Catatan penjualan kedai Anda rapi: hari ini terjual 60 gelas kopi susu, 25 es teh, 18 roti bakar. Tapi tiba-tiba susu kental manis habis di hari Kamis, padahal Anda yakin baru belanja Senin. Ke mana larinya? Masalahnya, yang Anda catat hanya menu, bukan bahan di baliknya. Jawabannya dimulai dari satu pengertian sederhana: bahan baku adalah barang yang Anda olah, bukan yang Anda jual, dan di usaha makanan dan minuman, bahan inilah yang perlu dicatat supaya stok berhenti mengejutkan.
Singkatnya: bahan baku adalah barang yang Anda olah (kopi bubuk, susu, gula, beras, ayam), sedangkan barang jadi adalah yang Anda jual (segelas kopi susu, seporsi nasi ayam). Di usaha makanan, stok yang perlu diawasi adalah bahannya, karena menu tidak disimpan di rak. Hubungkan keduanya lewat resep: setiap menu terjual mengurangi bahan sesuai takaran.
Bahan baku adalah apa, dan apa bedanya dengan barang jadi?
Bahan baku adalah barang yang dibeli untuk diolah menjadi produk lain. Pembeli tidak membelinya langsung dari Anda dalam bentuk aslinya. Contoh di kedai kopi: biji atau bubuk kopi, susu UHT, susu kental manis, gula aren cair, es batu, cup plastik. Di warung makan: beras, ayam, cabai, minyak goreng, bumbu.
Barang jadi adalah hasil olahan yang siap dijual: kopi susu gula aren, nasi ayam geprek, es teh manis. Barang jadi di usaha kuliner biasanya dibuat saat dipesan, jadi tidak pernah "menumpuk" di rak seperti di toko kelontong.
Ada juga kelompok ketiga yang sering terlupa: barang dagang langsung, yaitu barang yang dibeli lalu dijual tanpa diolah, misalnya air mineral botol atau kerupuk bungkus di warung makan. Ini dicatat seperti stok toko biasa.
| Jenis | Contoh di kedai kopi | Contoh di warung makan | Cara mencatat stok |
|---|---|---|---|
| Bahan baku | Kopi bubuk, SKM, susu UHT, gula aren | Beras, ayam, cabai, minyak | Dalam gram, ml, atau pcs; berkurang lewat resep |
| Barang jadi (menu) | Kopi susu, es teh | Nasi ayam geprek, mie goreng | Tidak disimpan; dihitung dari bahan |
| Barang dagang langsung | Air mineral botol | Kerupuk bungkus, teh botol | Per pcs, seperti toko biasa |
Kenapa stok bahan yang harus diawasi
Uang Anda tertanam di bahan, bukan di menu. Kalau Anda belanja Rp 1.500.000 seminggu untuk kopi, susu, gula, dan cup, uang itu duduk di kulkas dan lemari dalam bentuk bahan. Ada tiga hal yang hanya terlihat kalau bahan dicatat:
- Bahan habis sebelum waktunya. Anda bisa tahu sisa susu cukup untuk berapa gelas lagi, sebelum pembeli kecewa.
- Bocor takaran. Resep bilang 40 ml SKM per gelas, tapi barista menuang "kira-kira". Selisih kecil per gelas jadi besar per bulan.
- Bahan rusak atau terbuang. Susu basi, ayam tidak terjual, nasi sisa. Tanpa catatan bahan, semua ini tersamar sebagai "biaya".
Contoh: selisih kecil yang jadi besar
Misalkan resep kopi susu memakai 40 ml SKM. Satu kaleng SKM 490 g kira-kira setara 370 ml (angka contoh). Dalam praktik, barista menuang sekitar 50 ml.
| Sesuai resep (40 ml) | Kenyataan (50 ml) | |
|---|---|---|
| Kebutuhan untuk 60 gelas/hari | 2.400 ml | 3.000 ml |
| Kebutuhan 30 hari | 72.000 ml | 90.000 ml |
| Setara kaleng (± 370 ml) | ± 195 kaleng | ± 243 kaleng |
| Biaya (contoh Rp 13.000/kaleng) | ± Rp 2.535.000 | ± Rp 3.159.000 |
Selisih sekitar Rp 600.000 sebulan hanya dari 10 ml per gelas. Kalau yang dicatat cuma "60 gelas kopi susu terjual", kebocoran ini tidak akan pernah kelihatan. Untuk menghitung modal per gelas lengkap, lihat cara menghitung HPP kopi susu per gelas.
