Open Bill per Meja dan Split Bill: Cara Rapi untuk Kafe Kecil

Meja 4 pesan tiga kopi dan dua roti bakar, lalu tambah satu kentang goreng setengah jam kemudian. Saat mau pulang, tiga orang di meja itu minta bayar masing-masing. Anda menghitung di kertas, ada yang bayar QRIS, ada yang tunai, dan ujung-ujungnya satu kentang goreng tidak dibayar siapa pun. Atau lebih parah: satu meja pulang tanpa ada yang ingat mereka belum bayar.

Open bill adalah cara mencatat pesanan per meja sejak pertama kali dipesan, lalu menagih di akhir. Dipadukan dengan split bill, kafe kecil bisa melayani konsep "makan dulu, bayar belakangan" tanpa salah hitung. Berikut alurnya, dari cara manual sampai memakai aplikasi kasir.

Apa itu open bill dan kapan cocok dipakai

Ada dua pola bayar di usaha kuliner:

• Bayar di depan. Pembeli pesan dan langsung bayar di kasir, seperti kedai kopi take away. Tidak butuh open bill.
• Bayar di belakang. Pembeli duduk, pesan, makan, mungkin tambah pesanan, lalu bayar saat pulang. Inilah yang butuh open bill.

Open bill cocok untuk kafe yang pengunjungnya nongkrong lama, warung makan lesehan, atau tempat yang sering didatangi rombongan. Risikonya juga jelas: semakin lama pembeli duduk dan semakin banyak pesanan susulan, semakin besar peluang ada item yang terlewat.

Alur open bill per meja yang rapi

1. Beri nomor setiap meja. Tempel nomor yang terlihat jelas. Tanpa nomor meja, open bill pasti kacau.
2. Buka tagihan saat pesanan pertama. Catat nomor meja, jam datang, dan pesanannya. Jangan menunggu pembeli selesai makan.
3. Tambahkan pesanan susulan ke tagihan yang sama. Bukan ke tagihan baru, dan bukan di kertas terpisah.
4. Kirim pesanan ke dapur atau bar dari catatan yang sama, supaya yang dibuat persis yang ditagih.
5. Cek tagihan terbuka secara berkala. Setiap jam, lihat meja mana yang masih terbuka dan cocokkan dengan meja yang benar-benar terisi.
6. Tutup tagihan hanya setelah pembayaran diterima. Kalau meja sudah kosong tapi tagihan masih terbuka, segera cari tahu.

Cara manual dengan kertas pesanan per meja tetap bisa, asal kertasnya ditaruh di satu tempat, misalnya dijepit pada papan berurutan nomor meja. Masalahnya, kertas mudah tertukar, tercecer, atau terkena tumpahan minuman.

Split bill tanpa salah hitung

Split bill berarti satu tagihan meja dibayar oleh beberapa orang. Ada dua cara yang paling umum.

Bagi per item

Setiap orang membayar apa yang ia pesan. Contoh tagihan meja 4:

Hasilnya: Rina Rp 49.000, Dimas Rp 52.000, Sari Rp 25.000. Kentang Rp 21.000 dibagi tiga jadi Rp 7.000 per orang. Kalau jumlahnya tidak habis dibagi, sepakati di awal siapa yang menanggung sisa beberapa ratus rupiah.

Bagi rata

Total dibagi jumlah orang. Cepat, tapi sering memicu protes kalau pesanan tiap orang jauh berbeda. Tawarkan bagi rata hanya kalau rombongan sendiri yang meminta.

Saat tiap orang bayar dengan cara berbeda

Rina bayar QRIS, Dimas tunai pakai uang Rp 100.000, Sari transfer. Kalau semua dicatat sebagai satu pembayaran tunai Rp 126.000, laporan akhir hari akan selisih: uang di laci lebih kecil dari catatan, sedangkan saldo QRIS dan rekening lebih besar.

Prinsipnya, setiap bagian split bill dicatat dengan metode bayarnya masing-masing. Dengan begitu, saat tutup kasir, uang tunai di laci cocok dengan catatan tunai, dan mutasi QRIS cocok dengan catatan QRIS. Panduan mencocokkan QRIS, transfer, dan tunai menjelaskan cara memeriksanya di akhir hari.

Open bill dan split bill di KasirPOS

Di aplikasi kasir KasirPOS, open bill per meja dan split bill sudah tersedia tanpa biaya tambahan. Alur umumnya:

1. Saat meja memesan, masukkan item ke keranjang lalu simpan sebagai tagihan terbuka untuk meja tersebut.
2. Kalau ada pesanan susulan, buka lagi tagihan meja itu dan tambahkan item. Bisa diatur agar struk dapur tanpa harga tercetak otomatis untuk pesanan baru.
3. Saat rombongan mau bayar, pakai split bill untuk memecah tagihan meja menjadi beberapa pembayaran, misalnya per orang.
4. Di layar bayar, pilih metode untuk setiap pembayaran: tunai, QRIS, transfer, kartu, atau e-wallet. Kembalian tunai dihitung otomatis, dan gambar QRIS statis toko bisa ditampilkan layar penuh untuk dipindai pembeli.

Yang perlu dipahami: KasirPOS tidak memproses pembayaran. Uang QRIS dan transfer masuk langsung ke rekening toko Anda, aplikasi hanya mencatat metodenya. Aplikasi ini juga berjalan di satu meja kasir di iPhone atau iPad, jadi pelayan tidak mengambil pesanan dari HP masing-masing yang terhubung ke server. Untuk kafe kecil yang pesanannya dicatat di kasir, ini biasanya cukup. Kalau Anda butuh pelayan input pesanan dari meja dengan banyak perangkat Android, cari sistem POS yang memang dirancang untuk banyak perangkat dan layanan meja.

Di iPad, daftar produk dan keranjang tampil berdampingan sehingga menambah pesanan ke tagihan meja terasa cepat. Kalau Anda masih mempertimbangkan perangkat, baca iPad untuk mesin kasir.

Kebiasaan kecil yang mencegah pembeli lupa bayar

• Sebelum menutup toko, pastikan tidak ada tagihan terbuka. Kalau ada, berarti ada yang belum dibayar atau ada yang lupa ditutup.
• Saat meja tampak bersiap pulang, hampiri dan tawarkan tagihan, jangan menunggu mereka datang ke kasir.
• Untuk rombongan besar, tanyakan di awal apakah nanti bayar sendiri-sendiri. Anda jadi lebih teliti mencatat siapa memesan apa.
• Jangan menerima pesanan susulan secara lisan tanpa langsung memasukkannya ke tagihan meja.

Open bill bukan soal teknologi, melainkan soal disiplin: setiap pesanan langsung masuk ke tagihan meja yang benar. Begitu itu jadi kebiasaan, split bill dan tutup kasir akan jauh lebih ringan. Lihat juga fitur lengkap KasirPOS untuk kafe kecil, atau unduh KasirPOS di App Store kalau ingin mencobanya di kafe Anda.