikutnya, satu pelanggan biasa telat dua kali dan turun ke tingkat "ditahan", sementara satu pelanggan baru selalu tepat waktu dan naik ke "biasa".

Batas per tingkat di sini sedikit berbeda dari tabel sebelumnya karena modalnya lebih kecil. Yang penting bukan angkanya, tetapi urutannya: mulai dari modal, tentukan porsi, baru bagi ke pelanggan. Dengan cara ini, kalau suatu hari dua pelanggan sekaligus tidak membayar, kerugian maksimal Anda sekitar Rp 400.000, masih bisa ditutup dari untung beberapa hari tanpa mengganggu belanja stok.

Menegakkan batas tanpa ribut

Batas hanya berguna kalau Anda tahu sisa kasbon pelanggan saat ia datang berbelanja. Itu artinya catatan harus bisa dicek dalam hitungan detik, bukan dengan membalik buku. Beberapa kebiasaan yang membantu:

1. Tulis batas tiap pelanggan di halaman catatannya.
2. Sebelum memberi kasbon baru, cek sisa saat ini dan jumlahkan dengan belanjaan.
3. Kalau melewati batas, tawarkan: "Bisa, Bu, tapi yang Rp 40.000 dibayar tunai ya."
4. Setiap akhir bulan, jumlahkan total kasbon semua pelanggan dan bandingkan dengan batas total.

Kalau Anda pakai aplikasi kasir KasirPOS, Buku Utang menampilkan total utang yang belum lunas dan sisa utang per pelanggan yang bisa dicari berdasarkan nama. Jadi pengecekan nomor 2 dan nomor 4 cukup dilakukan dari satu layar. Perlu dicatat, KasirPOS tidak punya pengaturan batas kasbon otomatis; aplikasi tidak akan menolak transaksi ketika batas terlampaui. Keputusan tetap di tangan Anda, aplikasi memberi angkanya. Aplikasi ini gratis dan bisa Anda unduh di App Store untuk iPhone atau iPad.

Tinjau batas kasbon setiap bulan

Batas bukan angka mati. Setiap bulan, lihat tiga hal: total kasbon dibanding batas total, siapa yang naik atau turun tingkat, dan apakah ada utang yang mulai macet. Untuk utang yang sudah sangat lama, baca kapan piutang macet sebaiknya direlakan. Dan kalau warung Anda belum punya aturan kasbon tertulis sama sekali, mulai dari aturan main kasbon di warung.

Dengan batas yang dihitung dari modal dan riwayat bayar, Anda bisa tetap membantu tetangga tanpa mempertaruhkan kelangsungan warung. Panduan pemakaian fitur pencatatan utang tersedia di halaman bantuan KasirPOS.