Cara mencatat bahan baku dan barang jadi secara manual
Tanpa aplikasi, Anda tetap bisa memulai dengan tiga lembar catatan:
- Kartu resep. Tulis takaran setiap menu. Contoh Kopi Susu: 15 g kopi, 40 ml SKM, 100 ml susu UHT, es secukupnya, 1 cup 16 oz.
- Daftar stok bahan. Satu baris per bahan dengan satuan terkecil yang Anda pakai (gram, ml, pcs), bukan "kaleng" atau "karton", supaya mudah dikurangi.
- Rekap harian. Di akhir hari, kalikan jumlah menu terjual dengan takaran resep, lalu kurangkan dari stok bahan. Bandingkan dengan sisa fisik seminggu sekali.
Cara manual ini melelahkan kalau menunya banyak, tapi sangat berguna untuk 5–10 bahan termahal. Menentukan berapa bahan yang perlu selalu tersedia dibahas di par level bahan baku kafe.
Catatan: bahan seperti garam, merica, atau minyak untuk menumis sulit ditakar per porsi. Tidak apa-apa mencatatnya sebagai biaya habis pakai bulanan. Fokuskan pencatatan resep pada bahan yang mahal atau sering habis.
Menghubungkan menu dan bahan baku di KasirPOS
Di aplikasi kasir KasirPOS, Anda bisa membuat bahan baku dan resep sehingga pencatatan tadi berjalan sendiri setiap kali kasir menjual menu:
- Resep per menu. Misalnya Kopi Susu = 15 g kopi + 40 ml SKM. Setiap kopi susu terjual, stok kopi dan SKM berkurang sesuai takaran.
- Modal per gelas otomatis dihitung dari harga bahan, jadi Anda tahu laba tiap menu tanpa kalkulator.
- Sisa porsi di layar kasir. Kasir bisa melihat menu masih cukup untuk berapa porsi berdasarkan bahan yang tersisa.
- Bahan baku tersembunyi dari daftar produk di kasir dan katalog, sehingga kasir tidak salah menjual "susu UHT 1 L".
- Transaksi yang dibatalkan atau diedit mengembalikan bahan, jadi stok bahan tidak ikut kacau saat ada koreksi.
Pembelian bahan ke supplier dicatat sebagai pembelian, sehingga stok bertambah dan harga modal rata-rata ikut diperbarui. Untuk mengecek apakah takaran di dapur sesuai resep, lakukan stok opname bahan secara berkala dan bandingkan angkanya. Langkah membuat resepnya ada di panduan resep dan bahan baku KasirPOS, dan kalau ingin membandingkan pemakaian nyata dengan resep, baca food cost aktual vs ideal.
Untuk kedai yang baru mulai, template Kedai Kopi & Minuman dan Warung Makan di KasirPOS bisa jadi titik awal sebelum Anda sesuaikan dengan resep sendiri.
Perlu diingat, KasirPOS mencetak struk dapur dan label cup di printer yang sama dengan printer struk; kalau dapur Anda butuh printer khusus terpisah, aplikasi ini belum menyediakannya. Penjelasan fitur lain bisa dibaca di halaman fitur KasirPOS.
Kesimpulan: awasi bahannya, menu mengikuti
Di toko kelontong, yang ada di rak adalah barang yang dijual. Di kedai dan warung makan, yang ada di dapur adalah bahan. Mencatat penjualan menu itu perlu untuk omzet, tetapi untuk stok dan modal, bahan bakulah yang menentukan. Mulailah dari lima bahan termahal, tulis resepnya, dan biarkan setiap penjualan mengurangi bahan secara otomatis. Anda bisa unduh KasirPOS di App Store untuk iPhone atau iPad dan mencoba fitur resepnya tanpa biaya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang dimaksud bahan baku?
Bahan baku adalah barang yang dibeli untuk diolah menjadi produk lain, misalnya kopi bubuk, susu, beras, atau ayam di usaha makanan.
Apa perbedaan bahan baku dan barang jadi?
Bahan baku diolah lebih dulu, sedangkan barang jadi adalah hasil olahan yang siap dijual, seperti segelas kopi susu atau seporsi nasi ayam.
Mengapa usaha makanan perlu mencatat stok bahan baku?
Karena uang usaha tertanam di bahan, dan kebocoran takaran atau bahan rusak hanya terlihat jika bahan dicatat, bukan hanya jumlah menu terjual.
Bagaimana mencatat pemakaian bahan baku per menu?
Buat resep berisi takaran tiap menu, lalu kalikan dengan jumlah menu terjual untuk mengurangi stok bahan. Aplikasi kasir dengan fitur resep bisa melakukannya otomatis.