Data Pelanggan dan Poin Member di KasirPOS

Bu Ratna belanja di warung Anda hampir setiap hari selama dua tahun. Pak Joko, pemilik warung nasi di ujung gang, kulakan beras dan minyak dari Anda setiap minggu. Tetapi kalau ditanya berapa total belanja mereka bulan lalu, Anda tidak tahu. Di aplikasi, mereka sama dengan pembeli yang baru sekali mampir. Panduan ini menjelaskan cara memakai aplikasi kasir dengan member dan poin di KasirPOS: mencatat pelanggan, memberi harga khusus, dan menukar poin saat bayar.

Kenapa pelanggan setia perlu dicatat

Warung kecil hidup dari pembeli yang datang berulang. Kehilangan satu pelanggan yang belanja Rp 40.000 per hari berarti kehilangan sekitar Rp 1,2 juta omzet per bulan. Tanpa catatan, Anda baru sadar seseorang berhenti datang setelah berminggu-minggu.

Data pelanggan memberi tiga hal:

• Pengakuan. Pelanggan merasa diperhatikan ketika namanya ada dan poinnya terkumpul.
• Harga yang tepat. Reseller otomatis mendapat harga khusus tanpa Anda mengingat-ingat.
• Data. Siapa yang paling sering belanja, berapa totalnya, dan kapan terakhir datang.

Menambah data pelanggan di aplikasi kasir

1. Buka bagian pelanggan di aplikasi dan tambahkan pelanggan baru.
2. Isi nama dan nomor WhatsApp. Alamat berguna untuk pelanggan pesan antar, karena alamat bisa tampil di struk pesanan delivery.
3. Saat bertransaksi, pilih pelanggan di keranjang sebelum membayar.

Mulailah dari 20–30 pelanggan paling sering, bukan semua orang. Minta izin dengan sopan: "Bu, nomornya saya catat ya, biar poinnya terkumpul." Hampir semua pelanggan tetap senang, apalagi bila Anda menjelaskan bahwa nomornya hanya dipakai untuk urusan belanja. Bila Anda punya karyawan, atur siapa yang boleh mengelola data pelanggan lewat izin akun kasir.

Kalau sebelumnya Anda mencatat pelanggan di buku, pindahkan pelan-pelan. Tidak perlu mengetik semua dalam satu malam; cukup tambahkan nama setiap kali pelanggan tetap itu datang berbelanja. Dalam dua minggu, sebagian besar pelanggan rutin biasanya sudah tercatat dengan sendirinya. Untuk pelanggan yang juga sering berutang, nama yang konsisten juga memudahkan pencarian di Buku Utang.

Harga khusus untuk pelanggan tertentu

KasirPOS bisa memberi harga grosir khusus untuk pelanggan tertentu. Ini cocok untuk pemilik warung lain, penjual gorengan yang membeli minyak rutin, atau reseller.

Begitu Pak Joko dipilih di keranjang, kasir tidak perlu menghafal atau menghitung potongan. Ini juga mencegah karyawan memberi harga khusus ke orang yang tidak berhak. Pertimbangan menentukan besaran harga reseller dibahas di artikel harga khusus reseller.

Merancang member dan poin yang tidak menggerus untung

Sebelum menjanjikan poin, hitung dulu kemampuan margin Anda. Toko sembako dengan margin rata-rata 8–12% tidak bisa memberi hadiah sebesar kedai kopi dengan margin 60%.

Contoh perhitungan untuk toko kelontong:

Hadiah 1% terasa kecil, tetapi bagi pelanggan, potongan Rp 12.000 di akhir bulan tetap menyenangkan, dan bagi Anda masih aman dari margin 10%. Pakai perhitungan seperti ini sebagai patokan sebelum menjanjikan hadiah apa pun kepada pelanggan. Rumus lebih lengkap ada di artikel cara menghitung poin member, dan ide program loyalitas warung ada di artikel program poin member warung.

Menukar poin di layar Bayar

1. Masukkan barang ke keranjang dan pilih nama pelanggan.
2. Buka layar Bayar. Poin yang dimiliki pelanggan bisa ditukarkan sebagai potongan.
3. Selesaikan pembayaran sisanya dengan tunai, QRIS, atau metode lain.

Kalau transaksi dibatalkan, poin yang terkait ikut dikembalikan, sehingga saldo poin pelanggan tetap benar. Sampaikan saldo poin secara lisan saat pelanggan membayar: "Poin Ibu sekarang sudah 95, Bu." Kalimat kecil ini sering membuat orang kembali.

Kesalahan yang membuat program member gagal

• Lupa memilih pelanggan. Kalau kasir sering lupa, poin tidak terkumpul dan pelanggan kecewa. Jadikan pertanyaan "Atas nama siapa, Bu?" bagian dari kebiasaan sebelum membayar.
• Hadiah terlalu besar di awal. Menurunkan hadiah belakangan terasa seperti mengambil sesuatu dari pelanggan. Lebih aman mulai kecil, lalu naikkan bila terbukti menambah kunjungan.
• Tidak pernah diumumkan. Pelanggan tidak tahu ada poin. Tulis satu kalimat di footer struk atau di dinding dekat kasir.
• Data ganda. "Bu Ratna" dan "Ratna RT 03" tercatat sebagai dua orang, sehingga poin terpecah. Cari nama dulu sebelum menambah pelanggan baru.

Bonus: laporan penjualan per pelanggan

Setelah transaksi rutin dikaitkan ke pelanggan, laporan per pelanggan mulai berbicara. Contoh hasil satu bulan:

Pak Joko jarang datang tetapi nilainya paling besar; Bu Ratna paling sering datang. Keduanya layak dijaga dengan cara berbeda. Kalau nama yang biasanya muncul tiba-tiba hilang dari laporan bulan ini, itu tanda untuk menyapa atau menanyakan kabar. Cara memakai data ini lebih jauh ada di artikel pelanggan paling berharga.

Data pelanggan, harga khusus, dan poin member tersedia gratis di KasirPOS untuk iPhone dan iPad. Lihat fitur lengkap KasirPOS atau unduh KasirPOS di App Store. Informasi tentang cara data disimpan bisa dibaca di kebijakan privasi aplikasi kasir KasirPOS. Mulailah dengan mencatat pelanggan tetap minggu ini; laporan per pelanggan akan mulai berguna dalam sebulan.