Pembeli Mengembalikan Barang: Cara Mencatat Retur Penjualan

Seorang ibu datang membawa minyak goreng 1 liter yang dibelinya tadi pagi. "Ternyata kurang, tukar yang 2 liter saja ya." Kasir mengambil botol 1 liter, memberikan botol 2 liter, menerima tambahan uang, dan selesai. Malamnya, uang laci lebih Rp 18.000 dari laporan, stok minyak 1 liter lebih satu, dan stok 2 liter kurang satu. Tidak ada yang berbuat curang, tapi angka tetap kacau.

Retur penjualan, yaitu pembeli mengembalikan atau menukar barang yang sudah dibeli, termasuk kejadian kecil yang paling sering membuat laci dan stok selisih. Artikel ini membahas cara mencatatnya dengan benar, termasuk saat ada pengembalian uang.

Kenapa retur penjualan bikin laci dan stok selisih

Setiap penjualan yang tercatat mengubah tiga hal: stok berkurang, omzet bertambah, dan uang masuk ke laci (atau QRIS/rekening). Saat pembeli mengembalikan barang, ketiganya harus dibalik. Kalau kasir hanya membalik satu hal, yaitu uang, dua lainnya tertinggal:

• Stok di catatan lebih kecil dari stok fisik, karena barang sudah kembali ke rak tapi catatan masih bilang terjual.
• Omzet di laporan lebih besar dari uang yang benar-benar ada.
• Laci kurang saat tutup kasir, karena uang keluar tanpa jejak transaksi.

Lebih buruk lagi, uang yang keluar dari laci tanpa catatan sulit dibedakan dari kecurangan. Celah ini dibahas lebih lanjut di batal transaksi sebagai celah kecurangan.

Tiga jenis retur penjualan dan cara mencatatnya

1. Pengembalian uang penuh

Pembeli mengembalikan barang dan minta uangnya kembali. Contoh: sebungkus roti tawar Rp 16.000 ternyata sudah lewat tanggal.

1. Cari transaksi asli dari struk atau jam pembelian.
2. Batalkan transaksi itu (atau hapus item roti saja jika transaksi berisi barang lain).
3. Serahkan uang Rp 16.000 kepada pembeli dari laci.
4. Karena roti sudah kedaluwarsa, jangan kembalikan ke rak. Catat sebagai barang rusak.

2. Tukar barang yang sama

Barang cacat ditukar dengan barang identik. Uang tidak berubah, tapi stok tetap perlu diperhatikan: barang pengganti keluar dari rak, sementara barang cacat tidak bisa dijual lagi. Stok jual tetap berkurang satu, jadi catat barang cacat sebagai barang rusak atau siapkan untuk retur ke supplier.

3. Tukar barang dengan harga berbeda

Kasus minyak goreng di awal artikel. Cara yang rapi:

Hasil akhirnya: omzet bersih bertambah Rp 18.000, sama persis dengan uang tambahan di laci. Stok kedua ukuran minyak juga benar.

Buat aturan retur yang jelas untuk pembeli

Tanpa aturan, kasir terpaksa memutuskan sendiri setiap kali, dan pembeli bisa merasa dibeda-bedakan. Contoh aturan sederhana untuk warung atau toko kelontong:

• Retur atau tukar maksimal 2 hari setelah pembelian, dengan struk atau bisa ditemukan di riwayat transaksi.
• Kemasan belum dibuka, kecuali barang terbukti cacat atau kedaluwarsa.
• Makanan siap saji, es, dan barang timbangan yang sudah dibawa pulang tidak bisa dikembalikan.
• Pengembalian uang hanya oleh pemilik atau kasir yang diberi izin.

Tempel aturan ini di dekat meja kasir, atau tulis di footer struk supaya tidak ada perdebatan.

Contoh selisih laci karena retur tidak dicatat

Contoh karangan di sebuah toko kelontong pada hari Sabtu:

Setelah ditelusuri, ada dua pengembalian uang yang tidak dicatat: susu kotak Rp 25.000 dan sabun cuci Rp 16.000. Totalnya pas Rp 41.000. Kalau kasir tidak ingat, selisih ini akan dianggap uang hilang. Panduan menelusuri selisih seperti ini ada di cara mengatasi selisih kas kasir.

Retur untuk pembayaran QRIS atau transfer

Pembeli yang membayar lewat QRIS atau transfer kadang minta uangnya dikembalikan tunai karena lebih praktis. Hati-hati di sini: uang masuknya tercatat di rekening, tapi uang keluarnya dari laci. Jika tidak dicatat, saldo laci akan kurang, sementara saldo rekening terlihat lebih dari penjualan.

Dua pilihan yang rapi:

• Kembalikan lewat jalur yang sama: transfer balik dari rekening toko ke pembeli. Laci tidak tersentuh.
• Kembalikan tunai, tapi catat. Setelah transaksi asli dikoreksi, catat perpindahan dana dari laci ke rekening sebesar uang yang dikembalikan, karena laci menalangi pengembalian yang seharusnya keluar dari rekening. Dengan begitu saldo masing-masing tetap cocok saat dicek malam hari.

Contoh: pembeli membayar Rp 45.000 lewat QRIS, lalu mengembalikan satu barang seharga Rp 15.000 dan menerima uang tunai. Transaksi asli dikoreksi menjadi Rp 30.000, lalu Rp 15.000 dicatat sebagai perpindahan dari laci ke saldo QRIS. Hasilnya, catatan QRIS tetap Rp 45.000 sesuai uang yang benar-benar masuk, dan catatan laci berkurang Rp 15.000 sesuai uang yang keluar. Tanpa langkah ini, laporan QRIS dan isi laci sama-sama tidak cocok.

Mencatat retur penjualan di KasirPOS

Di aplikasi kasir KasirPOS, transaksi yang sudah selesai bisa diedit atau dibatalkan. Saat sebuah transaksi dibatalkan, stok barangnya dikembalikan, begitu juga poin member pembeli jika ada. Untuk retur sebagian, Anda bisa mengedit transaksi asli lalu membuat transaksi baru untuk barang pengganti.

Supaya retur tidak menjadi celah:

1. Atur hak akses kasir. Izin membatalkan transaksi bisa diberikan hanya pada kasir tertentu, sementara pemilik selalu punya akses penuh. Lihat juga pengaturan hak akses kasir.
2. Setiap transaksi mencatat nama kasir, sehingga jelas siapa yang memproses penjualan.
3. Gunakan fitur buka dan tutup kasir: hitung laci di akhir shift, dan selisihnya langsung terlihat.
4. Jika barang retur rusak, sesuaikan stoknya lewat stok opname supaya tidak terhitung sebagai stok jual.

Langkah rinci di aplikasi dibahas di edit dan batal transaksi di KasirPOS. KasirPOS gratis untuk iPhone dan iPad, bisa dipakai tanpa internet, dan tidak memproses pembayaran. Jika pengembalian dana dilakukan lewat transfer atau QRIS, uangnya dikirim dari rekening toko Anda sendiri. Detail lain ada di situs KasirPOS, dan aplikasinya bisa Anda unduh di App Store.