Pagi ini Anda memanggang 40 roti sobek, 30 donat, dan 20 bolu pandan. Sore hari donat habis sebelum jam tiga, sementara 12 roti sobek masih tersisa dan besok sudah tidak layak dijual. Di sela itu, ada pelanggan yang menelepon soal pesanan kue ulang tahun hari Sabtu, dan Anda lupa mencatat berapa DP yang sudah dia transfer. Pemilik toko roti rumahan sering mencari aplikasi kasir toko kue bukan karena ingin terlihat modern, tapi karena masalah seperti ini terus berulang.
Artikel ini membahas apa yang sebenarnya dibutuhkan toko kue dan roti kecil dari sebuah aplikasi kasir: pengingat kedaluwarsa, pencatatan DP pesanan, varian rasa, dan yang paling penting, data penjualan untuk menentukan berapa yang harus diproduksi besok.
Singkatnya: Toko kue dan roti butuh tiga hal: mencatat produksi harian dan sisa yang dibuang, mencatat pesanan khusus beserta DP-nya, serta melihat varian mana yang paling laku. Dengan data penjualan per hari, produksi bisa disesuaikan sehingga roti basi berkurang dan menu favorit tidak cepat habis.
Masalah khas toko kue dan roti rumahan
Berbeda dengan toko sembako yang barangnya tahan berbulan-bulan, produk bakery punya umur pendek. Roti tawar tanpa pengawet bisa hanya tahan dua sampai tiga hari, kue berbahan krim lebih singkat lagi. Akibatnya, kesalahan memperkirakan produksi langsung jadi kerugian. Ditambah lagi:
- Varian banyak. Donat cokelat, keju, meses, gula halus; bolu pandan, cokelat, marmer. Satu "donat" bisa punya lima varian dengan tingkat laku berbeda.
- Pesanan khusus dengan DP. Kue ulang tahun, snack box arisan, hampers Lebaran. Pembayaran sering dua tahap dan mudah terlupa.
- Penjualan titip di warung lain. Sebagian roti dititipkan, sisanya kembali sore hari.
Menghitung kerugian dari roti yang tersisa
Coba hitung biaya roti yang dibuang dalam sebulan. Contoh ilustrasi:
| Produk | HPP per buah | Rata-rata sisa per hari | Kerugian per bulan (26 hari) |
|---|---|---|---|
| Roti sobek | Rp 3.500 | 8 | Rp 728.000 |
| Bolu pandan potong | Rp 2.800 | 5 | Rp 364.000 |
| Donat keju | Rp 2.200 | 3 | Rp 171.600 |
| Total | Rp 1.263.600 |
Lebih dari satu juta rupiah sebulan hilang hanya dari sisa produksi, belum termasuk tenaga dan gas. Padahal di saat yang sama, donat cokelat sering habis sebelum sore, artinya ada penjualan yang lepas. Cara mengurangi pemborosan seperti ini dibahas juga di cara mengurangi food waste.
Produksi harian harus mengikuti data terjual
Kunci toko roti yang sehat adalah memproduksi sesuai pola penjualan, bukan kebiasaan. Caranya:
- Catat jumlah produksi setiap varian setiap pagi.
- Catat penjualan per varian sepanjang hari, termasuk jam habisnya.
- Catat sisa yang dibuang atau dijual murah di sore hari.
- Setelah dua minggu, hitung rata-rata terjual per hari untuk tiap varian, dipisah hari kerja dan akhir pekan.
- Produksi besok = rata-rata terjual di hari yang sama, ditambah sedikit cadangan untuk varian yang selalu habis.
Contoh: jika roti sobek rata-rata terjual 31 buah di hari Senin sampai Jumat dan 42 buah di akhir pekan, produksi 40 setiap hari berarti kelebihan di hari kerja. Turunkan ke 33 untuk hari kerja dan 44 untuk akhir pekan. Sementara donat cokelat yang habis jam tiga bisa dinaikkan bertahap 5 buah sampai ada sisa kecil di sore hari.
