Anda sudah mengisi formulir PDF dengan teliti, menandatanganinya, lalu mengirimnya. Satu jam kemudian datang balasan: "Formulirnya kosong, Kak." Atau lebih buruk lagi, isian Anda ternyata bisa diubah oleh siapa saja yang membuka file itu. Kedua masalah ini punya satu solusi yang jarang dibahas: flatten. Untuk flatten PDF Android, Anda tidak perlu laptop: langkahnya bisa dilakukan langsung di HP saat menyimpan formulir.
Artikel ini menjelaskan apa itu flatten, kenapa isian formulir bisa "hilang", kapan Anda sebaiknya mengunci isian, dan cara melakukannya di HP.
Singkatnya: Flatten mengubah isian formulir (teks, centang, tanda tangan) menjadi bagian tetap dari halaman, sehingga tampil sama di aplikasi mana pun dan tidak bisa diubah lewat kolom formulir lagi. Di Docbolt Office, isi formulir lalu pilih opsi flatten saat menyimpan. Simpan juga salinan yang belum di-flatten untuk revisi.
Apa itu flatten PDF?
Formulir PDF interaktif terdiri dari dua lapisan: halaman dasar (teks, garis, logo) dan lapisan kolom isian yang bisa diketik. Ketika Anda mengisi formulir, jawaban Anda disimpan di lapisan kolom tersebut, bukan menyatu dengan halaman.
Flatten artinya "meratakan" kedua lapisan itu. Isian, kotak centang, dan anotasi digabung ke halaman dasar seperti dicetak. Setelah di-flatten, kolom tidak lagi bisa diketuk dan diisi ulang; yang tersisa adalah tampilan akhir.
Analogi sederhananya: sebelum flatten, isian Anda seperti stiker yang ditempel di atas kertas. Setelah flatten, isian itu seperti sudah dicetak di kertasnya.
Kenapa isian formulir bisa hilang atau berubah?
- Penampil PDF penerima tidak membaca lapisan formulir. Beberapa penampil sederhana, termasuk pratinjau di sebagian aplikasi, hanya menampilkan halaman dasar. Hasilnya, formulir terlihat kosong.
- Isian tertimpa ketika dibuka ulang. Formulir yang masih interaktif bisa diedit oleh siapa saja, termasuk tanpa sengaja oleh penerima yang mengetuk kolom.
- Isian tidak ikut tergabung. Saat formulir digabung dengan PDF lain atau diproses di aplikasi tertentu, lapisan formulir kadang tidak terbawa dengan benar.
- Tampilan huruf berbeda. Kolom interaktif bisa ditampilkan dengan font atau ukuran berbeda di tiap aplikasi, sehingga teks panjang terpotong.
Jika masalah Anda justru seluruh halaman PDF tampil putih, bukan hanya isiannya, penyebabnya bisa lain. Lihat solusi PDF blank atau putih saat dibuka.
Kapan perlu flatten, kapan tidak?
| Situasi | Flatten? |
|---|---|
| Mengirim formulir final ke instansi, sekolah, atau HRD | Ya, disarankan |
| Formulir akan digabung dengan berkas lain menjadi satu PDF | Ya, lakukan sebelum digabung |
| Formulir masih akan dilengkapi orang lain (misalnya atasan mengisi bagian persetujuan) | Tidak, biarkan interaktif |
| Penerima secara khusus meminta formulir yang masih bisa diisi | Tidak |
| Anda masih ragu dengan isian dan mungkin revisi | Simpan dua versi: asli dan flatten |
Flatten PDF Android: langkahnya dengan Docbolt Office
Docbolt Office menyediakan pengisian formulir PDF dengan opsi flatten saat menyimpan. Prosesnya offline, tanpa akun, dan file tidak diunggah ke mana pun.
- Buka formulir PDF di Docbolt Office, baik dari daftar file maupun lewat Buka dengan dari aplikasi chat atau email.
- Isi semua kolom yang diperlukan. Jika butuh panduan, ikuti cara mengisi formulir PDF di HP.
- Tambahkan tanda tangan bila diminta, lalu cek setiap halaman.
- Simpan dulu satu salinan biasa (belum di-flatten) dengan nama seperti
Formulir-Beasiswa_draft.pdf. - Simpan lagi sebagai salinan baru, kali ini aktifkan opsi flatten pada pilihan penyimpanan formulir. Beri nama misalnya
Formulir-Beasiswa_final.pdf. - Buka file final, lalu coba ketuk salah satu kolom. Jika tidak lagi bisa diedit dan isian tetap terlihat, flatten berhasil.
