Laporan Penjualan per Kasir: Menilai Kinerja Karyawan dengan Adil

Anda punya dua karyawan yang bergantian jaga toko. Rina selalu terlihat sibuk, Dodi lebih santai. Saat bonus akhir bulan, Anda menebak-nebak siapa yang lebih layak. Lalu muncul keraguan lain: kenapa omzet di hari Dodi jaga sering lebih kecil? Apakah dia malas, atau memang jamnya sepi? Tanpa laporan penjualan per karyawan, semua penilaian hanya berdasarkan perasaan, dan perasaan sering tidak adil.

Laporan per kasir bisa menjawabnya, asalkan dibaca dengan benar. Angka mentahnya mudah menipu karena setiap kasir bekerja di jam dan hari yang berbeda.

Angka apa saja yang ada di laporan penjualan per karyawan

Laporan penjualan per kasir pada dasarnya memecah total penjualan berdasarkan siapa yang mencatat transaksi. Dari situ ada beberapa angka yang berguna:

• Omzet: total rupiah yang dicatat kasir tersebut.
• Jumlah transaksi: berapa kali kasir menyelesaikan pembayaran.
• Rata-rata nilai transaksi: omzet dibagi jumlah transaksi. Angka ini menunjukkan apakah kasir aktif menawarkan barang tambahan. Penjelasan lengkapnya ada di nilai transaksi rata-rata.
• Diskon yang diberikan dan transaksi yang dibatalkan: dua angka yang perlu diawasi karena bisa jadi celah.

Kenapa total omzet antarkasir menyesatkan

Misalkan laporan sebulan sebuah toko kelontong menunjukkan angka berikut (contoh ilustrasi):

Sekilas Rina jauh lebih unggul: omzetnya hampir Rp 8 juta lebih besar. Tapi Rina bekerja 42 jam lebih banyak dan memegang hari Sabtu yang ramai. Mari hitung ulang dengan ukuran yang lebih adil:

Gambarannya berubah. Rina melayani lebih banyak pembeli per jam, wajar karena pagi banyak ibu-ibu belanja kecil. Dodi melayani lebih sedikit, tetapi setiap pembelinya belanja lebih besar. Keduanya bekerja baik dengan cara berbeda. Kesimpulan "Dodi malas" ternyata keliru.

Cara membandingkan di jam yang setara

Cara paling adil adalah membandingkan kasir yang bekerja di slot waktu yang sama atau mirip. Beberapa cara praktis:

1. Tukar shift sementara. Selama dua minggu, tukar jadwal Rina dan Dodi. Bandingkan omzet per jam mereka di shift yang sama.
2. Bandingkan hari yang sama. Selasa dibandingkan dengan Selasa, bukan Selasa dengan Sabtu. Akhir pekan, tanggal gajian, dan awal bulan biasanya lebih ramai.
3. Pisahkan kejadian luar biasa. Hujan deras seharian, listrik padam, atau ada hajatan tetangga bisa membuat satu hari jauh berbeda.
4. Lihat tren, bukan satu hari. Pakai minimal data dua sampai empat minggu sebelum menyimpulkan.

Tanda yang perlu diwaspadai di laporan per kasir

Laporan per kasir bukan hanya untuk bonus. Ia juga membantu melihat kejanggalan sejak dini:

• Pembatalan transaksi jauh lebih banyak di satu kasir dibanding yang lain, padahal ramainya mirip.
• Diskon sering diberikan oleh satu kasir, terutama kepada nama pelanggan yang sama.
• Omzet per jam turun tajam di satu shift, sementara stok barang tetap berkurang seperti biasa. Kasus ini perlu dicek dengan cara di mendeteksi penjualan tidak dicatat lewat stok.
• Selisih kas yang selalu muncul di shift tertentu.

Menilai kinerja dengan adil, bukan hanya omzet

Omzet dipengaruhi banyak hal di luar kendali kasir: lokasi, cuaca, jam, harga. Agar penilaian terasa adil bagi karyawan, gabungkan beberapa ukuran:

• Omzet per jam kerja di shift setara.
• Kerapian kas: seberapa sering selisih saat tutup kasir, dan berapa besarnya.
• Kerapian stok: apakah barang di shift-nya sering selisih saat opname.
• Hal yang tidak tercatat di aplikasi: keramahan, kebersihan rak, inisiatif mengingatkan barang yang mau habis.

Sampaikan ukuran ini sejak awal. Karyawan yang tahu cara ia dinilai cenderung bekerja lebih tenang daripada yang merasa dinilai dari mood pemilik.

Membahas laporan dengan karyawan

Laporan baru berguna jika hasilnya dibicarakan. Pilih waktu tenang, misalnya sebelum toko buka di hari Senin, bukan di tengah antrean. Tunjukkan angka, lalu tanyakan pendapat karyawan sebelum memberi kesimpulan. Sering kali mereka punya penjelasan yang tidak terlihat di laporan: "Jam tiga sampai lima itu anak sekolah, belanjanya kecil-kecil, Pak."

Beberapa kebiasaan yang membuat pembicaraan ini sehat:

• Mulai dari hal yang sudah baik, misalnya kas yang selalu pas atau rata-rata transaksi yang naik.
• Bahas satu perbaikan saja per minggu, jangan lima sekaligus.
• Jika memberi bonus, kaitkan dengan ukuran yang bisa dikendalikan karyawan, misalnya kas tanpa selisih selama sebulan, bukan total omzet yang bergantung pada cuaca.
• Simpan catatan singkat hasil pembicaraan agar bulan depan bisa dibandingkan.

Dengan cara ini, laporan per kasir terasa sebagai alat bantu, bukan alat untuk mencari-cari kesalahan.

Melihat laporan per kasir di KasirPOS

Dengan buku tulis, laporan per kasir hampir mustahil dibuat kecuali setiap kasir punya buku sendiri. Di KasirPOS, aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad, setiap kasir masuk dengan akun dan PIN sendiri, dan nama kasir otomatis tercatat di setiap transaksi. Laporan penjualan kemudian bisa dilihat per kasir, selain per produk, kategori, metode pembayaran, dan pelanggan.

Langkah sederhana untuk mulai:

1. Buat akun kasir untuk setiap karyawan, lalu atur hak aksesnya, misalnya siapa yang boleh memberi diskon atau membatalkan transaksi.
2. Minta setiap karyawan selalu masuk dengan PIN-nya sendiri, jangan bergantian memakai satu akun.
3. Gunakan buka dan tutup kasir di setiap pergantian shift agar selisih laci tercatat per orang. Panduannya ada di serah terima shift kasir.
4. Di akhir minggu, buka laporan, lihat penjualan per kasir, lalu ekspor ke Excel jika ingin menghitung omzet per jam kerja seperti tabel di atas.

Pemilik selalu bisa melihat semuanya, sementara kasir hanya melihat sesuai izin yang Anda berikan. Semua fitur ini gratis dan berjalan tanpa internet; daftar lengkapnya bisa dilihat di halaman fitur KasirPOS. Perlu diingat, KasirPOS dirancang untuk satu meja kasir; jika Anda ingin memantau beberapa cabang dari jauh secara online, Anda butuh sistem lain yang punya dasbor online. Untuk satu toko dengan beberapa karyawan bergantian, Anda bisa unduh KasirPOS di App Store dan mulai dari minggu ini.