Pembeli sudah membayar dua porsi nasi goreng seafood. Lima menit kemudian, juru masak memberi kode dari dapur: udangnya tinggal cukup untuk satu porsi. Anda terpaksa minta maaf, menawarkan ganti menu, atau mengembalikan uang. Pembeli kecewa, dan Anda kehilangan penjualan sekaligus kepercayaan. Masalah stok menu habis seperti ini hampir selalu terjadi karena tidak ada yang tahu sisa porsi sebelum pesanan diterima.
Artikel ini menjelaskan cara menghitung sisa porsi dari stok bahan, kapan sebuah menu sebaiknya ditandai habis, dan bagaimana membuat informasi itu terlihat di kasir sebelum pembeli membayar.
Singkatnya: Sisa porsi sebuah menu ditentukan oleh bahan yang paling cepat habis, bukan bahan yang paling banyak. Hitung sisa tiap bahan dibagi takaran per porsi, ambil angka terkecil, lalu tetapkan batas aman. Begitu sisa porsi menyentuh batas itu, tulis menu sebagai habis atau tawarkan pengganti sebelum pembeli membayar, bukan sesudahnya.
Kenapa menu habis baru ketahuan setelah dibayar
Di kebanyakan warung dan kedai, informasi stok ada di dapur, sementara keputusan menerima pesanan ada di kasir. Selama dua tempat ini tidak terhubung, kasir akan terus menerima pesanan sampai dapur berteriak. Beberapa penyebab umum:
- Bahan dihitung per bungkus atau per kilo, bukan per porsi.
- Satu bahan dipakai beberapa menu sekaligus, misalnya ayam untuk ayam geprek, ayam bakar, dan nasi goreng ayam.
- Pesanan ojek online dan pesanan dine-in datang bersamaan tanpa ada yang menghitung total.
- Ada bahan yang tersisa sedikit di wadah lain dan tidak masuk hitungan.
Menghitung sisa porsi dari stok bahan
Rumusnya sederhana: sisa porsi per bahan = sisa bahan ÷ takaran per porsi. Lakukan untuk setiap bahan utama menu, lalu ambil angka terkecil. Bahan dengan angka terkecil itulah yang membatasi menu.
Contoh untuk nasi goreng seafood di sore hari:
| Bahan | Sisa stok | Takaran per porsi | Cukup untuk |
|---|---|---|---|
| Nasi | 4,5 kg | 200 g | 22 porsi |
| Udang kupas | 420 g | 60 g | 7 porsi |
| Cumi | 600 g | 50 g | 12 porsi |
| Telur | 15 butir | 1 butir | 15 porsi |
Walau nasi cukup untuk 22 porsi, nasi goreng seafood hanya bisa dibuat 7 porsi karena udang. Itulah sisa porsi sebenarnya. Jika menu lain juga memakai udang, misalnya mie goreng seafood dengan 50 g udang, maka setiap porsi mie mengurangi sisa nasi goreng seafood juga.
Menu yang berbagi bahan
Untuk bahan yang dipakai beberapa menu, hitung dari sisi bahannya: 420 g udang bisa menjadi 7 nasi goreng seafood, atau 8 mie goreng seafood, atau kombinasi keduanya. Kalau Anda tahu menu mana yang lebih menguntungkan, Anda bisa memprioritaskannya ketika udang menipis. Perbedaan bahan baku dan barang jadi dalam pencatatan stok dijelaskan di bahan baku vs barang jadi.
Kapan menu harus ditulis habis
Jangan tunggu sisa porsi menjadi nol. Tetapkan batas aman berdasarkan kebiasaan pesanan:
- Batas aman = jumlah porsi terbesar yang biasa dipesan sekaligus. Jika pesanan rombongan biasanya 3 porsi, maka saat sisa tinggal 3, kasir harus bertanya ke dapur sebelum menerima pesanan baru.
- Ditambah pesanan yang sedang dimasak. Jika ada 2 porsi yang sudah dibayar tapi belum dimasak, sisa porsi sebenarnya berkurang 2.
- Ditambah faktor jam ramai. Menjelang jam makan malam, naikkan batas aman karena pesanan datang beruntun.
Contoh aturan sederhana untuk tim: "Kalau sisa udang di bawah 5 porsi, kasir tawarkan nasi goreng ayam sebagai pengganti. Kalau di bawah 2 porsi, tulis habis di papan dan matikan menu di aplikasi ojol." Aturan seperti ini lebih mudah dijalankan daripada menunggu instruksi dapur setiap kali.
Cara manual: papan sisa porsi
Untuk warung tanpa aplikasi, cara yang cukup efektif:
- Setiap pagi, hitung bahan pembatas untuk 5 menu utama dan tulis sisa porsinya di papan kecil yang terlihat dari kasir.
