Rina mulai bekerja di toko Anda hari Senin. Selama ini Anda sendiri yang memegang HP kasir, jadi semua orang yang memakainya bisa melihat harga modal, laba hari ini, dan bahkan membatalkan transaksi. Anda ingin Rina bisa melayani pembeli dengan lancar, tetapi tidak ingin ia melihat untung toko atau memberi diskon sesuka hati kepada temannya.
Inilah gunanya tahu cara menambah kasir di aplikasi dengan benar. Di KasirPOS, setiap karyawan bisa punya akun kasir sendiri dengan PIN dan izin yang Anda pilih. Panduan ini membahas langkah membuatnya, izin mana yang sebaiknya diberikan di awal, dan kapan perlu mengubahnya.
Singkatnya: buat akun kasir untuk setiap karyawan dari akun pemilik, beri PIN sendiri, lalu centang hanya izin yang dibutuhkan: melihat modal dan laba, memberi diskon, mengubah harga saat transaksi, membatalkan transaksi, mengelola pelanggan, dan mencatat pengeluaran atau pemasukan. Pemilik selalu melihat semuanya dan bisa mengubah izin kapan saja. Jumlah akun kasir tidak dibatasi dan gratis.
Sebelum menambah kasir: tentukan dulu tugasnya
Izin yang tepat bergantung pada pekerjaan orangnya, bukan pada seberapa Anda percaya. Coba jawab pertanyaan sederhana ini sebelum membuat akun:
- Apakah ia hanya melayani pembeli, atau juga belanja ke pasar memakai uang laci?
- Apakah ia perlu memberi harga khusus untuk pelanggan grosir?
- Apakah ia akan mencatat kasbon pelanggan baru?
- Siapa yang membatalkan transaksi kalau salah input saat Anda tidak ada?
Pembahasan lengkap soal pembagian wewenang ada di artikel hak akses kasir yang aman untuk toko kecil. Di sini kita fokus pada praktiknya di KasirPOS.
Cara menambah kasir di aplikasi KasirPOS
- Masuk sebagai pemilik. Hanya pemilik yang bisa membuat dan mengatur akun kasir.
- Buka bagian pengaturan akun kasir di aplikasi, lalu tambah kasir baru.
- Isi nama karyawan. Nama ini akan tercatat di setiap transaksi yang ia buat.
- Buat PIN untuk karyawan tersebut. Sebaiknya karyawan sendiri yang mengetikkan PIN-nya di depan Anda, agar ia merasa PIN itu miliknya dan tidak dibagi.
- Pilih izin yang diberikan. Biarkan izin yang tidak perlu dalam keadaan mati.
- Simpan, lalu minta karyawan mencoba masuk dan melakukan satu transaksi latihan.
Setelah itu, transaksi Rina tercatat atas nama Rina, dan laporan penjualan bisa dilihat per kasir. Ini berguna untuk melihat siapa yang paling sibuk di jam tertentu, bukan hanya untuk mencari kesalahan.
Daftar izin kasir dan rekomendasi awal
| Izin | Gunanya | Saran untuk karyawan baru |
|---|---|---|
| Melihat modal dan laba | Melihat harga beli dan perkiraan untung di keranjang | Mati |
| Memberi diskon | Potongan per barang atau per transaksi | Mati, aktifkan setelah paham aturan diskon |
| Mengubah harga saat transaksi | Menulis harga berbeda dari harga di daftar produk | Mati |
| Membatalkan transaksi | Membatalkan nota, stok dan poin kembali | Mati, pemilik yang membatalkan |
| Mengelola pelanggan | Menambah atau mengubah data pelanggan | Aktif jika toko sering menerima kasbon |
| Mencatat pengeluaran/pemasukan | Mencatat beli es batu, bayar galon, dan sebagainya | Aktif jika ia memakai uang laci untuk belanja kecil |
Kenapa harga modal sebaiknya disembunyikan? Bayangkan karyawan melihat bahwa minyak goreng 2 liter dibeli Rp 34.500 dan dijual Rp 37.000. Untungnya Rp 2.500 per botol terlihat besar di mata orang yang tidak menghitung sewa, listrik, dan barang rusak. Informasi seperti ini kadang memicu permintaan "harga teman" atau rasa tidak puas soal gaji. Penjelasannya ada di alasan menyembunyikan harga modal dari karyawan.
