Anggaran Belanja Stok Bulanan: Batasi Uang Kulakan

Rak penuh, gudang sesak, tapi minggu ini Anda kebingungan membayar listrik dan tagihan sales yang jatuh tempo. Rasanya aneh: jualan lancar, pembeli ramai, kenapa uang selalu kurang? Sering kali jawabannya ada di kebiasaan kulakan yang tidak punya batas. Setiap ada uang di laci, barang dibeli lagi. Tanpa anggaran belanja stok, uang yang seharusnya jadi kas berpindah diam-diam ke rak.

Kenapa kas bisa habis di rak

Kulakan terasa seperti investasi yang aman: "toh barangnya nanti laku juga". Masalahnya, barang yang laku dalam tiga bulan tetap menahan uang Anda selama tiga bulan. Beberapa pola yang membuat kas tersedot:

• Belanja pakai uang laci hari itu tanpa melihat kebutuhan bulan ini. Lihat juga risiko belanja stok pakai uang laci.
• Menambah jenis barang baru setiap minggu karena ada tawaran, tanpa mengurangi barang yang tidak laku.
• Stok cadangan berlebihan untuk barang yang sebenarnya mudah didapat di grosir dekat rumah.
• Ikut promo beli banyak di saat kas sedang tipis.

Hasilnya adalah kondisi kelebihan stok yang dibahas di kelebihan stok (overstock): barang menumpuk, sebagian mendekati kedaluwarsa, sementara uang untuk kebutuhan lain tidak ada.

Rumus menghitung anggaran belanja stok

Logikanya sederhana: Anda perlu membeli kembali barang yang akan terjual, lalu menyesuaikan stok ke tingkat yang Anda inginkan.

Anggaran belanja = perkiraan modal barang terjual bulan depan + (stok akhir yang diinginkan − stok saat ini)

Semua angka memakai harga modal, bukan harga jual.

1. Perkiraan modal barang terjual. Ambil omzet rata-rata tiga bulan terakhir, lalu kalikan dengan persentase modal (100% − margin rata-rata). Kalau margin rata-rata warung Anda 15%, modal barang terjual sekitar 85% dari omzet.
2. Stok akhir yang diinginkan. Berapa hari penjualan yang ingin Anda simpan di rak dan gudang? Misalnya 10 hari.
3. Stok saat ini. Nilai persediaan hari ini dengan harga modal. Cara menghitungnya ada di cara menghitung nilai persediaan toko.

Contoh perhitungan

Sebuah toko kelontong (angka contoh):

Karena stok saat ini sudah berlebih Rp 4,3 juta, anggaran belanja bulan depan lebih kecil daripada modal barang yang akan terjual. Artinya, toko ini "makan stok" dulu satu bulan, dan Rp 4,3 juta itu kembali menjadi kas. Kalau stoknya justru kurang, penyesuaiannya positif dan anggaran naik.

Membagi plafon per minggu dan per prioritas

Anggaran bulanan terlalu besar untuk diingat. Pecah menjadi plafon mingguan dan kelompok prioritas. Dari contoh di atas, Rp 26.300.000 dibagi 4 minggu menjadi sekitar Rp 6.575.000 per minggu:

Aturan mainnya: barang wajib selalu dibeli dalam batas kebutuhan; barang pelengkap dibeli kalau plafon masih ada; barang coba-coba hanya dari porsi kecilnya sendiri, dan tidak boleh mengambil jatah barang wajib.

Menjalankan anggaran tanpa ribet

• Catat setiap belanja di satu tempat, termasuk belanja dadakan ke grosir.
• Cek sisa plafon sebelum menerima sales. Kalau tinggal sedikit, prioritaskan barang wajib.
• Tinjau perputaran barang setiap akhir bulan. Barang yang lambat berputar sebaiknya dikurangi porsinya; rumusnya ada di cara menghitung perputaran stok.
• Hitung ulang anggaran tiap bulan dengan omzet dan stok terbaru, jangan pakai angka yang sama terus.
• Pisahkan kas belanja stok dari kebutuhan lain. Anggaran stok adalah satu bagian dari anggaran bulanan toko, bersama listrik, gaji, dan tabungan.

Kalau plafon terlanjur terlampaui

Terkadang plafon jebol, misalnya karena harga beras naik mendadak atau ada pesanan besar dari pelanggan. Jangan langsung menyerah pada anggaran. Catat penyebabnya, lalu kurangi plafon minggu berikutnya sebesar kelebihannya, kecuali kelebihan itu memang untuk pesanan yang sudah dibayar. Kalau plafon jebol terus tiga bulan berturut-turut, bisa jadi anggarannya yang terlalu ketat: hitung ulang dengan omzet dan margin terbaru.

Memantau anggaran belanja stok dengan KasirPOS

Rumus di atas butuh tiga data: omzet, margin, dan belanja yang sudah keluar. Di aplikasi kasir KasirPOS, data itu terkumpul dari pencatatan harian:

• Laporan omzet, laba kotor, dan laba bersih harian, mingguan, dan bulanan memberi angka omzet dan margin untuk rumus anggaran.
• Pembelian dari supplier tercatat lengkap, termasuk yang belum dibayar, sehingga Anda bisa menjumlahkan belanja bulan berjalan dan melihat tagihan yang masih harus dibayar.
• Dompet terpisah untuk laci, QRIS, dan rekening bank membantu Anda tahu dari mana uang kulakan keluar.
• Laporan arus kas memperlihatkan uang masuk dan keluar, sehingga terlihat kalau belanja stok mulai melebihi kemampuan kas.
• Export ke Excel memudahkan Anda membuat tabel plafon mingguan sendiri.

Daftar fitur selengkapnya ada di situs resmi KasirPOS. Aplikasi ini tidak membuat anggaran otomatis untuk Anda; keputusan plafon tetap di tangan pemilik. Yang dibantunya adalah menyediakan angka yang jujur. Semua fiturnya gratis untuk iPhone dan iPad; unduh KasirPOS di App Store untuk mulai mencatat.

Plafon belanja bukan berarti pelit pada toko sendiri. Plafon memastikan uang hasil jualan tetap bisa dipakai untuk membayar tagihan, menggaji diri sendiri, dan menghadapi bulan sepi, bukan sekadar berpindah dari laci ke rak.