- Setiap pesanan, kasir mencoret satu angka.
- Juru masak memperbarui angka bila ada bahan tambahan datang atau bahan rusak.
- Saat angka mencapai batas aman, kasir menawarkan pengganti.
Kelemahannya, papan mudah terlewat saat ramai, dan menu yang berbagi bahan sulit dihitung manual.
Melihat sisa porsi langsung di layar kasir
Pendekatan yang lebih andal adalah membiarkan aplikasi kasir menghitung sisa porsi dari stok bahan. Di KasirPOS, Anda membuat bahan baku (udang, cumi, nasi, telur) dan menyusun resep tiap menu, misalnya nasi goreng seafood = 200 g nasi + 60 g udang + 50 g cumi + 1 telur. Setelah itu:
- Setiap kali menu terjual, bahan otomatis berkurang sesuai resep, termasuk bila bahan itu dipakai beberapa menu.
- Layar kasir menampilkan sisa porsi tiap menu, sehingga kasir bisa melihat "tinggal 3" sebelum menerima pesanan.
- Jika transaksi dibatalkan atau diubah, bahan dikembalikan ke stok, jadi sisa porsi tetap akurat.
- Pengingat stok menipis membantu Anda belanja bahan sebelum benar-benar habis.
Cara menyusun resepnya dibahas di resep dan bahan baku di KasirPOS. Untuk menentukan berapa banyak bahan yang perlu disiapkan setiap hari agar jarang kehabisan, baca par level bahan baku kafe.
Catatan: Angka sisa porsi hanya seakurat stok bahan yang dicatat. Jika ada bahan rusak, tumpah, atau dipakai untuk makan karyawan tanpa dicatat, angka di aplikasi akan lebih besar dari kenyataan. Lakukan stok opname bahan secara berkala. Jika muncul stok minus, telusuri penyebabnya lewat penjelasan stok minus di aplikasi kasir.
Pesanan ojek online dan sisa porsi
Pesanan dari GoFood, GrabFood, atau ShopeeFood masuk di aplikasi mitra masing-masing, bukan di aplikasi kasir. KasirPOS tidak menyinkronkan pesanan itu secara otomatis; sumber pesanan hanya dicatat sebagai label saat kasir memasukkannya. Jadi ketika sisa porsi menipis, Anda tetap perlu menandai menu habis di aplikasi mitra secara manual. Kebiasaan yang membantu: catat pesanan ojol ke kasir segera setelah diterima, supaya sisa porsi di layar ikut berkurang dan tidak ada pesanan dine-in yang "merebut" bahan yang sama.
Berapa kerugian jika stok menu habis tidak dikelola
Bayangkan dalam seminggu terjadi 4 kali pembatalan setelah pembayaran, rata-rata Rp 35.000 per pesanan. Itu Rp 140.000 penjualan yang hilang per minggu, belum termasuk pembeli yang tidak kembali dan ulasan buruk di aplikasi ojol. Sebaliknya, menawarkan pengganti sebelum bayar biasanya tetap menghasilkan penjualan, hanya menu yang berbeda.
Jika Anda memakai iPhone atau iPad, aplikasi kasir KasirPOS dengan fitur resep dan sisa porsi bisa dipakai gratis tanpa langganan; unduh KasirPOS di App Store lalu mulai dari tiga menu dengan bahan paling sering habis. Informasi lain tentang fitur stok dan resep KasirPOS ada di situs resminya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana menghitung sisa porsi sebuah menu?
Bagi sisa setiap bahan utama dengan takaran per porsi, lalu ambil angka terkecil. Bahan dengan angka terkecil itulah yang menentukan berapa porsi menu yang masih bisa dibuat.
Kapan sebuah menu sebaiknya ditandai habis?
Sebelum sisa porsi mencapai nol. Tetapkan batas aman, misalnya sebesar pesanan terbesar yang biasa datang sekaligus ditambah pesanan yang sedang dimasak, lalu tawarkan pengganti saat batas tercapai.
Apa yang harus dilakukan jika menu habis setelah pembeli membayar?
Minta maaf, tawarkan menu pengganti dengan harga setara, atau kembalikan uangnya. Agar tidak berulang, pastikan kasir bisa melihat sisa porsi sebelum menerima pesanan.
Apakah KasirPOS otomatis menandai menu habis di GoFood atau GrabFood?
Tidak. KasirPOS tidak terhubung otomatis dengan aplikasi ojek online. Sumber pesanan hanya dicatat sebagai label, jadi status menu di aplikasi mitra tetap perlu diubah manual.