Kebutuhan aplikasi kasir toko kue
Dari pola di atas, berikut fitur yang patut dicari, dan bagaimana KasirPOS menanganinya:
| Kebutuhan | Yang dicari | Di KasirPOS |
|---|---|---|
| Varian rasa | Satu produk dengan banyak varian, stok terpisah | Tersedia varian produk dengan foto |
| Kedaluwarsa | Tanggal kedaluwarsa dan pengingat | Tanggal kedaluwarsa dan pengingat harian barang hampir kedaluwarsa |
| Penjualan per varian | Laporan per produk dan terlaris | Laporan penjualan per produk, kategori, dan produk terlaris |
| Bahan baku | Stok tepung, gula, mentega berkurang otomatis | Resep dan bahan baku dengan biaya per produk |
| Pesanan dan DP | Mencatat pembayaran sebagian | Pembayaran kurang tercatat sebagai utang pelanggan, pelunasan bisa dicicil |
Pengingat kedaluwarsa lebih berguna untuk produk kemasan yang Anda jual juga, misalnya selai, keju, atau roti tawar berpengawet yang bertahan beberapa hari. Untuk produk harian, kebiasaan mencatat produksi dan sisa lebih menentukan. Ulasan fitur pengingatnya ada di pengingat stok dan kedaluwarsa di KasirPOS.
Mencatat pesanan khusus dan DP
Pesanan kue ulang tahun Rp 350.000 dengan DP Rp 150.000 sering hanya dicatat di chat WhatsApp. Masalah muncul saat pesanan menumpuk menjelang Lebaran: mana yang sudah DP, berapa sisanya, dan kapan diambil.
Cara manual yang rapi: buku pesanan dengan kolom tanggal ambil, nama, isi pesanan, total, DP, sisa, dan status lunas. Cara di KasirPOS: buat transaksi pesanan seharga total, bayar sebagian sebesar DP, dan sisanya otomatis tercatat di Buku Utang atas nama pelanggan. Saat kue diambil, catat pelunasannya. Daftar utang yang belum lunas menjadi semacam daftar pesanan yang belum diambil. Bila perlu, tagihan beserta rincian bisa dikirim ke WhatsApp pelanggan sebagai pengingat.
Catatan: Cara ini memanfaatkan fitur utang pelanggan untuk melacak sisa pembayaran, bukan fitur khusus pre-order. Tanggal ambil tetap perlu Anda catat sendiri, misalnya di buku pesanan atau kalender HP. Pembahasan lengkap soal DP ada di pre-order dan DP katering.
Karena transaksi pesanan langsung mengurangi stok saat dicatat, buat transaksinya ketika kue sudah siap atau gunakan item manual agar stok etalase tidak terganggu.
Kapan KasirPOS cocok untuk toko kue, kapan tidak
Aplikasi kasir KasirPOS cocok untuk toko kue atau bakery rumahan dengan satu meja kasir, yang memakai iPhone atau iPad. Semua fitur gratis tanpa batas produk dan transaksi, berjalan offline, dan tidak perlu membuat akun. Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth LE atau dikirim sebagai gambar lewat WhatsApp.
Sebaliknya, kalau Anda punya beberapa cabang yang stoknya harus dipantau dari satu dasbor online, atau seluruh tim memakai HP Android, Anda butuh sistem lain yang mendukung multi-cabang atau Android. Lebih baik jujur sejak awal daripada memaksakan alat yang tidak cocok.
Langkah awal untuk toko kue Anda
- Unduh KasirPOS di App Store.
- Masukkan produk beserta varian rasanya; jika jumlahnya banyak, gunakan impor dari Excel.
- Isi stok sesuai produksi pagi ini.
- Catat setiap penjualan dan sisa di sore hari.
- Setelah dua minggu, buka laporan per produk dan sesuaikan jumlah produksi.
Informasi lengkap tentang aplikasi kasir gratis untuk iPhone dan iPad ini, termasuk panduan bantuannya, tersedia di situs resminya. Untuk memahami kenapa sisa produksi perlu dicatat terpisah, baca juga mengelola barang kedaluwarsa di toko.
Pertanyaan yang sering diajukan
Fitur apa yang dibutuhkan aplikasi kasir toko kue?
Yang paling berguna adalah varian produk, laporan penjualan per produk, pencatatan tanggal kedaluwarsa, resep bahan baku, dan cara mencatat pembayaran sebagian untuk pesanan dengan DP.
Bagaimana cara mencatat DP pesanan kue?
Catat total pesanan dan DP yang diterima, lalu sisanya sebagai tagihan yang harus dilunasi saat pengambilan. Di KasirPOS, pembayaran kurang otomatis masuk Buku Utang pelanggan dan pelunasannya bisa dicatat kemudian.
Bagaimana mengurangi roti sisa yang tidak laku?
Catat produksi, penjualan, dan sisa per varian setiap hari. Setelah dua minggu, sesuaikan jumlah produksi dengan rata-rata terjual per hari, dipisah hari kerja dan akhir pekan.
Apakah KasirPOS bisa dipakai di HP Android untuk toko kue?
Tidak. KasirPOS hanya tersedia untuk iPhone dan iPad dengan iOS 17 atau lebih baru. Jika perangkat Anda Android, pilih aplikasi kasir yang mendukung Android.