Cara Menggabungkan File PDF di HP Android

Dosen minta tugas dikumpulkan dalam satu file, kantor minta laporan dan lampirannya jadi satu dokumen, sementara yang Anda punya adalah empat PDF terpisah di folder Download. Laptop tidak ada di dekat Anda. Kabar baiknya, cara menggabungkan PDF di HP Android sekarang cukup beberapa ketukan, dan tidak perlu mengunggah dokumen ke situs mana pun.

Artikel ini membahas langkah menggabungkan PDF, cara menyiapkan file agar urutannya tidak berantakan, serta hal-hal yang perlu dicek sebelum hasilnya dikirim.

Kapan Anda perlu menggabungkan PDF?

Menggabungkan PDF bukan sekadar soal rapi. Banyak sistem hanya menyediakan satu kolom unggah, sehingga beberapa dokumen harus disatukan. Contoh yang sering ditemui:

• Tugas kuliah yang terdiri dari laporan utama dan lampiran hasil scan.
• Laporan pertanggungjawaban kegiatan beserta bukti kuitansi.
• Kontrak dan lampiran spesifikasi yang harus dikirim sebagai satu paket.
• Berkas pendaftaran yang diminta dalam satu file, misalnya untuk lamaran kerja. Untuk kasus ini, ada panduan khusus tentang menggabungkan berkas lamaran jadi satu PDF.

Satu file juga lebih mudah dibaca penerima. Mereka tidak perlu membuka empat lampiran dan menebak urutannya.

Siapkan file sebelum digabung

Lima menit persiapan menghemat banyak revisi. Sebelum menggabungkan, lakukan ini:

1. Kumpulkan semua file di satu folder. Lampiran dari WhatsApp, email, dan Telegram sering tersimpan di folder berbeda. Pindahkan ke satu folder agar mudah dipilih.
2. Ganti nama dengan awalan angka. Misalnya 01_Laporan.pdf, 02_Lampiran.pdf, 03_Kuitansi.pdf. Saat daftar diurutkan berdasarkan nama, urutannya langsung benar.
3. Ubah foto menjadi PDF dulu. Jika sebagian dokumen masih berupa foto JPG, ubah dulu menjadi PDF. Docbolt PDF bisa mengubah foto ke PDF dengan ukuran halaman A4, Letter, atau mengikuti ukuran gambar. Panduannya ada di cara mengubah foto jadi PDF.
4. Periksa tiap file. Buka satu per satu dan pastikan tidak ada halaman miring atau terbalik. Lebih mudah memperbaikinya sekarang daripada setelah tergabung.

Cara menggabungkan PDF di HP dengan Docbolt PDF

Berikut langkah umumnya di aplikasi Docbolt PDF:

1. Buka Docbolt PDF. Aplikasi menampilkan PDF yang ada di HP Anda. Jika Anda belum memberi izin akses semua file, Anda tetap bisa memilih file lewat pemilih file sistem.
2. Ketuk menu alat PDF, lalu pilih Gabung PDF.
3. Pilih file yang ingin disatukan. Pilih sesuai urutan yang Anda inginkan di dokumen akhir, karena penggabungan mengikuti urutan pilihan.
4. Periksa daftar file yang terpilih. Jika urutannya keliru, batalkan pilihan lalu pilih ulang dengan urutan yang benar.
5. Ketuk tombol untuk menggabungkan, beri nama file hasil, lalu simpan.
6. Buka file hasilnya dan geser cepat lewat thumbnail halaman untuk memastikan semua halaman masuk.

Semua proses berjalan di HP. Dokumen tidak diunggah ke server, sehingga aman untuk berkas yang berisi data pribadi atau informasi kantor.

Setelah digabung: rapikan dan cek ukuran

Hasil penggabungan kadang masih perlu sedikit dirapikan:

• Urutan halaman ternyata salah? Tidak perlu menggabungkan ulang. Gunakan fitur atur halaman untuk memindahkan halaman. Lihat cara mengubah urutan halaman PDF.
• Ada halaman kosong atau dobel? Hapus lewat fitur atur halaman yang gratis.
• Ada halaman yang terbalik? Putar halaman tersebut saja, tanpa memengaruhi halaman lain.
• Ukuran file jadi terlalu besar? Ukuran hasil gabungan kira-kira sama dengan jumlah ukuran semua file. Jika melebihi batas unggah, baca solusi PDF terlalu besar untuk upload.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memilih file secara acak. Karena hasil mengikuti urutan pilihan, memilih asal-asalan berarti harus merapikan ulang.
• Menggabungkan file yang dikunci kata sandi tanpa membukanya. PDF berpassword harus dibuka dengan kata sandinya terlebih dahulu. Jika Anda pemilik file dan tahu kata sandinya, simpan salinan tanpa kunci baru kemudian digabung.
• Lupa menyimpan sebagai file baru. Simpan hasil gabungan dengan nama baru dan biarkan file asli tetap ada sebagai cadangan.
• Tidak mengecek halaman terakhir. Halaman terakhir dari file terakhir sering terlewat saat diperiksa. Lompat ke halaman terakhir sebelum mengirim.

Contoh kasus: laporan kegiatan dengan bukti kuitansi

Agar lebih konkret, misalkan Anda bendahara panitia yang harus menyerahkan laporan pertanggungjawaban. Bahannya: laporan naratif dalam PDF hasil ekspor dari laptop rekan, rekap anggaran dalam PDF terpisah, dan 12 kuitansi yang masih berupa kertas.

1. Scan kuitansi dalam satu sesi. Gunakan fitur scan multi-halaman di Docbolt PDF agar 12 kuitansi langsung menjadi satu PDF. Susun kertasnya sesuai urutan tanggal sebelum mulai memotret. Panduannya ada di cara scan banyak halaman jadi satu PDF.
2. Beri nama berurutan. 01_Laporan.pdf, 02_Rekap.pdf, 03_Kuitansi.pdf.
3. Gabungkan. Pilih ketiga file sesuai nomor di menu Gabung PDF.
4. Tandatangani. Jika laporan perlu tanda tangan ketua dan bendahara, tambahkan tanda tangan di halaman pengesahan setelah file tergabung, agar posisi tanda tangan tidak bergeser.
5. Periksa dan kirim. Lihat sekilas lewat thumbnail, lalu bagikan lewat tombol bagikan yang selalu tersedia.

Pola yang sama berlaku untuk banyak kebutuhan lain: kumpulkan, ubah ke PDF, beri nomor urut, gabungkan, lalu periksa. Dengan kebiasaan ini, Anda jarang perlu mengulang dari awal.

Bisakah tanpa aplikasi tambahan?

Android tidak menyediakan fitur gabung PDF bawaan di pengelola filenya. Pilihan lain biasanya situs penggabung PDF online. Cara ini bisa berjalan, tetapi ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan: file harus diunggah ke server pihak lain, butuh kuota dan koneksi stabil, dan prosesnya lebih lambat untuk file besar. Untuk dokumen biasa mungkin tidak masalah, tetapi untuk KTP, kontrak, atau slip gaji, memproses di HP sendiri lebih tenang.

Jika Anda ingin mencoba, unduh Docbolt PDF di Google Play. Aplikasi ini juga bisa membaca, menandatangani, dan scan dokumen, sehingga seluruh alur dari foto kertas sampai satu PDF rapi bisa dikerjakan di HP. Daftar fitur lengkapnya bisa Anda baca di halaman Docbolt PDF untuk Android.