Kasbon Karyawan: Cara Mencatat dan Memotong dari Gaji

"Bu, saya ambil Rp 200.000 dulu ya, buat bayar sekolah anak. Nanti potong gaji." Anda mengangguk karena kasihan, karyawan mengambil uang dari laci, dan tidak ada yang mencatat. Malamnya laci kurang Rp 200.000, tiga minggu kemudian saat gajian Anda lupa memotong, atau karyawan merasa pinjamannya cuma Rp 150.000. Kasbon karyawan yang tidak tertulis hampir selalu berakhir dengan selisih kas atau rasa tidak enak di kedua pihak.

Membantu karyawan yang butuh uang itu baik. Yang perlu dibenahi adalah caranya: ada aturan yang disepakati, setiap pinjaman tercatat terpisah dari penjualan, dan potongannya jelas.

Kenapa kasbon karyawan sering jadi masalah

• Diambil langsung dari laci. Uang penjualan berkurang tanpa jejak, sehingga saat tutup kasir muncul selisih yang tidak jelas asalnya.
• Hanya diingat. Setelah dua atau tiga kali pinjam, jumlahnya mulai diperdebatkan.
• Tidak ada batas. Pinjaman menumpuk sampai melebihi gaji sebulan, dan karyawan yang terlilit utang ke majikan biasanya tidak bertahan lama.
• Potongan mendadak. Karyawan kaget gajinya tinggal separuh karena tidak tahu potongannya sebesar itu.

Dari sisi pembukuan, kasbon yang tidak dicatat juga membuat Anda salah membaca kondisi usaha. Laci kurang Rp 200.000 bisa dikira kasir salah kembalian, padahal itu pinjaman. Cara menelusuri selisih seperti ini dibahas di selisih kas kasir.

Aturan kasbon karyawan yang perlu disepakati

Tulis aturan sederhana di selembar kertas, bacakan, dan minta karyawan tanda tangan. Contoh isinya:

1. Batas pinjaman: paling banyak 30% dari gaji bulanan, misalnya Rp 600.000 untuk gaji Rp 2.000.000.
2. Cara meminta: bilang ke pemilik, bukan mengambil sendiri dari laci, walau sedang sendirian di toko.
3. Cara potong: dipotong dari gaji bulan berikutnya, atau dicicil dua sampai tiga kali gajian kalau nominalnya besar.
4. Pinjaman baru: boleh, asal total pinjaman yang belum lunas tidak melewati batas di poin 1.
5. Jika berhenti kerja: sisa kasbon dipotong dari gaji terakhir, atau disepakati cara pelunasannya.

Cara mencatat kasbon karyawan secara manual

Siapkan satu halaman buku per karyawan. Setiap ada pinjaman atau potongan, tulis satu baris dan minta paraf karyawan.

Contoh angka. Dengan gaji Rp 2.000.000, Dina menerima Rp 1.750.000 di akhir Oktober dan November. Di slip gaji atau catatan gajian, tulis jelas: gaji pokok Rp 2.000.000, potongan kasbon Rp 250.000, diterima Rp 1.750.000. Transparansi seperti ini mencegah salah paham.

Pisahkan dari penjualan: dari mana uangnya keluar

Idealnya, kasbon tidak diambil dari laci yang sedang dipakai berjualan. Ambil dari uang pribadi pemilik atau rekening usaha, sehingga perhitungan laci tetap bersih. Kalau terpaksa diambil dari laci, catat saat itu juga, karena uang laci harus bisa dipertanggungjawabkan saat tutup kasir.

Lalu bagaimana memperlakukannya di catatan keuangan? Pinjaman karyawan pada dasarnya adalah piutang: uang usaha yang nanti kembali. Ini mirip dengan pemilik yang mengambil uang laci untuk keperluan pribadi; bedanya, uang karyawan akan kembali lewat potongan gaji. Pembahasan tentang uang laci yang diambil pemilik ada di prive pemilik usaha.

Untuk warung kecil, ada cara praktis yang tetap membuat laba bulanan benar: catat uang kasbon yang keluar sebagai pengeluaran dengan keterangan "Kasbon gaji - Dina", lalu saat gajian catat gaji yang dibayarkan sebesar gaji dikurangi potongan. Misalnya Dina kasbon Rp 250.000 di awal bulan dan seluruhnya dipotong di gajian bulan itu juga: total biaya gaji bulan itu tetap Rp 2.000.000 (Rp 250.000 kasbon + Rp 1.750.000 dibayar). Cara ini hanya akurat jika kasbon dan potongannya terjadi di bulan yang sama. Kalau cicilannya melewati beberapa bulan, catatan per karyawan di buku tadi tetap jadi pegangan utama untuk sisa pinjaman.

Mencatat kasbon karyawan dengan aplikasi kasir

Aplikasi kasir tidak menggantikan perjanjian tertulis, tapi membantu memastikan uang yang keluar dari laci tidak menghilang begitu saja. Di aplikasi kasir KasirPOS, langkah yang bisa dipakai:

1. Saat kasbon diberikan, catat sebagai pengeluaran lain dengan keterangan nama karyawan, alasan, dan sumber uangnya (laci atau rekening). Uang yang keluar jadi punya jejak, tidak hanya diingat.
2. Biasakan memberi kasbon dari rekening atau uang pribadi, bukan dari laci. KasirPOS memisahkan saldo laci, QRIS, dan rekening bank, jadi uang laci sebaiknya hanya berisi uang jualan dan modal awal.
3. Atur izin akun kasir: matikan izin mencatat pengeluaran untuk karyawan, sehingga hanya pemilik yang bisa mencatat kasbon. Karyawan tidak bisa "meminjamkan diri sendiri" dari laci. Penjelasan izin ada di hak akses kasir.
4. Saat tutup kasir, hitung laci dan lihat selisihnya. Kalau ada selisih, cek dulu apakah ada kasbon yang belum dicatat. Alurnya dibahas di buka dan tutup kasir di KasirPOS.

Perlu diketahui juga: KasirPOS bukan aplikasi penggajian. Tidak ada fitur slip gaji atau potongan gaji otomatis. Rekap sisa pinjaman per karyawan tetap di buku atau lembar Excel sederhana, sementara aplikasi menjaga agar uang laci dan pengeluaran tercatat rapi.

Tips agar kasbon tidak merusak hubungan

• Bedakan kebutuhan darurat dan kebiasaan. Sakit atau biaya sekolah berbeda dengan pinjaman rutin setiap minggu. Kalau sering terjadi, mungkin jadwal gajian perlu diubah, misalnya dibayar dua kali sebulan.
• Bicarakan sisa pinjaman setiap gajian. Tunjukkan catatannya, jangan hanya menyebut angka.
• Siapkan dana untuk keperluan besar. Menjelang Lebaran, permintaan kasbon biasanya naik. Merencanakan THR sejak jauh hari mengurangi kasbon mendadak; lihat menyiapkan THR karyawan.
• Konsisten. Aturan yang berlaku untuk satu karyawan berlaku untuk semua.

Kesimpulan

Kasbon karyawan boleh, asal ada aturan tertulis, dicatat terpisah dari penjualan, dan dipotong sesuai kesepakatan. Kuncinya ada di dua hal: karyawan tidak mengambil sendiri dari laci, dan setiap rupiah yang keluar punya catatan. Untuk menjaga uang laci dan izin karyawan tetap tertib di iPhone atau iPad, Anda bisa melihat aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad ini dan unduh KasirPOS di App Store.