Seorang mahasiswa datang membawa flashdisk: print 45 halaman, fotokopi KTP 3 lembar, jilid mika, lalu tambah satu pulpen dan map plastik. Anda menghitung di kalkulator, menulis "Rp 38.500" di buku, dan transaksi berikutnya sudah menunggu. Di akhir bulan, Anda tidak bisa menjawab pertanyaan sederhana: berapa uang dari jasa fotokopi dan berapa dari jualan ATK? Mana yang sebenarnya menghasilkan laba? Inilah tantangan kasir fotokopi ATK: satu pembeli, dua jenis penjualan yang sifatnya sangat berbeda.
Singkatnya: Catat jasa (fotokopi, print, jilid, laminating, scan) sebagai item manual atau produk jasa tanpa stok, dan catat barang ATK sebagai produk dengan stok. Keduanya masuk ke satu struk, tetapi laporan tetap bisa dipisah. Dengan begitu Anda tahu omzet jasa, omzet barang, dan stok ATK tanpa menghitung dua kali.
Jasa dan Barang: Berbeda Cara Hitungnya
Barang ATK seperti pulpen, map, dan buku tulis punya stok, harga modal yang jelas, dan bisa habis. Jasa fotokopi tidak punya "stok fotokopi", tetapi memakai bahan seperti kertas, toner, dan plastik laminating, ditambah biaya listrik dan perawatan mesin.
| Aspek | Barang ATK | Jasa fotokopi/print |
|---|---|---|
| Ada stok? | Ya, per barang | Tidak, tetapi memakai bahan |
| Harga modal | Harga beli dari grosir | Kertas + toner + listrik + perawatan |
| Harga jual | Tetap per barang | Per lembar, bisa berbeda per jenis |
| Risiko utama | Barang hilang, tidak laku | Harga terlalu murah, mesin rusak |
Karena itu keduanya perlu dicatat dengan cara berbeda, walaupun dibayar bersamaan.
Menghitung Harga Jasa per Lembar
Banyak usaha fotokopi menentukan harga dengan melihat tetangga, padahal biaya tiap usaha berbeda. Contoh perhitungan kasar untuk fotokopi A4 hitam putih (angka hanya ilustrasi):
| Komponen | Perhitungan | Per lembar |
|---|---|---|
| Kertas HVS | Rp 52.000 per rim isi 500 | Rp 104 |
| Toner | Rp 450.000 untuk sekitar 15.000 lembar | Rp 30 |
| Listrik | Perkiraan | Rp 15 |
| Servis dan suku cadang | Rp 600.000 per 3 bulan, sekitar 20.000 lembar | Rp 30 |
| Total biaya | Rp 179 |
Jika harga jual Rp 300 per lembar, laba kotor sekitar Rp 121 per lembar, belum termasuk sewa tempat dan tenaga. Print warna dan jilid perlu dihitung terpisah karena bahannya jauh lebih mahal. Prinsip menentukan harga jual dari modal dibahas di cara menentukan harga jual barang.
Cara Mencatat Jasa sebagai Item Manual
Jasa yang harganya bervariasi, misalnya print dengan jumlah halaman berbeda-beda atau jilid sesuai tebal dokumen, paling praktis dicatat sebagai item manual: tulis nama jasa, jumlah, dan harga saat transaksi.
- Buat nama jasa yang konsisten, misalnya "Fotokopi A4 BW", "Print warna A4", "Jilid mika", "Laminating KTP".
- Saat transaksi, tambahkan item manual dengan nama itu, isi jumlah lembar dan harga per lembar.
- Untuk jasa dengan harga tetap seperti laminating KTP Rp 5.000, Anda juga bisa membuatnya sebagai produk biasa agar tinggal diketuk.
Contoh satu struk campuran:
| Item | Jenis | Jumlah | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Print A4 BW | Jasa | 45 | Rp 22.500 |
| Fotokopi KTP | Jasa | 3 | Rp 1.500 |
| Jilid mika | Jasa | 1 | Rp 7.000 |
| Pulpen gel hitam | Barang | 1 | Rp 4.500 |
| Map plastik kancing | Barang | 1 | Rp 3.000 |
| Total | Rp 38.500 | ||
Pembeli hanya melihat satu struk yang rapi. Di belakang layar, stok pulpen dan map berkurang, sedangkan jasa tercatat sebagai penjualan tanpa memengaruhi stok. Apa saja yang sebaiknya tertulis di struk dibahas di isi struk kasir yang baik.
Stok ATK dan Bahan Habis Pakai
ATK kecil-kecil mudah hilang dan sulit dihitung. Beberapa kebiasaan yang membantu:
- Barang yang dijual satuan dan per pak (misalnya pulpen satuan dan pak isi 12) dibuat dengan satuan tambahan dan harga masing-masing.