Contoh pengaturan untuk dua jenis karyawan
Kedai kopi dengan satu barista paruh waktu
Dimas bekerja sore hari, melayani dine-in dan take away. Ia perlu memberi diskon promo "Kamis Rp 3.000 untuk es kopi susu", tetapi Anda tidak ingin ia mengubah harga menu. Pengaturannya: diskon aktif, ubah harga mati, batal transaksi mati, lihat laba mati. Kalau ada pesanan salah input, Dimas mengirim pesan ke Anda dan Anda yang membatalkan.
Toko sembako dengan karyawan lama yang dipercaya
Bu Tini sudah tiga tahun menjaga toko dan sering belanja galon serta gas ke agen memakai uang laci, rata-rata Rp 300.000 per minggu. Pengaturannya: catat pengeluaran aktif, kelola pelanggan aktif untuk kasbon, diskon aktif. Lihat laba tetap mati, karena tugasnya memang tidak membutuhkan angka itu.
Izin bisa diubah kapan saja
Pengaturan pertama tidak harus sempurna. Pemilik bisa membuka akun kasir kapan saja untuk mengaktifkan atau mematikan izin. Pola yang sering berhasil:
- Minggu pertama: izin paling sedikit. Karyawan fokus belajar layar kasir dan pembayaran. Panduan melatihnya ada di cara melatih kasir baru.
- Setelah sebulan: tambah izin yang memang sering dibutuhkan, misalnya diskon atau catat pengeluaran.
- Saat ada kejanggalan: matikan sementara izin yang berkaitan, misalnya batal transaksi, sambil Anda memeriksa riwayat.
- Saat karyawan berhenti: atur ulang PIN akunnya di hari yang sama agar tidak bisa dipakai lagi.
Kalau karyawan lupa PIN-nya, pemilik bisa mengatur ulang PIN kasir tersebut. Tidak perlu membuat akun baru, sehingga riwayat transaksinya tetap utuh.
Kesalahan umum saat menambah kasir
- Satu PIN dipakai bersama. Kalau semua karyawan memakai akun yang sama, nama kasir di transaksi tidak berarti apa-apa. Baca juga kenapa setiap karyawan perlu PIN terpisah.
- Karyawan memakai akun pemilik. "Biar cepat" sering berujung karyawan bisa melihat dan mengubah semuanya.
- PIN mudah ditebak seperti 1234 atau tanggal lahir yang semua orang tahu.
- HP kasir tidak dikunci. Akun kasir melindungi data di dalam aplikasi, tetapi lebih baik dikombinasikan dengan kunci aplikasi memakai Face ID atau Touch ID.
Setelah akun berjalan sebulan, buka laporan penjualan per kasir dan bandingkan. Kalau satu kasir memberi diskon total Rp 180.000 sementara kasir lain hanya Rp 20.000 di jam kerja yang sama, itu bukan otomatis kecurangan, tetapi layak ditanyakan baik-baik.
Catatan: akun kasir di KasirPOS berlaku di perangkat yang dipakai untuk berjualan. KasirPOS tidak punya dasbor online untuk memantau kasir dari jarak jauh, dan tidak mengatur penggajian karyawan.
Semua pengaturan ini, termasuk akun kasir tanpa batas jumlah, tersedia gratis di aplikasi kasir gratis KasirPOS untuk iPhone dan iPad. Jika toko Anda baru akan menerima karyawan pertama, unduh KasirPOS di App Store dan siapkan akunnya sebelum hari pertama kerja. Daftar fitur lainnya bisa dilihat di situs resmi KasirPOS.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa banyak akun kasir yang bisa dibuat di KasirPOS?
Tidak dibatasi. Anda bisa membuat akun untuk setiap karyawan tanpa biaya tambahan.
Izin apa yang sebaiknya diberikan kepada kasir baru?
Mulai dari izin paling sedikit: matikan lihat modal dan laba, ubah harga, dan batal transaksi. Tambahkan izin seperti diskon atau catat pengeluaran setelah karyawan paham aturan toko.
Bagaimana jika karyawan lupa PIN kasirnya?
Pemilik bisa mengatur ulang PIN kasir tersebut dari akun pemilik. Riwayat transaksinya tetap tersimpan.
Apakah pemilik bisa melihat transaksi per kasir?
Bisa. Nama kasir tercatat di setiap transaksi dan laporan penjualan bisa dilihat per kasir.