Harga Khusus Pelanggan Langganan dan Reseller: Cara Mengaturnya

Bu Wati punya warung kecil di gang sebelah dan rutin belanja di toko sembako Anda dua kali seminggu. Anda sudah sepakat memberinya harga khusus. Masalahnya, kesepakatan itu hanya ada di kepala Anda. Saat Anda tidak di toko, karyawan memberi harga eceran, Bu Wati protes, lalu karyawan menurunkan harga semaunya. Minggu depannya, pembeli lain yang melihat ikut minta "harga Bu Wati".

Memberi harga reseller atau harga khusus untuk pelanggan langganan adalah cara bagus menjaga pembeli besar tetap setia. Tapi tanpa pencatatan yang jelas, harga khusus berubah menjadi sumber selisih, rasa tidak adil, dan untung yang bocor. Artikel ini membahas cara menetapkan dan mencatatnya dengan rapi.

Siapa yang pantas mendapat harga khusus

Harga khusus sebaiknya diberikan karena nilai yang dibawa pelanggan, bukan karena kenal dekat atau pintar menawar. Beberapa kelompok yang umum:

• Reseller: orang yang menjual kembali barang Anda, misalnya penjual frozen food rumahan atau penjual camilan kiloan di sekolah.
• Warung kecil di sekitar: membeli sembako dari Anda untuk dijual eceran lagi.
• Usaha kuliner langganan: warung makan atau penjual gorengan yang setiap hari membeli minyak, tepung, dan telur.
• Kantor, sekolah, atau pengurus acara: pembelian rutin dalam jumlah besar.

Tulis syaratnya dengan angka. Contoh: "Harga reseller untuk pelanggan yang belanja minimal Rp 1.500.000 per bulan" atau "minimal 2 kali seminggu dengan belanja di atas Rp 300.000". Syarat tertulis memudahkan Anda menjawab pembeli lain yang ikut minta harga murah.

Menetapkan besaran harga reseller

Ada beberapa cara menetapkan harga khusus. Pilih yang paling mudah dijalankan di toko Anda:

Hati-hati dengan potongan persen untuk semua barang. Misalnya (angka ilustrasi) rokok dengan modal Rp 31.000 dan harga eceran Rp 32.500 hanya untung Rp 1.500. Diskon 5% sama dengan Rp 1.625, artinya Anda rugi Rp 125 per bungkus. Untuk kategori bermargin tipis, lebih aman memakai harga grosir yang sudah dihitung, seperti dijelaskan di harga grosir bertingkat.

Contoh hitungan untung dari reseller

Seorang reseller camilan kiloan membeli 20 kg keripik singkong per minggu. Modal Anda Rp 32.000 per kg, harga eceran Rp 42.000, dan harga reseller Rp 37.000 (semua angka contoh).

• Untung per kg dari reseller: Rp 5.000.
• Untung per minggu: 20 × Rp 5.000 = Rp 100.000.
• Untung per bulan (4 minggu): Rp 400.000, dari satu pelanggan saja.

Untung per kg memang lebih kecil dibanding eceran, tapi volume yang pasti dan perputaran stok yang cepat membuat reseller ini sangat berharga. Bila ingin menilai pelanggan mana yang paling penting bagi toko, baca mengenali pelanggan paling berharga.

Harga khusus harus melekat ke pelanggan, bukan ke ingatan kasir

Di sinilah kebanyakan toko kecil kebobolan. Cara manual yang masih bisa dijalankan:

1. Buat buku atau lembar "Daftar Pelanggan Harga Khusus" berisi nama, nomor WhatsApp, jenis harga, dan tanggal mulai.
2. Tempel daftar harga reseller untuk barang utama di dekat meja kasir, tapi di sisi yang tidak terlihat pembeli.
3. Kasir hanya boleh memberi harga khusus kepada nama yang tercantum di daftar.
4. Catat setiap transaksi reseller dengan nama pelanggannya, supaya Anda tahu total belanja mereka per bulan.

Cara ini bekerja, tapi rawan lupa saat toko ramai, dan sulit dicek ulang.

Di aplikasi kasir KasirPOS, data pelanggan bisa diberi harga grosir khusus. Harga itu tersimpan bersama data pelanggannya, jadi kasir cukup memilih nama pelanggan di transaksi dan tidak perlu menghafal siapa mendapat harga apa. Cara mengaturnya dijelaskan di halaman bantuan KasirPOS.

• Pilih pelanggan di transaksi: harga khusus mengikuti pelanggan yang dipilih.
• Batasi ubah harga manual: lewat akun kasir dengan PIN masing-masing, Anda bisa mengatur apakah seorang kasir boleh mengubah harga atau memberi diskon saat transaksi. Tanpa izin itu, kasir tidak bisa "membuat" harga reseller sendiri. Lihat juga mengatur hak akses kasir.
• Laporan penjualan per pelanggan: Anda bisa melihat total belanja setiap reseller dan menilai apakah mereka masih memenuhi syarat.
• Utang reseller: kalau reseller membayar sebagian, kekurangannya tercatat di Buku Utang dan tagihannya bisa dikirim ke WhatsApp.

Kirim daftar harga ke reseller

Reseller biasanya ingin tahu harga sebelum datang. Mengetik ulang daftar harga setiap minggu di WhatsApp itu melelahkan. KasirPOS dapat membuat katalog harga per kategori sebagai teks, gambar, atau PDF, bisa disaring hanya barang yang ada stoknya, dan bisa diatur untuk menampilkan harga grosir. Reseller pun bisa memesan dengan menyalin daftar tersebut. Pesanan yang dikirim balik lewat WhatsApp bisa ditempel ke kasir dan otomatis menjadi isi keranjang. Detailnya ada di katalog harga lewat WhatsApp.

Tinjau daftar reseller setiap tiga bulan

Harga khusus bukan hadiah seumur hidup. Setiap tiga bulan, lihat laporan penjualan per pelanggan dan ambil keputusan:

• Reseller yang belanjanya terus naik: pertahankan, mungkin beri prioritas stok saat barang langka.
• Reseller yang belanjanya turun jauh di bawah syarat: ajak bicara baik-baik, jelaskan syaratnya, beri waktu sebulan.
• Reseller yang utangnya menumpuk: hentikan dulu harga khusus atau pembelian kredit sampai utangnya lunas.

Harga khusus yang adil dan tercatat membuat reseller merasa dihargai, pembeli lain tidak merasa dibeda-bedakan tanpa alasan, dan karyawan tidak punya celah untuk bermain harga. Mulailah dengan menulis syarat dan daftar reseller Anda minggu ini. Bila ingin langsung mencatatnya di kasir, unduh KasirPOS di App Store secara gratis. Semua fiturnya, termasuk data pelanggan, Buku Utang, dan katalog harga, bisa dipelajari di situs resmi KasirPOS.