- Barang dengan barcode pabrik langsung di-scan; barang tanpa barcode diberi kode sendiri.
- Kertas HVS untuk dijual per rim dicatat sebagai produk. Kertas untuk mesin fotokopi dicatat sebagai pengeluaran bahan saat dibeli, atau dilacak sebagai bahan baku.
Catatan: Jika ingin pemakaian kertas mesin ikut berkurang otomatis, Anda bisa membuat jasa fotokopi sebagai produk dengan resep berisi kertas sebagai bahan baku. Fitur resep di resep dan bahan baku KasirPOS sebenarnya dirancang untuk minuman dan makanan, jadi cara ini opsional. Untuk kebanyakan usaha fotokopi kecil, mencatat pembelian kertas sebagai pengeluaran sudah cukup.
Bersiap untuk Musim Ramai
Usaha fotokopi dan ATK punya musim yang cukup bisa ditebak: awal tahun ajaran baru, masa pendaftaran sekolah atau kerja, dan musim skripsi di dekat kampus. Pada saat seperti ini, buku tulis, map, dan amplop cokelat laku jauh lebih cepat, sementara antrean print dan jilid memanjang. Siapkan stok ATK musiman dua minggu sebelumnya, cek persediaan kertas dan toner, dan buat harga paket untuk kebutuhan yang sering datang bersamaan, misalnya "paket lamaran": fotokopi dokumen, map, dan amplop dalam satu harga.
Membaca Laporan Jasa vs Barang
Setelah sebulan, bandingkan kedua sumber penjualan. Contoh ringkasan:
- Omzet jasa: Rp 9.200.000, biaya bahan dan servis sekitar Rp 4.100.000, laba kotor jasa Rp 5.100.000.
- Omzet ATK: Rp 6.800.000, harga modal Rp 5.300.000, laba kotor ATK Rp 1.500.000.
Dari contoh ini terlihat jasa menyumbang laba jauh lebih besar walaupun ATK tampak ramai. Pemahaman ini penting sebelum menambah stok ATK atau membeli mesin baru. Bedanya omzet dan laba dijelaskan di perbedaan omzet dan laba. Jika banyak pelanggan membayar dengan QRIS, cek juga laporan penjualan per metode pembayaran agar uang laci dan saldo rekening cocok.
Menjalankan Kasir Fotokopi ATK dengan KasirPOS
Aplikasi kasir KasirPOS untuk iPhone dan iPad cocok untuk usaha fotokopi dan ATK dengan satu meja kasir:
- Item manual untuk jasa, digabung dengan produk ATK dalam satu keranjang dan satu struk.
- Stok ATK tercatat otomatis, dengan scan barcode dan satuan tambahan seperti pak atau dus.
- Pembayaran tunai, QRIS, transfer, atau campuran, dengan gambar QRIS statis toko ditampilkan layar penuh.
- Pengeluaran lain seperti toner dan servis mesin dicatat agar laba bersih lebih akurat.
- Laporan penjualan per produk dan kategori, export ke Excel atau PDF.
Agar omzet jasa dan barang terpisah rapi di laporan per kategori, jasa yang sering dipakai dengan harga tetap sebaiknya dibuat sebagai produk di kategori "Jasa", sedangkan item manual dipakai untuk jasa yang jarang. Jika ragu cara mengatur stok untuk produk jasa, tanyakan lewat Chat Admin di menu Lainnya.
Semua fitur gratis dan bekerja tanpa internet. Unduh KasirPOS di App Store, buat kategori "Jasa" dan "ATK", lalu jalankan sebulan untuk melihat mana yang benar-benar menghidupi usaha Anda. Panduan dan bantuan ada di halaman bantuan KasirPOS.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana mencatat jasa fotokopi di aplikasi kasir?
Gunakan item manual dengan nama jasa yang konsisten, lalu isi jumlah lembar dan harga per lembar. Jasa dengan harga tetap bisa dibuat sebagai produk agar tinggal diketuk.
Berapa modal fotokopi per lembar?
Tergantung harga kertas, toner, listrik, dan servis mesin di tempat Anda. Jumlahkan biaya itu lalu bagi dengan jumlah lembar yang dihasilkan untuk mendapat modal per lembar.
Bisakah jasa dan barang ATK masuk dalam satu struk?
Bisa. Jasa dicatat tanpa stok, sedangkan barang ATK mengurangi stok, dan keduanya tetap muncul di satu struk untuk pembeli.
Mana yang lebih menguntungkan, jasa fotokopi atau jualan ATK?
Bergantung usaha Anda. Bandingkan laba kotor jasa dan laba kotor ATK setiap bulan, bukan hanya omzetnya.