Aplikasinya tersedia untuk Android: dapatkan Docbolt Office di Google Play.
Catatan: Flatten bukan pengamanan sempurna. Isian memang tidak lagi bisa diubah lewat kolom formulir, tetapi orang yang berniat tetap bisa menambahkan anotasi di atas halaman. Flatten juga tidak membuat tanda tangan menjadi tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk membatasi siapa yang bisa membuka dokumen, gunakan password.
Flatten, password, dan langkah keamanan lain
Flatten dan password punya fungsi berbeda. Flatten menjaga tampilan isian tetap utuh, sedangkan password membatasi siapa yang bisa membuka file. Untuk formulir yang memuat data sensitif seperti NIK, nomor rekening, atau riwayat kesehatan, Anda bisa melakukan keduanya. Docbolt Office menyediakan fitur kunci PDF dengan password (termasuk Docbolt Pro); caranya dijelaskan di cara memberi password pada PDF di HP.
Jika formulir harus dikirim bersama dokumen pendukung dalam satu file, flatten dulu formulirnya, baru gabungkan. Urutan ini mencegah isian hilang saat penggabungan. Langkahnya ada di cara menggabungkan PDF di HP.
Cara mengecek apakah formulir sudah benar-benar di-flatten
Kadang Anda menerima formulir dari orang lain dan ingin tahu apakah isiannya masih bisa diubah. Ada tiga cara sederhana untuk mengeceknya di HP:
- Ketuk kolom isian. Jika keyboard muncul atau kursor berkedip di dalam kolom, formulir masih interaktif.
- Buka di penampil lain. Buka file yang sama di penampil bawaan HP atau pratinjau aplikasi chat. Jika isian tetap terlihat dan posisinya sama, kemungkinan besar sudah menyatu dengan halaman.
- Perhatikan tampilan kotak centang. Pada formulir interaktif, kotak centang biasanya bisa diaktifkan dan dinonaktifkan. Setelah flatten, centang menjadi gambar biasa.
Pemeriksaan ini juga berguna sebelum Anda menandatangani formulir yang sudah diisi pihak lain. Jika isiannya masih interaktif, sebaiknya Anda menyimpan salinan sebagai arsip pada saat Anda menandatanganinya, sehingga ada catatan kondisi formulir ketika Anda menyetujuinya. Langkah menempatkan tanda tangan sendiri dibahas di cara tanda tangan PDF di HP.
Kesalahan umum seputar flatten
- Tidak menyimpan versi yang bisa diedit. Setelah flatten, memperbaiki satu huruf saja berarti mengisi ulang dari formulir kosong. Selalu simpan draf terpisah.
- Flatten formulir yang masih perlu diisi pihak lain. Atasan atau petugas tidak akan bisa mengisi bagian mereka. Kirim versi interaktif jika memang alurnya begitu.
- Lupa memeriksa hasil. Buka file final di aplikasi lain, misalnya penampil bawaan HP, untuk memastikan isian benar-benar terlihat.
- Mengira flatten mengecilkan ukuran file. Ukuran biasanya tidak berubah banyak. Jika perlu file lebih kecil, gunakan fitur kompres (termasuk Docbolt Pro).
Dengan memahami flatten, formulir yang Anda kirim tampil persis seperti yang Anda isi, di HP, laptop, atau aplikasi apa pun yang dipakai penerima. Info fitur lain dan perbedaan paketnya bisa Anda lihat di situs Docbolt.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu flatten PDF?
Flatten menggabungkan isian formulir, centang, dan anotasi ke halaman dasar PDF sehingga menjadi tampilan tetap dan kolomnya tidak bisa diisi ulang.
Kenapa formulir PDF yang sudah diisi terlihat kosong di HP penerima?
Penampil PDF penerima mungkin tidak menampilkan lapisan kolom formulir. Flatten membuat isian menyatu dengan halaman sehingga selalu terlihat.
Apakah formulir yang sudah di-flatten bisa diedit lagi?
Kolom formulirnya tidak bisa diisi ulang. Karena itu simpan salinan yang belum di-flatten jika mungkin perlu revisi.
Apakah flatten sama dengan memberi password?
Tidak. Flatten menjaga tampilan isian, sedangkan password membatasi siapa yang bisa membuka file. Keduanya bisa dipakai bersamaan.